Страница 9 из 15
Обязательность ведения трудовых книжек определена в статье 66.
В ряде статей прописаны кадровые процедуры и назван состав документов, оформляемых кадровой службой в ходе этих процедур. Например, прием работников на работу отражен в статье 68, перевод работников – в статьях 72.1, 72.2, 73, увольнение – в статье 84.1, вынесение дисциплинарных взысканий – в статье 193.
Также в ТК РФ уделено внимание локальным нормативным актам. Например, в статье 8 установлено право работодателя принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
Статья 68 называет один из обязательных локальных нормативных актов организации – правила внутреннего трудового распорядка.
Коллективным договорам и соглашениям посвящена глава 7 Трудового кодекса РФ.
В пункте 8 статьи 86 говорится об обязательности ознакомления работников с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.
Вопросам работы с персональными данными и их защиты также посвящена глава 14 ТК РФ (подробнее см. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» – Обработка персональных данных работников).
Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Язык кадровых документов
Статья 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» посвящена использованию языков в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на русском языке или на государственных языках республик, входящих в состав РФ, на их территории.
Для кадровых специалистов важен пункт 4 статьи 16, в котором определяется, что документы об образовании, военные билеты, трудовые книжки и другие документы ведутся на государственном языке РФ, но в республиках, имеющих свой государственный язык, они могут вестись на двух языках – русском и государственном языке республики. В случае если документ оформляется на двух языках, в соответствии с пунктом 2 статьи 3 Федерального закона № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», оба варианта должны быть одинаковы по форме и содержанию.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).
Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.
Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.
Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.
Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).
Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).
Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.
Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.
В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:
– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.
– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных» (п. 1 подп. 5 ст. 6). То есть персональные данные работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут обрабатываться без его согласия.
В <Разъяснениях> Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.
В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.
Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.
В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.
Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.
Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы
Трудовое законодательство уделяет значительное внимание вопросам оформления кадровых документов. Одним из наиболее важных в этом отношении правовых актов является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»).