Страница 10 из 11
И в заключение хотелось бы еще раз сказать о необходимости всегда откликаться на письма, бумажные или электронные, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы.
В деловом мире тот, кто не отвечает на письма, считается безответственным и легкомысленным и, как вы понимаете, такому человеку не доверяют.
1.6. Правила подготовки к деловым переговорам
Переговоры лучше всяких войн находить умеют компромиссы
1.6.1. Правила встречи делегации и представлений
Любая внешнеэкономическая деятельность связана с ведением переговоров и общением с деловыми партнерами, потенциальными поставщиками, заказчиками или потребителями продукции и услуг. Результатом делового общения должно стать решение ряда стратегических и тактических задач и дальнейшее обоюдовыгодное сотрудничество.
Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного мнения о компании, которое впоследствии будет довольно сложно изменить.
При деловом общении необходимо знание правил, связанных с подготовкой и проведением переговоров.
Деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступает с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Если вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных периодов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будет проведена подготовка к переговорам, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс проведения переговоров.
Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных вопросов и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.
Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Ответственное за прием делегации лицо, как правило, утверждается руководством компании, и на него возложены обязанности составления такой программы.
Программа включает следующие пункты:
– встреча и проводы делегации,
– организация питания, обслуживания, размещение членов делегации в гостинице,
– предоставление транспорта,
– деловая часть,
– культурная программа,
– состав участников переговоров как с одной, так и с другой стороны,
– ответственные лица за проведение мероприятия.
В обязательном порядке разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной. При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято проводить неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то что визит носит деловой характер. Для того чтобы гости могли организовать ответную встречу, необходимо учесть в плане один свободный день.
Согласно правилам делового этикета состав переговорной группы с принимающей стороны не должен значительно превышать количество гостей зарубежной делегации.
Так, если группа гостей в составе троих человек, целесообразно, чтобы с принимающей стороны в процессе переговоров участвовало не более пяти человек, например: руководитель компании, финансовый директор, коммерческих директор, переводчик и секретарь, который ведет протокол переговоров. Если в составе приглашенной делегации есть женщина, то и с принимающей стороны правильнее участие в переговорах женщины.
Одно из главных правил при работе с иностранной делегацией – ранг и должность лица, встречающего гостей, должны соответствовать рангу и должности приезжающей делегации, то есть если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен тоже руководитель принимающей компании. Встречать гостей, как правило, приезжает ответственное за прием делегации лицо в сопровождении двоих-троих человек.
Если гость приезжает с супругой, то руководитель с принимающей стороны также должен встречать гостей с супругой.
Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.
Высший знак внимания – встреча приглашенной делегации у трапа самолета, но если нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.
Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае, когда с ним приехала супруга, он представляет и ее. Вторым представляется глава приглашенной стороны и соответственно представляет свою супругу.
После знакомства глав делегаций и их супруг проходит представление сотрудников по рангам: сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то сначала по рангам представляют их, затем мужчин. При встрече делегации в аэропорту или на вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, прибывшим в составе делегации. Цветы лучше преподносить завернутыми в целлофан или подарочную упаковку, если они вручаются на улице.
Встречая в аэропорту делегацию из Франции, руководитель одной небольшой ювелирной компании допустил ошибку, которая позже чуть не стоила ему потери выгодного контракта. Не уточнив, сколько будет женщин в составе делегации, он приехал на встречу только с одним букетом цветов и подарил его старшей из дам, так как еще две женщины в прибывшей группе по возрасту были явно моложе.
Как оказалось, это были личный помощник руководителя компании, который имел не последнее слово, и дизайнер. А дама, которой были преподнесены цветы, – переводчик с французской стороны. В результате допущенной оплошности – неверная расстановки приоритетов и невнимательность к другим женщинам, принимающим решение в этой компании, – начало переговоров было затруднено.
Стоит знать, что обмен визитными карточками в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, это принято делать в самом начале деловых переговоров.
Вне зависимости от времени прибытия делегации желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти прибывших партнеров в гостиницу.
1.6.2. Правила рассаживания в автомобиле
Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость
После взаимных приветствий и представлений участники переговоров рассаживаются по машинам. По правилам международного этикета места в автомобиле, так же как за столом, делятся на почетные и менее почетные. Самое почетное место – на заднем сиденье, справа по ходу движения автомобиля (для стран с левосторонним движением – заднее сиденье, слева по ходу автомобиля). Первым садится и выходит из машины пассажир, занимающий наиболее почетное место (рис. 1). На рис. 2 представлена схема рассаживания пассажиров, если машина многоместная.
В случае приезда делегации в составе трех-четырех человек целесообразнее предусмотреть две автомашины, один из вариантов – микроавтобус.
В том случае, когда глава делегации прибыл с супругой, первое почетное место в автомобиле занимает супруга, супруг – второе почетное место (рис. 3).
Если для встречи гостей используется личный автомобиль и водитель – встречающий член делегации, то самым почетным местом будет сиденье рядом с ним. В случае если используется такси, это правило не распространяется.
Автотранспорт подается правой стороной к тротуару, чтобы почетному гостю было удобнее занять свое место. Если условия не позволяют выполнить такой маневр, то пассажир, занимающий первое почетное место, садится в автомобиль через левую дверь.