Страница 17 из 19
Главный бухгалтер обладает правом второй подписи. Поэтому его подпись на финансовых документах находится ниже подписи директора. То есть она вторая после подписи руководителя, но ставит свою подпись главный бухгалтер на финансовых документах первым. И вообще, если на документе указана целое сообщество подписантов, то участники этого действа ставят свои закорючки подписи в очерёдности снизу ↑ вверх, а воспринимают их весомость – сверху ↓ вниз.
Бухгалтер не является материально ответственным лицом по закону. И вот тут сплошные ямы. Формально, на любом предприятии должны работать директор, бухгалтер и кассир. Директор вместе с кассиром, в отличие от главбуха, как раз несут полную материальную ответственность.
Технология работы должна быть следующая: один из сотрудников (например, кассир) заполняет чековую книжку и передаёт её главному бухгалтеру. Главбух, сверив правильность, обоснованность и правомочность платежа, подписывает чек и передаёт на подпись и утверждение директору. Подпись директора скрепляют оттиском печати[29], после чего чековая книжка снова попадает в руки кассиру, с которым заключён договор о полной материальной ответственности. Кассир едет в банк и по чеку получает наличные деньги. С ними кассир прибывает на предприятие и, заполнив приходный ордер, оприходует деньги в кассу. После этого кассир, например, по заявлению сотрудника, со второй подписью главного бухгалтера и разрешительной резолюцией директора может выдать наличные деньги, например, в качестве командировочных. Материальная ответственность за эти денежные средства переходит от кассира к работнику.
Вы видите, что бухгалтер эти деньги в глаза не видит. И это юридически обосновано. Он их контролирует, учитывает, подтверждает обоснованность платежа и организует работу всей бухгалтерии по движению и учёту денежных средств. А материальную ответственность в части, касающейся расходования наличных денежных средств, несут директор, кассир и получивший их товарищ. Кстати, после того как ваш коллега получил деньги, в течение трёх дней он обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением чеков и других товарно-сопроводительных документов, подтверждающих их расходование или покупку. И тут следует напомнить о существовании лимита на оплату наличными. Наличными можно оплачивать не более 100 тыс. рублей по одной сделке. Одна сделка – это один договор или один счёт. На этот случай действует постановление Центробанка РФ о лимите.
Например, вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдётся в 100 тыс. рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя. Иначе штраф! Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда: деньги можно выдать только на нужды вашего ООО. И никаких вариантов! А вот для ИП правило лимита действует лишь на рабочие сделки. Это значит, если вы ИП и покупаете Майбах для себя, то платите наличными. Если арендуете конференц-зал для семинара, приходится укладываться в 100 тыс. рублей или платить перечислением.
Исходя из всего вышесказанного, следует, что по закону в ООО должны быть директор, бухгалтер и кассир. А что наблюдаем повсеместно? Одного директора, непременно генерального, который официально извещает налоговую инспекцию о том, что бухгалтерский и налоговый учёт он будет осуществлять сам. Тем самым подтверждает, что он лично осуществляет функции главного бухгалтера, за что несёт всю полноту ответственности. К тому же он вдобавок ещё и кассир.
В лучшем случае, в салоне будет работать «приходящий» бухгалтер. Ну и словечко управленцы придумали. Хорошо хоть что не гулящий! И тут снова возникает проблема юридического плана. Гендиректор – материально ответственное лицо. Следовательно, он, как кассир, может получить деньги в банке и самостоятельно их оприходовать. Но чаще всего, эту функцию возлагают на бухгалтера, который по закону не должен это делать, так как на него нельзя возложить материальную ответственность. Выход в данной ситуации один. Или выполнять обязанности кассира самому директору, или функции кассира возложить на кого-то из сотрудников. Но существует один нюанс: нельзя возлагать совмещение 0,25 ставки кассира на генерального директора, так как он без специального разрешения учредителей не вправе работать на нескольких должностях одновременно.
В Государственной Думе уже несколько лет ждёт своей очереди проект нового Федерального закона о бухгалтерском учёте. Надеемся, он исключит имеющиеся юридические коллизии, касающиеся организации бухгалтерского и налогового учёта в микропредприятиях.
В повседневной жизни бухгалтер руководствуется целым рядом документов: положениями по бухгалтерскому учёту (ПБУ), каждое из которых посвящено какому-то одному специальному вопросу (например, ПБУ 6/01 «Учёт основных средств»), а также инструкциями и приказами различных министерств и ведомств.
Из всей деятельности главбуха мы видим только верхушку айсберга: когда раз в квартал он приносит на подпись директору Бухгалтерский баланс и Приложения к нему. Так что же такое бухгалтерский баланс[30]?
Говорят, что в 1494 году итальянский монах и математик Лука Бартоломео Пачоли, уставший записывать в одну книгу монастырские расходы, в другую – доходы, а потом в третьей книге подсчитывать итоговую прибыль или убыток, придумал способ учёта доходов и расходов в одной таблице с помощью, так называемой двойной записи. И не просто придумал, но и написал соответствующий научный труд «Трактат о счетах и записях». За истекшие полтысячи лет принцип учёта особо не изменился, правда, оброс инструкциями, но упростился с помощью компьютерного софта. Давайте посмотрим, что собой представляет вершина айсберга под названием бухгалтерский баланс на сегодняшний день.
Мы знаем, что бухгалтерский отчёт или как его чаще называют, баланс (Accounting equation), состоит из двух разделов: актива и пассива. Это есть не что иное, как арифметическое выражение финансового положения компании: активы = обязательства + собственный капитал (Assets = Liabilities + Owner’s).
К активам предприятия, цена которых отражена в бухгалтерском балансе, относят материальное имущество (объекты недвижимости, машины, оборудование, ценные бумаги и денежные средства) и право владения нематериальным имуществом (программные продукты и лицензии на их использование, патенты, товарные знаки, авторские права и т. д.). Поэтому с точки зрения российского бухгалтерского учёта активы можно представить, как:
Активы = собственное имущество + права пользования чужим имуществом
В активе отображены средства производства компании (фонды), т. е. внеоборотные и оборотные активы. Именно с их помощью компания зарабатывает деньги вообще, и генерирует прибыль, в частности. Внеоборотные активы (Long-term assets) включают в себя основные средства и нематериальные активы.
Основные средства рассматривают как совокупность материальных ценностей (средств производства), переносящих свою стоимость на продукцию предприятия в течение производственного процесса по частям. К ним относят помещения, дорогостоющую аппаратуру и др. Все виды основных средств перечислены в Общероссийском классификаторе основных фондов (ОКОФ).
У основных средств есть срок полезного использования, коим является период, в течение которого их использование приносит организации доход. Для отдельных видов основных средств, срок полезного использования (Economic life или Useful life) определяют исходя из количества произведённой продукции (объёма работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования данного объекта. После истечения или завершения срока пользования, объект может быть продан целиком или по частям. В крайнем случае, объект списывают по ликвидационной стоимости (Disposal, Salvage или Residual value). Его продают на металлолом или другие остаточные материалы.
29
Банки всё же с недоверием относятся к организациям, которые на законных основаниях работают без печати.
30
В МСФО (см. стр. 86, 103) бухгалтерский баланс сейчас носит название Отчёт о финансовом положении (Statement of financial position). Ранее его называли Balance sheet.