Страница 10 из 14
С чего начать планирование работ по проекту? Многие люди испытывают большие трудности с составлением подробного плана проекта и предпочитают приступать к действиям, не располагая им. Стадия планирования обычно, но не всегда, предшествует началу действий. Однако в любом случае планирование продолжается во время реализации проекта, поскольку неизбежно возникает необходимость в изменении некоторых аспектов плана.
Некоторые представления о подходах к планированию проекта помогут лучше понять эти проблемы. Основными из них являются:
– восходящая схема
– обратная схема.
В восходящей схеме (снизу вверх) сначала определяются все мелкие задачи, которые затем объединяются в более крупные управляемые блоки. В нисходящей схеме (сверху вниз) – сначала определяются крупные блоки работ, которые затем разделяются на определенные задачи. В обратной схеме от даты завершения сначала устанавливается дата завершения проекта, а затем в обратном порядке определяются промежуточные этапы, которые должны быть пройдены для завершения проекта к намеченной дате.
Каждый из этих подходов имеет свои достоинства и недостатки. Вы должны выбрать подход, который наилучшим образом бы соответствовал вашим обстоятельствам. В идеале, наряду с наиболее предпочтительным, необходимо использовать еще один подход, чтобы проверить, не упущено ли что-нибудь существенное. Важно записывать свои соображения и хранить построенные графики и схемы, которые помогут уточнить предварительный план.
Одним из перспективных способов структуризации проекта является подход к планированию проекта с тремя уровнями документации. Подход предполагает, что первые два уровня образуют договор между менеджером и внешними сторонами проекта, а также и покровителем проекта, а третий – определяет договор между менеджером и командой проекта.
Уровнями документации являются:
– Карта ответственности за проект, определяющая принципы и политику сотрудничества и распределение ответственности на ключевых этапах проекта.
– План ключевых этапов, показывающий промежуточные этапы на пути к достижению целей проекта.
– График действий, показывающий запланированные действия, и определяющий участников, очередность работ и правила отчетности о достигнутом прогрессе.
График действий должен быть связан с каждым из ключевых этапов, а определение конечного пункта каждого этапа имеет решающее значение для мониторинга выполнения графика и управления этим процессом.
План проекта имеет два предназначения:
– служит основой «делового обоснования» проекта, включая оценку отдачи от инвестиций, которая необходима для получения разрешения на реализацию проекта;
– служит «маршрутной картой», которая определяет «движение» проекта с начала до конца и обеспечивает коммуникации заинтересованных в проекте сторон.
При использовании восходящей схемы планирования наилучший способ представления информации и составления графика действий заключается в использовании коллективных действий и опыта. Это поможет Вам разделить предстоящую работу на связанные задачи, избежав дублирования. Для выделения ключевых этапов проекта, которые по факту являются черновым вариантом плана проекта, используются логические схемы.
Представьте, что Вам поручено издать каталог-справочник продукции вашей компании. Вы хотите подготовиться к совещанию, на котором будет обсуждаться этот проект. Составьте перечень задач, образующих проект, определите ключевые этапы проекта и представьте их в виде логической схемы.
Вполне возможно, что ваша схема оказалась похожей на схему, представленную на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Логическая схема для проекта издания каталога
Вы должны отметить, что нуждаетесь в одобрении использования ресурсов (А), что может включать в себя разрешение на привлечение к участию в проекте других работников компании и ведение переговоров с ними (В). Вы сможете счесть необходимым создать некий управляющий комитет (С), что зачастую является хорошей идеей, поскольку помогает завоевать поддержку проекта. Вам могут потребоваться план сбора данных (D и Е), копирайтеры для написания текста (F), который необходимо напечатать, либо представить в подходящей электронной форме (I) и сделать каталог доступным всем потребителям. Производственному процессу должны предшествовать подготовительные этапы (G и Н). Вы также должны подумать о том, как каталог будет распространяться (J,K,L). Существенным является возможность реализации проекта посредством одновременного параллельного осуществления трех цепочек действий.
При построении логических схем полезно соблюдать следующие правила:
– Ось времени должна быть направлена слева направо, но масштаб времени соблюдать не обязательно.
– Каждый ключевой этап должен быть указан отдельно.
– Продолжительность ключевых этапов не отражается.
– Для обозначения различных видов деятельности могут быть использованы разноцветные карточки.
– Положение каждой карточки на схеме должно быть обсуждено с заинтересованными сторонами.
– Связи между этапами должны обозначаться стрелками.
– После того как схема построена, мысленно пройдите все этапы в обратном порядке, чтобы убедиться в ее правильности.
– Схема должна строиться до распределения задач между участниками проекта.
– Фиксируйте все принимаемые решения и сохраняйте схему для будущих ссылок.
Полезно в начале каждого очередного этапа планирования возвращаться в резюме проекта, чтобы планируемые детали не заслонили его основное предназначение и установочные показатели. Разрабатывая план, используйте резюме проекта в качестве основы для проверки направленности планируемых действий на получение ключевых выходных результатов и поддержания надлежащего баланса в соблюдении бюджета, графика и требований к качеству.
Уже на раннем этапе планирования Вы должны определить все основные цели проекта и промежуточные результаты, получение которых необходимо для достижения этих целей.
Каждая цель должна быть связана с ясными выходными результатами проекта, которые могут быть промежуточными или конечными. Они могут иметь форму неких изменений процессов или новых продуктов. В любом случае выходные результаты должны быть определены так, чтобы их получение можно было сравнительно легко продемонстрировать. Например, промежуточной целью проекта изменения фокуса обслуживания может являться развитие навыков специалистов предприятия и менеджеров в проведении изменений.
В резюме проекта должны быть указаны основные цели проекта в форме ожидаемых промежуточных результатов. Важно убедиться в том, что действительные выходные результаты проекта совпадают с намеченными, для чего необходимо ясное описание конечных и промежуточных выходных результатов проекта на стадии планирования. Этот этап может встретиться с определенными трудностями.
Важной проблемой является оценка времени, необходимой на проведение работ по проекту. Основой оценки времени при планировании проекта могут быть:
– Размер задачи и объем усилий, необходимых для выполнения каждого этапа.
– Доля календарного времени, которое может быть уделено работе над проектом.