Страница 5 из 16
• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
• письменные и устные;
• вертикальные и горизонтальные.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и ШгЪ-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
Интегрированная информационная система управления проектами:
• объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;
• создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;
• должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;
• должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;
• является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;
• является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.
Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:
• этапам проектного цикла;
• функциям;
• уровням управления.
Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.
На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.
Вопросы для самопроверки:
1. Кто является основными действующими лицами в проекте, используя схему обязанностей.
2. В чем заключается конфликт интересов участников проекта?
3. Дайте характеристику команде проекта.
4. Что такое “управление коммуникациями проекта”?
5. Какую роль в управлении проектами играют информационные технологии?
6. Что такое “интегрированные информационные системы поддержки принятия решений”? Дайте краткую характеристику.
1.6. Инициация и планирование проекта
Инициация проекта является началом его существования. Любой проект должен быть “придуман”, осмыслен и инициирован. Проект как замысел, идея возникает в результате работы над сложившейся ситуацией.
При индивидуальном подходе существует опасность одностороннего рассмотрения направления замысла. В групповой работе возникает широкий спектр вариантов идей или замыслов.
Инициатором проекта является автор или владелец главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложения по осуществлению. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но, в конечном счете, деловая инициатива по осуществлению проекта должна исходить от заказчика, который, в первую очередь, заинтересован в его осуществлении и достижении результатов.
Руководитель компании является инициатором проектов по совершенствованию деятельности у себя на предприятии.
Инициация может касаться любых изменений и преобразований в любых сферах человеческой деятельности.
Главные области изменений в сегодняшнем Казахстане, являющиеся объектом инициации проектов:
– отношения собственности;
– рыночные отношения;
– организационные формы;
– методы и средства управления.
Чаще всего в качестве таких причин называют следующие:
– неудовлетворенный спрос;
– избыточные ресурсы;
– инициатива предпринимателей;
– интересы инвесторов;
– условия конкуренции;
– изменение социальной, экономической, политической обстановки и др.
Любой проект имеет жизненный цикл, охватывающий ряд этапов (стадий), связанных с зарождением идеи, его реализацией и достижением заданных целей.
Первый этап проекта носит так называемый “дискриптивный” характер, т.е. создает иллюзию, что работа данного этапа не требует затрат. На самом же деле на долю первого этапа приходится 15 % общих затрат, и вкладываются они (затраты) в исследования, связанные с обоснованием целесообразности (необходимости), выбором способов (инструментов) реализации проекта, с разработкой необходимой документации.
На первом этапе решаются задачи, среди которых основные:
– формулировка идеи проекта, предварительное изучение спроса на проект, четкая формулировка целей, задач проекта, оценка их соответствия интересам общества;
– сбор и анализ данных проекта и принятие на этой основе решения с обоснованием (аргументацией) по определению оптимального варианта проекта;
– разработка проекта – выбор оптимальных методов реализации проекта (указание наилучших сроков, последовательности этапов выполнения проекта и др.).
Второй этап проекта начинается с момента фактического начала его реализации и заканчивается на момент передачи объекта в эксплуатацию. Данный этап сопровождается контролем, наблюдением по мере прогресса проекта.