Страница 25 из 37
Из всего перечня документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, трудовое законодательство требует хранения работодателем (причем, только работодателем по основному месту работы) только трудовой книжки работника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Сведения о других документах следует внести в личную карточку работника формы № Т-2 и вернуть документы работнику. Копии с этих документов можно снять только с письменного согласия работника (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08–480/14 по делу № А53–10287/2013). А многие суды признают вообще незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о браке даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см. решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53–12557/2013, от 30.07.2013 по делу № А53–0287/2013, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/13, от 17.12.2013 № 15АП-6132/13, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13). Соответственно трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии и он вправе уничтожить их с составлением соответствующего акта, как в период действия трудовых отношений, так и после их прекращения.
Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении личных данных. В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством: работники обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 Закона). Поэтому в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов (например, в области пенсионного, налогового законодательства, законодательства о воинском учете, законодательства о социальном обеспечении и т. п.) работодатель может установить в локальном нормативном акте порядок обработки персональных данных, включающий в себя также способы сообщения работником об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения законодательства, в том числе путем ежегодного заполнения анкет, переданных работодателем работнику, а также при обращении за выдачей документов, связанных с работой, в которых указываются соответствующие персональные данные. Порядок должен быть разработан с учетом общих требований при обработке персональных данных работника и гарантий их защиты, установленных ст. 86 ТК РФ; работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Работодателю следует иметь в виду, что невыполнение этой обязанности не может повлечь для работника негативные последствия (например, его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности), поскольку такая обязанность не вытекает из требований трудового законодательства. Законодатель установил для работника только право требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных (ч. 1 ст. 89 ТК РФ), а обязанность по предоставлению актуальных данных на работника законом не возложена. Установление такого порядка в локальном нормативном акте само по себе не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление обязанности по заполнению анкет, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных. Поскольку с 01.01.2016 в соответствии со ст. 126.1 НК РФ установлена ответственность за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями, постольку такой документ может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях предоставления их в различные государственные органы. Несоответствие реальных персональных данных о работнике и данных в кадровых документах может повлечь проблемы для самого работника. Своевременное внесение указанных изменений – в интересах самого работника.
Медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора (ст. 69 ТК РФ)
Обязательные предварительные медицинские осмотры (обследования) при поступлении на работу проводятся с целью определения соответствия состояния здоровья лица, поступающего на работу, поручаемой ему работе, а также с целью раннего выявления и профилактики заболеваний.
Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:
– лица, не достигшие возраста 18 лет;
– работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта;
– работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских организаций;
– прибывающие в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности для исполнения трудовых обязанностей из других регионов;
– выполняющие работы, выполнение которых связано с высоким риском заболевания инфекционными болезнями и требует обязательного проведения профилактических прививок;
– работники отдельных профессий, работа по которым требует прохождение обязательного медицинского освидетельствования для выявления ВИЧ-инфекции;
– работники объектов использования атомной энергии;
– работники на работах с токсическими химикатами, относящимися к химическому оружию;
– педагогические работники (п. 9 ч. 1 ст. 48 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
Каждый работодатель перед приемом на работу работника, обязанного проходить предварительный медицинский осмотр (обследование), должен направить его на такой осмотр (обследование). Наличие у работника заключения по результатам медицинского осмотра, проведенного в период работы у предыдущего работодателя, или полученного самостоятельно значения не имеет.
Медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя (ст. 213, 266 ТК РФ).
В случае если работник фактически самостоятельно прошел медицинский осмотр, проведение которого должен был организовать работодатель, последний обязан оплатить работнику те расходы, которые он понес в связи с прохождением медицинского осмотра (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 № 33–905/2014, решения Центрального районного суда г. Тольятти от 22.05.2012, Воркутинского городского суда Республики Коми от 23.01.2014 № 2–367/2014, Североморского городского суда Мурманской области от 08.07.2013 № 2–1452/2013, Аргаяшского районного суда Челябинской области по делу № 2–30/2011, Обзор судебной практики Верховного Суда Республики Татарстан за первый квартал 2010 г. (по гражданским делам)).
Как отмечается в Обзоре судебной практики Верховного Суда РТ за I квартал 2010 г. (по гражданским делам), законодательство не связывает оплату работодателем предварительного медицинского осмотра с результатами данного обследования и последующим заключением трудового договора, а также с наличием у работодателя необходимых для оплаты такого осмотра денежных средств. Поскольку предварительные медицинские осмотры относятся к обязательным мероприятиям, обеспечивающим охрану труда, то бремя их оплаты возлагается на работодателя в любом случае вне зависимости от периода работы сотрудника после прохождения им медицинского осмотра. См. также решение Соломбальского районного суда г. Архангельска Архангельской области от 16.09.2016 по делу № 12–169/2016, решение Верхнебуреинского районного суда Хабаровского края от 07.06.2016 по делу № 2–468/2016, решение Выксунского городского суда Нижегородской области от 25.03.2013 по делу № 2–389/2013.