Страница 11 из 14
– Сведения о сроках выполнения других проектов, включая опыт коллег.
Структура разделения работы позволяет разбить ее на «пакеты». Эти «пакеты» следует разбить на «элементы», а «элементы» на отдельные задачи, что послужит основой для прогнозирования времени и усилий, которые потребуются для реализации проекта. Полезно указывать промежуточные результаты в структуре разбиения работы. Пример для проекта создания нашего каталога-справочника продукции показан ниже, рис. 1.4.
Рис. 1.4. Структура разбиения работы для пакета "Сбор данных"
Структура разделения работы на пакеты связана с ясным определением содержания проекта, приводящим к структуре разделения работы. В частности, Вам нужно будет выделить ключевые характеристики задачи. К ним относятся:
– требуемые навыки и материалы
– метод выполнения (инструкции и оборудование)
– усилия.
Задачу нельзя считать корректно описанной, если не определена хотя бы одна из этих характеристик.
Важной задачей является создание команды и распределение в ней обязанностей. Учитывая, что зачастую создание команды в подготовке проектных спецификаций оборудования и других видов проектных продаж часто опирается на внешние организации, со сниженным уровнем контроля, создание команды, основанной часто на неформальных связях, является весьма актуальным. В любом случае необходимо, чтобы основные участники проекта имели определенный уровень полномочий.
Существуют четыре вида полномочий.
– Должен одобрить (утвердить)
– Должен быть проинформирован
– Должен проконсультировать.
– Должен подготовить.
Список можно модифицировать.
Для примера можно привести карту распределения полномочий для пилотного проекта в сфере электронной торговли, рис. 1.5.
Рис. 1.5. Карта распределения полномочий для пилотных проектов в сфере электронной торговли
Ответственность за то, чтобы полномочия выполнялись, возлагается на менеджера проекта. После того, как уровни полномочий определены, уже нетрудно решить, как будет запрашиваться и регистрироваться одобрение, как будут получать информацию те, кто должен быть проинформирован, и как будут организованы консультации.
Карта полномочий дает возможность перейти к календарному планированию. Календарное планирование – это принятие решений о том, сколько времени займет выполнение каждой задачи и в какой последовательности их следует выполнять. Важно определить содержание задачи, усилия и продолжительность для ее выполнения, а также очередность выполнения работ, особенно зависящих друг от друга.
Существуют две методики для осуществления этой деятельности:
– диаграмма Ганта
– анализ критического пути (АКП).
Диаграмма Ганта позволяет определить очередность и сроки выполнения задач, распределить время, отведенное на реализацию проекта между задачами так, чтобы проект был завершен в назначенной дате, рис. 1.6.
Рис. 1.6. Диаграмма Ганта для проекта создания каталога-справочника продукции
Пользуясь каким-либо практическим заданием, носящим проектный характер (пример таких мини-проектов Вы видели на примере создания каталога-справочника продукции компании), сначала создайте логическую схему продвижения проекта, а затем преобразуйте ее в диаграмму Ганта. Основываясь на собственных суждениях о сроках прохождения ключевых этапов, оцените время, которое потребуется для выпуска справочника.
Разумеется, количество времени, которое Вы отвели на реализацию проекта, будет зависеть от специфики вашей организации. Возможно, в вашей организации не принято начинать выполнение очередной задачи до полного завершения предшествующей. В этом случае Вы должны будете запланировать сбор данных прежде чем сможете его начать, и основная часть этих данных должна быть получена до того как Вы сможете приступить к написанию текстов (мы используем пример с каталогом-справочником продукции). Вместе с тем, Вы сможете сэкономить время, допустив частичное наложение задач. Например, Вы сможете предусмотреть написание текста прежде, чем будет завершен сбор данных
Если построенная диаграмма Ганта показывает, что проект может быть завершен на ранних стадиях, то проверьте причины различий и проверьте реалистичность ваших оценок. Разумеется, нельзя исключать, что в вашей организации проект может быть реализован быстрее, чем это возможно, особенно, если существуют договоренности о выделении дополнительных ресурсов для ускорения работ. Однако Вы должны помнить то том, что если Вам требуются консультации и согласования, необходимо отвести время на организацию совещаний с заинтересованными сторонами. Подобным образом Вы могли бы прийти к выводу о том, что реализация проекта в вашей организации все же займет большее время.
Однако диаграмма Ганта не столь удобна для демонстрации зависимостей между задачами и последствий задержек в выполнении отдельных задач для срока выполнения проекта в целом. Поэтому для прогнозирования последствий задержек часто применяется методика, именуемая анализом критического пути.
Критический путь – это последовательность связанных задач, суммарное время выполнения которых равно минимально возможному времени реализации проекта. В основе лежит то, что выполнение некоторых задач не может быть начато до завершения других задач.
Для определения критического пути необходимо иметь оценки сроков выполнения всех задач. Обычно схеме критического пути предшествует построение логической схемы, рис. 1.7.
Рис. 1.7. Критический путь для проекта создания каталога-справочника продукции
Планирование проекта включает в себя и подготовку серии прогнозов финансового характера. Прогнозы необходимы для того, чтобы:
– оценить экономическую осуществимость проекта;
– получить одобрение более высокой инстанции в организации на выполнение проекта;
– установить границы делегирования или расширения полномочий в официальном бюджете;
– получить средства для диагностики и, возможно, интерактивного управления проектом.
Основными источниками финансирования проектов в продажах являются коммерческие проекты, продукты которых продаются по рыночным ценам, так что выручка от продаж в конечном счете покрывает затраты и приносит операционную прибыль. Стоимость разработки и оборотный капитал финансируется из акционерного и заемного капитала, добываемого организацией. Стоимость вложенного капитала должна быть покрыта из прибыли, принесенной проектом. При прогнозировании доходов лучше ошибиться в сторону занижения, а при прогнозировании затрат – в сторону завышения, хотя следует избегать излишнего консерватизма в оценках.
В продажах важным является значительное отвлечение проектной группы и других членов команды от выполнения других проектов. Поэтому затраты на персонал, в т. ч. и на менеджера по ведению проектов и коммерческих инженеров или инженеров технической поддержки продаж является важной статьей, которую необходимо учитывать. В эти затраты входят заработная плата, взносы в фонды страхования по безработице и социального страхования, оплата отпусков, командировок и обучения, а также затраты на помещение и оборудование.