Страница 7 из 19
Разделом «Задачи» определяются основные направления деятельности юрисконсульта с учётом специфики деятельности юридического лица.
В разделе «Функции и обязанности» устанавливаются виды трудовых отношений, в которых участвует юрисконсульт, и конкретные виды выполняемых работ.
Раздел «Права работника» закрепляет полномочия, необходимые юрисконсульту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Взаимодействия» отражаются отношения с другими структурными подразделениями (должностными лицами), с которыми юрисконсульт связан производственным процессом и которым передаёт результаты своего труда или получает результаты их труда, а также отношения с деловыми партнерами компании. Здесь же перечисляются работы, выполняемые совместно с другими службами компании, за выполнение которых отвечает юрисконсульт, и совместные работы, за которые отвечают другие работники.
Раздел «Ответственность работника» регламентирует персональную ответственность юрисконсульта в трудовых правоотношениях, которая может, к примеру, быть за неисполнение обязанности, за превышение прав, за некачественное и несвоевременное выполнение плановых и разовых работ.
Должностная инструкция, как и Положение о юридической службе, устанавливают самые общие «правила игры», поскольку предпринимательская деятельность достаточно разнообразна. Естественно, что в рамках трудового договора, должностной инструкции руководитель организации вправе поручить юристам выполнение определённого задания.
За последние годы всё больше компаний объединяются в различные холдинги. В связи с этим полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица, к примеру, генерального директора, передаются управляющей компании.
В подобной ситуации меняется и организационно-правовое положение юрисконсульта, поскольку он оказывается в двойном подчинении: руководителя своего общества и органов управления холдинговой компании.
При сохранении определённой самостоятельности юрисконсульт должен исполнять распорядительные документы и указания должностных лиц управляющей организации, реализующих управленческие функции в отношении дочернего общества. Задача корпоративного юриста холдинговой структуры заключается в осуществлении правового сопровождения бизнес-единицы в условиях взаимодействия основного и дочернего общества. Методологическое обеспечение деятельности юрисконсульта берут на себя правовые подразделения управляющей компании.
Не секрет, что для эффективного выполнения функций юрисконсульту необходимо планирование своей деятельности. Прежде всего, план работы устанавливает приоритеты на какой-то временной период, определяет очерёдность этапов работы, является инструментом самоорганизации юриста.
Вместе с тем в рамках бюджетного планирования, осуществляемого хозяйствующим субъектом в целом, с учётом планов правовой работы происходит и финансирование юридической службы.
На основе стратегического планирования наиболее важных мероприятий на год (полгода) юрисконсульт составляется план работы на месяц (декаду) и/или функциональный план, допустим, план предъявления исков в целях взыскания дебиторской задолженности.
При подготовке плана основных мероприятий целесообразно проанализировать экономические показатели работы за год: суммы дебиторской задолженности, охваченной мерами правового характера; сумму предъявленных контрагентами исков и претензий; размер уплаченных штрафных санкций за нарушения договорных обязательств; цену вопроса по искам неимущественного характера и т. п.
В плане могут быть предусмотрены такие предполагаемые действия как:
• изучение состояния дебиторской задолженности на определённую дату;
• анализ претензий и исков по спорам о качестве продукции (выполненных работ, оказанных услуг);
• обобщение практики договорной, претензионной, исковой работы;
• анализ практики возмещения ущерба, причинённого работниками организации;
• изучение положения дел с сохранностью корпоративной собственности;
• проверка законности документов правового характера, изданных руководителями структурных подразделений предприятия;
• повышение профессиональных знаний.
Разумеется, проведение совместных с другими службами мероприятий необходимо согласовать с руководителями структурных подразделений организации.
Практически в каждой организации существует внутренняя отчётность.
Для акционеров и собственников бизнеса отчёты представляют серьёзный источник информации для оперативного контроля и управления бизнес-процессами, анализа финансовых показателей и принятия решений.
Как правило, компания и её службы самостоятельно разрабатывают формы отчётов с учётом специфики деятельности, целей получения отчёта, рекомендаций органов управления и пр.
Юридическая служба обычно представляет отчёты:
• по претензионной и исковой работе;
• по исполнительному производству в количественных и суммарных показателях;
• о прошедших правовую экспертизу договорах;
• о крупных сделках;
• об основных показателях в работе с кредиторской задолженностью;
• о наличии оспоренных решений (актов) налоговых органов и сэкономленных денежных средствах в связи с удовлетворением заявленных требований.
Зачастую руководитель организации запрашивает справку о состоянии дел по какому-то проблемному вопросу. Это тоже своего рода отчёт о проделанной юристом работе.
Документооборот является неотъемлемой частью деятельности юрисконсульта, поэтому восстановить или наладить делопроизводство в своей службе – насущная потребность юриста. Поначалу это кажется рутинной работой. Однако отлаженный порядок, позволяющий быстро найти необходимую информацию, наглядно демонстрирует преимущества упорядоченного документооборота перед неразберихой в документации.
Основными принципами делопроизводства в юридической службе считаются:
• своевременная регистрация поступающих на исполнение документов;
• полный учёт находящихся в распоряжении юристов деловых бумаг;
• контроль документооборота;
• обеспечение сохранности документации.
Для учёта и контроля за движением претензий, исков, исполнительного производства целесообразно использовать регистрационные журналы или реестры с соответствующими наименованиями.
В целях предоставления по запросу должностных лиц оперативной и достоверной информации, подготовки отчётности, анализа состояния дел можно вести, к примеру, учёт:
• договорной документации, прошедшей правовую экспертизу;
• запросов, обращений, жалоб, писем, поступивших на исполнение к юристу;
• дел, связанных с привлечением к материальной ответственности работников организации;
• предъявленных и полученных претензий, исков.
Разумеется, что кроме журнальной формы учёта и регистрации документации юрисконсульт может использовать и электронный учёт в персональном компьютере.
Документы должны храниться в папках или подшиваться в дела, которые формируются по календарным годам или по категории дел.
Отметим, что сведения журналов и реестров учёта значительно упрощают процедуру сдачи дел при переходе юрисконсульта на другую работу.
Говорить о том, что для плодотворной работы юрисконсульту необходима одна из электронных правовых систем («Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и пр.) излишне. Справочная поисковая система стала незаменимым помощником в повседневной работе современного юриста. Проблема только в одном: убедить руководителя организации, что экономить на технической оснащённости юридической службы не стоит.
3. Деловые отношения
При выполнении ряда обязанностей юрисконсульт взаимодействует не только с руководством организации, но и с руководителями и специалистами других структурных подразделений.
Так, юридическая служба привлекается к подготовке документов правового характера, регулированию трудовых отношений, разработке и осуществлению мероприятий по совершенствованию договорной работы, по обеспечению сохранности имущества хозяйствующего субъекта.