Страница 12 из 16
Общие указания выражаются следующим образом:
✓ к руководству;
✓ к исполнению;
✓ к сведению.
Вместе с тем указания по исполнению (резолюции) должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.
Название документа
Название документа (заголовок к тексту) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Например:
✓ «Приказ (о чем?) “Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Московской области”»;
✓ «Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка».
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например:
«О подготовке проекта договора».
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Замечание! К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.
Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа. Она наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.
Текст документа
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.
Слова «министерство», «служба», «агентство» пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных (например, «Предложить агентству рассмотреть вопрос о…»; «По согласованию с министерствами…»).
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:
«В соответствии с постановлением Администрации Тверской области от 10.04.2010 № 119-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Тверской области»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах организаций (приказ, распоряжение и т. д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
✓ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
✓ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
✓ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОАО «Сфера» считает возможным»).
Страницы текста нумеруют, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.
В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Например: в соответствии с письмом Правительства Московской области от 17.07.2015 № 02–08/2712 «О планировании…».
Организация самостоятельно определяет:
✓ тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
✓ размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
✓ возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
✓ размер междустрочных интервалов;
✓ способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
✓ необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.
В Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов, разработанных ВНИИДАД в 1998 г., даются примеры различных вариантов обращения:
✓ Уважаемый господин (фамилия)!
✓ Уважаемая госпожа (фамилия)!
✓ Уважаемые господа!
✓ Уважаемый господин Председатель!
✓ Уважаемый господин Мэр!
✓ Уважаемый господин министр!
✓ Уважаемый Николай Петрович!
✓ Уважаемая Анна Андреевна!
✓ Уважаемые коллеги!
Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
Согласно нормам русского языка, запятая здесь не нужна. С другой стороны, в сложившейся практике русского письма после таких слов запятую ставить принято: это связано с ориентацией на английское письмо («Love, A