Страница 2 из 3
• персональные календари для преподавателей, обучаемых и обслуживающего персонала;
• автоматические напоминания;
• автоматический контроль конфликта ресурсов (помещений, оборудования, персонала);
• автоматическое отслеживание изменений с рассылкой уведомлений.
Журналы успеваемости – еще один элемент, давно и успешно реализуемый в электронной форме с помощью средств ИКТ. Стандартно данные журналы относятся к функционалу систем управления обучением и интегрированы с учебными группами и расписанием занятий. В частности, во многих российских школах распространена практика ведения «электронного дневника» – когда родители по логину и паролю получают доступ на сайте школы к оценкам ребенка, полученным в процессе занятий.
Аналогичная практика складывается и в ВУЗах, но здесь все немного сложнее. С одной стороны – больше учебных форм, в том числе для самостоятельной работы (домашние задания, электронные курсы, тесты, практические работы и т.п.), которые напрямую не увязаны с расписанием занятий. С другой стороны – мы также имеем дело с персональными данными обучаемых, которые обязаны хранить и обрабатывать в электронном виде в соответствии с требованиями действующего законодательства, которые более подробно рассматриваются в Разделе 2 «Требования законодательства».
Для того, чтобы электронные журналы успеваемости в Вашем ВУЗе стали удобным инструментом, а не просто данью моде в виде электронной таблицы в компьютере (которую надо еще и дублировать с бумажных носителей), необходимо выполнить как минимум 3 важных условия:
1. электронный журнал должен быть интегрирован со всеми основными элементами системы управления обучением – расписанием очных занятий, домашними заданиями, электронными курсами, тестами, списочным составом групп и т.п.;
2. система управления обучением обязательно должна включать в себя информацию о содержании индивидуального плана обучения каждого студента (т.е. сведения о количестве и продолжительности учебных дисциплин в разрезе каждого обучаемого). Данный пункт требуется для обеспечения управленческой полноты электронных журналов успеваемости, т.к. успешное освоение одинакового набора учебных дисциплин несколькими студентами одной группы еще не означает выполнения каждым из них собственной учебной программы, составленной индивидуально. Особенно актуальным данный пункт становится для «дисциплин по выбору» (факультативов) и сетевых форм обучения (когда освоение учебной программы происходит на базе нескольких кафедр ВУЗа или даже нескольких учебных заведений);
3. в локальных актах учебного заведения должна быть утверждена (легализована) система электронного документооборота, устанавливающая для определенных видов документов приоритетной электронную форму создания, хранения и обработки. В противном случае электронные журналы становятся вместо палочки-выручалочки – обузой для преподавателя, которому необходимо вести еще одну учетную форму: электронную параллельно с бумажной, т.е. выполнять двойную административную работу. Надо ли комментировать, что человеку свойственно стремиться всячески избегать лишней работы? Поэтому большинство попыток внедрения электронных журналов без выполнения этого пункта – заранее обречены на провал!
При выполнении трех вышеперечисленных условий открываются огромные возможности онлайн администрирования учебного процесса. Например, такие:
• мгновенное формирование аналитических данных о достигнутых учебных результатах в разрезе студента, учебной группы, учебной дисциплины или преподавателя за любой требуемый промежуток времени;
• автоматический допуск/ не допуск к аттестации обучаемого на основании учебной статистики, в том числе с учетом реальных и плановых сроков выполнения учебной программы;
• печать необходимых отчетных документов (например, экзаменационных ведомостей) – в тех случаях, когда документооборот не полностью переведен в электронную форму.
Объявления. Этот очевидный, на первый взгляд, вариант административной коммуникации с развитием ИКТ приобрел такое большое количество вариантов реализации, что требует отдельного внимания.
Объявления относительно важных моментов учебного процесса можно публиковать на электронных ресурсах учебного заведения, а также самих учебных групп, факультетов, кафедр. С развитием социальных сетей и интернет-коммуникаторов все чаще такими ресурсами выступают группы социальных сетей «Вконтакте», «Facebook», «WhatsUp», «Телеграмм» и другие. На второй план отходят рассылки важной информации по электронной почте и публикация объявлений на специальных форумах, т.к. большинство социальных сетей уже имеют в своем составе опцию рассылки почтовых уведомлений о появлении новой информации в группе, а также полностью поддерживают максимальный функционал форумов для всевозможных обсуждений.
При выборе способа оповещения о важных учебных событиях следует обязательно учитывать следующие важные факторы:
• полнота охвата целевой аудитории объявления: информацию должны получить все, кому она адресована;
• аутентификация источника информации в объявлении: адресаты должны понимать, от кого оно исходит;
• трудоемкость администрирования: дублировать, например, информацию для каждой группы факультета в нескольких социальных сетях весьма трудозатратно;
• актуальность информации: большой поток нецелевой информации, приходящей из разных источников (например, сайта кафедры, сайта университета, сайта факультета, одной или нескольких профильных групп в социальных сетях и т.д.) приводит к тому, что важная информация может быть потеряна или воспринята как спам;
• конфиденциальность информации: в объявлении может содержаться информация, не допускающая распространения по открытым каналам связи, секретная и т.п.;
• необходимость получения подтверждения о прочтении информации адресатом.
С развитием систем управления обучением в ВУЗах они становятся удобной площадкой для размещения объявлений, позволяющей оптимальным образом учесть все вышеперечисленные факторы и быть уверенным, что информация будет доведена до сведения всех, кому она предназначена и не попадет в спам или нежелательные руки.
В завершении рассмотрения административной функции ИКТ в ВУЗе следует отметить, что фактически данная функция обеспечивает полный перенос всех классических процессов работы деканата (как подразделения управления учебным процессом факультета) в электронную форму и подводит нас вплотную к понятию «электронный деканат».
Долгие годы в отечественном образовании понятие «электронный деканат» раскрывалось как специализированный сервис образовательного портала ВУЗа, который автоматизирует организацию и поддержку учебного процесса. В настоящее время, «электронный деканат» является одной из функции многих платформ LMS. Однако, мало какой ВУЗ в России может похвастаться тем, что на его площадке полноценно функционирует электронный деканат. Причины тому нами уже рассмотрены. Они весьма просты: большинство событий, регистрируемых такими сервисами, не имеют юридической значимости, и, следовательно, не принимаются в расчет при ведении учебного документооборота (оценки успеваемости, допуска к аттестации и т.п.) – то есть существуют как бы в параллельной реальности и постепенно из основного источника информации превращаются во вспомогательный, а то и вовсе перестают поддерживаться.
Для того, чтобы сервис электронного деканата был удобен всем участникам образовательного процесса, а данные в нем всегда актуальны, необходимо чтобы выполнялось ключевое условие его функционирования: информация в нем должна быть юридически значимой, т.е. использование его сервисов должно приводить к тому же результату, что и при классической форме учебного взаимодействия (получению допуска к экзамену, оформлению зачетных ведомостей, переводу на следующий этап обучения и т.д.).
В этой связи предлагается следующее определение электронного деканата, учитывающее вышеперечисленные особенности:
Электронный деканат – это совокупность организационных, информационных, коммуникационных и правовых сервисов, обеспечивающих организацию учебного процесса ВУЗа в соответствии с индивидуальным учебным планом студента, включая создание, обработку и хранение частичного или полного набора соответствующей документации (приказов, журналов, протоколов, ведомостей и т.п.) в электронном виде с обеспечением их приоритетной юридической значимости перед бумажными носителями.