Страница 2 из 8
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: не менее 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
В Положении указывают наименование организации, наименование структурного подразделения, реквизиты согласования (принятия) и утверждения.
Положения могут согласовываться заместителями руководителя учреждения, курирующими соответствующие структурные подразделения (при необходимости другими функциональными подразделениями) и утверждаются руководителем учреждения.
Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
Согласованные и утвержденные Положения нумеруют, заверяют печатью организации и хранят в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы руководителям структурных подразделений (коллегиальных органов) выдают под расписку копии соответствующих Положений. В подлиннике делается отметка об их ознакомлении с Положением.
Положение вступает в силу с момента его утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до замены новым утвержденным Положением.
Учитывая динамичность и взаимодействие внешних и внутренних факторов в деятельности практически любой организации, требуется периодически обновлять Положения, уточняя цели, задачи, функции, права структурных подразделений, коллегиальных органов.
Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
Образцы Положений при формировании дел в некоторых случаях могут располагаться в алфавитном порядке.
Документопотоки в ДОО
В процессе деятельности через образовательную организацию проходят достаточно большие потоки официальных управленческих документов.
Среди них можно выделить внешние (полученные ДОО (входящие) и направленные из нее (исходящие)) и внутренние (разработанные и направляемые адресатам внутри самой ДОО).
Обозначим основные виды управленческих документов при организации жизнедеятельности ДОО.
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем образовательной организации (органа управления образованием) для решения основных и оперативных вопросов образовательной, кадровой и финансово-хозяйственной деятельности ДОО.
Приказы направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования руководителя к выполнению определенных действий подчиненными работниками (образовательными организациями) для выполнения уставной деятельности ДОО.
Таким образом, приказы обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом образовательной организации (органа управления). Руководитель ДОО (органа управления образованием) также вправе издавать распоряжения в соответствии с должностной инструкцией для решения вопросов, отнесенных к его компетенции.
Исполнение распоряжений обязательно только непосредственно или опосредованно подчиненным работникам.
Распоряжения направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования должностного лица к выполнению определенных действий для обеспечения выполнения уставной деятельности ДОО.
Таким образом, распоряжения, аналогично приказам, обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.
В соответствии с имеющимися рекомендациями (письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03–51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях») приказ (распоряжение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указываются нормативные документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины его издания. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словами «приказываю» для приказов, «предлагаю», «рекомендую», «обязываю», «считаю необходимым» и т. п. либо пустой строкой – для распоряжений (в том случае, если в распоряжении имеется несколько предписывающих действий), после которых ставятся двоеточия.
Распорядительная часть текста приказа (распоряжения), как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества.
Отдельные задания (например, задания, содержание цифровые или табличные данные) могут оформляться в виде приложений к приказу (распоряжению) со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа (распоряжения).
В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
При наличии нескольких приложений каждому из них присваивается порядковый номер, который указывается после слова «Приложение».
Минимально необходимый набор реквизитов приказа (распоряжения) (применительно к ДОО): полное наименование ДОО, название документа (приказ или распоряжение), дата и номер приказа (распоряжения), название приказа (распоряжения), подпись руководителя для приказа (должностного лица для распоряжения).
Докладная записка – информационно-справочный документ, который составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, об имевших место фактах и т. п. и побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка представляется вышестоящему руководителю в тех случаях, когда компетенции работника (должностного лица) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Докладные записки обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица (в том числе руководителя неформального объединения, руководителя методического объединения, совета трудового коллектива) вышестоящему лицу.
Справка – информационно-справочный документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, не требующий принятия каких-либо решений руководителем, которому справка предоставляется (в отличие от докладной записки).