Страница 5 из 7
Угощение
Встреча, на которой ее участники лишь представляются друг другу, обмениваются приветственными словами в течение не более 30 минут (о чем протокольные службы должны договариваться заранее), может быть организована в кабинете одной из сторон или же в специальной переговорной комнате, примыкающей к кабинету, В этом случае задействовано минимальное количество обслуживающего персонала, поскольку ни чай, ни кофе в таком формате не предусматривается. Что касается непродолжительных переговоров (до одного часа), то чай и кофе на таких встречах принято подавать в начале мероприятия, буквально через 5-10 минут после того, как все делегации займут свои места за столом переговоров и будут произнесены приветственные слова.
Выбирать чай или кофе предлагает глава принимающей стороны (в том случае, если переговоры проходят на его территории) либо ответственный сотрудник (если переговоры организованы на нейтральной территории).
Вначале подают напитки главе делегации, затем главе принимающей стороны, потом в протокольном порядке остальным участникам переговоров, отдавая предпочтение женщинам. Рекомендуется угощать кофе хорошего качества, свежего помола и обжарки, не растворимый и без вкусовых добавок. Для его приготовления более всего подходит профессиональный или полупрофессиональный аппарат. Однако при этом не следует забывать, что шум и присутствие постороннего человека в помещении, где уже начались переговоры, могут создать нежелательную атмосферу для их участников.
Под чайные и кофейные чашки на блюдце может быть положена салфетка. Если при подаче на салфетку под чашкой случайно пролился чай или кофе, то салфетка немедленно подлежит замене. На этот случай необходимо иметь при себе некоторое количество запасных салфеток для того, чтобы можно было их немедленно заменить.
Расположение чайной или кофейной пары на столе также имеет значение. Гостю будет неудобно, если поставить чайную или кофейную пару на большом расстоянии от него. Правильно будет поставить чашку ручкой к правой руке гостя, а за ней или на блюдце положить чайную или кофейную ложку, вогнутой стороной вверх, ручкой перпендикулярно правой руке сидящего. При этом необходимо, чтобы сотрудник, сервирующий чай или кофе, не касался пальцами поверхности чашки и блюдца.
В ряде случаев, когда переговоры носят неформальный характер, например, в виде обычного обмена мнениями, вполне возможно поставить на стол термосы с чаем и кофе. Сахар подается кусковой, со щипчиками. Лучше всего для угощения участников переговоров подойдет кусковой белый или коричневый сахар в виде маленьких кубиков в сахарнице. Можно предложить и сахарный песок, но в бумажных тюбиках, стоящих в маленьком контейнере на столе. Если чай подается в пакетиках, то их ни в коем случае нельзя класть в чашку или на чайное блюдце. Они хорошо смотрятся в ассортименте на отдельной тарелочке или в специальной коробке с разными сортами чая. Для использованных чайных пакетиков следует поставить контейнер. Если по какой-то причине на столе не окажутся щипчики для сахара, его надо брать пальцами, а не чайной ложкой.
Если регламентом переговоров не предусмотрен кофе-брейк («кофейные паузы»), на столе ставится печенье (примерно по четыре штуки на каждого), хрустящие палочки, пирожные, конфеты, иногда фрукты. Ранним утром не исключается подача выпечки и других кондитерских изделий.
Конфеты, как и выпечку, полагается брать из коробки или вазочки, класть их вначале на десертную тарелку (предусмотреть заранее) и только потом можно их есть. Коробки, где отсутствует хотя бы одна конфета, на стол не ставятся. Высыпанные из коробки в вазочку или на тарелку конфеты предлагать также нельзя: это заметно. Печенье не принято макать в чай, есть его надо над десертной тарелкой, чтобы крошки не запачкали стол. К фруктам обязательно следует подавать фруктовые ножи.
Переговорный дресс-код
Одежда для переговоров в определенной степени должна отличаться от повседневной и офисной. С одной стороны, она должна соответствовать общепринятой деловой этике, с другой – отражать индивидуальность участника переговорного процесса, помогать в общении. Как говорится, «никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление». Таким образом, собеседниками всегда учитывается то, как одет партнер.
Перед тем, как выбрать одежду и обувь, надо иметь четкое представление о тех людях, на которых нужно произвести благоприятное впечатление. Стиль одежды для переговоров должен отражать вашу уверенность в их положительном исходе.
Начнем с характеристики мужской одежды.
Деловой мужчина должен всегда выглядеть солидным, элегантным, внушающим доверие, и, конечно же, аккуратным. Во внешнем облике делового мужчины недопустимы короткие носки, несвежий носовой платок, плохо пришитые пуговицы, мятый костюм, несвежая сорочка, криво завязанный или засаленный узел галстука, нечищеная обувь, жилет ручной вязки, шарф ручной вязки, кричащие цвета деталей одежды.
При выборе одежды необходимо учитывать не только характер предстоящего мероприятия, но и время года, а также время дня. Так, в зимний и осенний периоды, когда вокруг серо и мрачно, следует отдавать предпочтение более светлым тонам. Темную одежду можно «оживить» светлым галстуком или подобрать яркие элегантные аксессуары, однако следует помнить, что стиль делового мужчины отличают консерватизм, умеренность и опрятность. Одежда для переговоров в вечернее время должна выглядеть более строгой с учетом возможного продолжения на официальном приеме в ресторане или же участия в вечернем культурном мероприятии – театр, концерт и т. п.
От качества ткани костюма зависит то, как долго он сохраняет форму и как долго держатся стрелки на брюках. Желательно чтобы ткань была сделана из сильно скрученной нити, которая остается сухой при попадании под дождь. Брюки не должны быть слишком короткими или слишком длинными. Сзади их длина должна быть на 3 см больше, а впереди они должны образовывать складку и закрывать на ботинках 2 верхние дырочки для шнурков. Брюки с манжетами рекомендуются только высоким мужчинам.
Длина полы пиджака в костюме – до первой фаланги большого пальца опущенной вниз руки. Длина рукава пиджака – до запястья. Рубашки под пиджак в любое время года принято носить с длинным рукавом. Наиболее респектабельно выглядит темно-синий или темно-серый костюм, желательно однобортный. К нему можно надеть жилет, но при этом с особой тщательностью надо подойти к выбору галстука и рубашки, чтобы их цвета соответствовали цвету костюма. Если мужчина с разрешения присутствующих снимает пиджак, то жилет может остаться. И, конечно, ни в коем случае нельзя снимать пиджак, если брюки на подтяжках.
Для особо торжественных мероприятий желательно иметь в своем гардеробе костюм самых темных тонов, но желательно на переговоры не надевать одежду черного цвета. Допускается костюм из ткани в полоску, делающий фигуру более стройной, но полоска не должна быть слишком широкой или контрастной. Если используется ткань в клетку, то клетка должна быть совсем мелкой, еще менее заметной, чем полоска. Пиджаки из букли-рованной или твидовой ткани лучше смотрятся с тканью гладкой фактуры. Пиджак и брюки могут быть разного цвета, но они должны сочетаться по цвету, по рисунку и по фактуре ткани. Двубортные костюмы подходят только стройным мужчинам. Невысокие мужчины лучше выглядят в пиджаке на двух пуговицах.
В мужском костюме, предназначенном для ведения переговоров, надо избегать накладных карманов, «погон», вельветовых и бархатных тканей, «заплаток» на локтях и кожи. Надеть старый костюм, в котором чувствуешь себя удобно и уверенно, – можно, однако он ни в коем случае не должен быть мятым, с оттопыренными карманами или линялой подкладкой.