Страница 2 из 4
3) Справочник исходных данных для использования в диалоговой форме. Представляется в виде дополнительной электронной таблицы (таблиц) с данными, которые должны быть введены в часть ячеек таблицы – регистра. Это название принято потому, что бухгалтеры используют их, например, в программном комплексе 1С, в его различных конфигурациях.
4) База (регистр) для хранения введенных данных в диалоговую форму.
5) Бланк формуляра-образца, шаблон текстового документа или другой стандартный, заранее подготовленный шаблон документа, в которые должны быть занесены данные в нужных местах. Обычно для поиска таких документов в сети Интернет в поисковую систему вбивают «Бланки документов» или обращаются к справочно-правовым системам, например, «КонсультантПлюс» и «Гарант».
6) Справочная (инструкция) система для работы с приложением.
Бланк формуляра-образца – это то, с чего начинается построение учетного приложения. Таблицы для хранения информации должны как минимум иметь такие же поля, как в бланке формуляра-образца. В качестве примера бланка формуляра-образца можно привести форму счета-фактуры.
3. Особенности использования MS Office для разработки учетных приложений
Использование программного комплекса MS Office для разработки учетных приложений имеет большую привлекательность и возможности. Это, прежде всего, связано с тем, что данный пакет имеется практически на всех персональных компьютерах организаций и граждан России.
Особенность использования MS Office для построения учетных приложений заключается в том, что большинство приложений, о которых мы расскажем далее, имеют возможность табличного хранения и отображения данных. А это одно из основных условий для создания учетных приложений. Кроме того, в этих таблицах можно не только хранить данные, но и производить вычисления и анализ данных, даже в таблицах MS Word. Важным следует считать также возможность строить на основе табличных данных различные диаграммы, что позволяет наглядно отображать информацию.
В составе программного комплекса MS Office присутствуют программные приложения, специально ориентированные для работы с массивами данных в табличной форме. Это табличный процессор MS Excel и система управления базой данных (СУБД) MS Access. Данные приложения обладают достаточным функционалом для создания учетных приложений любой сложности. Более того, эти приложения специально созданы для учета и обработки больших массивов данных, что характерно для учетных приложений.
Другой важной чертой пакета MS Office является организация удобного обмена данных между объектами приложения и возможность управления ими средствами VBA.
Положительной особенностью продуктов компании Microsoft является преемственный интерфейс у различных приложений. Пользователь, знакомый с интерфейсом одного приложения, без особых затруднений освоит работу в другом. Разумеется, при этом приложения имеют различия интерфейса в зависимости от своего функционального назначения.
Небольшие трудности возникли у поклонников продуктов фирмы Microsoft при появлении очередной версии пакета MS Office 2007. Внешний вид органов управления приложением и документами существенно изменились по сравнению с предыдущими версиями пакета. Измененный интерфейс программ пакета первоначально вызывает определенные трудности у пользователя. Это связано с привыканием пользователей к традиционному интерфейсу приложений, которое сформировалось в результате их многолетнего использования. Выход в данной ситуации только один: привыкнуть к новому веянию разработчика пакета.
4. Использование средств контроля данных при создании учетных приложений
Для разработки удобного в пользовании учетного приложения следует использовать различные элементы автоматизации процессов. Автоматизация, прежде всего, необходима для безошибочного ввода и переноса данных. Часто для этого используют контроль введенных данных. При работе в среде MS Excel имеются инструменты для выполнения данных функций (рис. 1, рис. 2, рис. 3):
Рис. 1. Позиция меню для контроля ввода данных
Рис. 2. Окно диалога для настройки параметров контроля введенных данных
Рис. 3. Параметры для ввода действительных чисел в заданном интервале
При вводе данных, выходящих за пределы допустимых значений, выводится сообщение (рис. 4):
Рис. 4. Окно предупреждения о неправильном значении введенного числа
Для контроля уже введенных данных следует воспользоваться позицией меню «Обвести неверные данные», то результат будет выглядеть вот так (рис. 5):
Рис. 5. Неверные данные обведены овалом после применения позиции меню «Обвести неверные данные»
Такой начальный контроль при вводе исходных в электронную таблицу, а также после заполнения электронной таблицы, поможет избежать возможных больших потерь фирме и исключить ошибки на самом раннем этапе работы с данными.
Следующим удобным методом контроля введенных и расчетных значений является условное форматирование ячеек с данными. Когда значения данных в ячейки выходят за пределы отведенного диапазона, то формат ячейки становится отличным от остальных ячеек листа. Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом необходимо на вкладке «Главная» выбрать группу «Стили» и позицию меню «Условное форматирование» (рис. 6):
Рис. 6. Позиция меню условного форматирования ячеек листа
Введем правило выделения ячейки при превышении значения 500 (рис. 7, рис. 8):
Рис. 7. Позиции меню для отбора и ввода значений
Рис. 8. Диалоговое окно контроля введенного значения больше 500 и результата форматирования
Одним из способов безошибочного ввода данных является использование информации из заранее подготовленных электронных таблиц – справочных таблиц. Здесь следует отметить, что доступ к данным этих справочных таблиц может быть реализован различными способами:
1) Если необходимо просто вводить в ячейку информацию из определенного списка, то лучше всего для этой цели подойдет форматирование ячейки на проверку вводимых данных. Этот подход наиболее эффективен для заполнения ячейки списком постоянных данных. Для этого выберем позиции меню «Данные →Проверка данных →Проверка данных». Появится диалоговое окно «Проверка вводимых данных», в котором необходимо выбрать позицию «Список» (рис. 9, рис. 10):
Рис. 9. Позиция «Список» в диалоговом окне «Проверка вводимых данных»
Рис. 10. Диалоговое окно для указания источника заполнения списка
В поле «Источник» необходимо указать диапазон ячеек, в которых находится справочная информация. Разумеется, данные справочные таблицы должны быть на листе за пределами видимости экрана. К сожалению, данный подход не позволяет хранить справочную информацию на другом листе книги (рис. 11).