Страница 21 из 25
Грабля 19. Ставим письменные задачи
Синдром «казала мазала» в наше время достаточно широко распространен внутри малых и средних компаний и имеет ярко выраженную симптоматику. Определить наличие синдрома можно на ранней стадии (оральным методом). Вы задаете сотруднику вопрос: «Ты выполнил мою задачу?». Далее наблюдаете за развитием драматической реакции. Глаза сотрудника принимаю честно-невинный вид. Щеки немного розовеют. Всем существом он излучает преданность. Голос звучит с жалобными оттенками, но, как правило, без сильных нарушений речи. Произносятся следующие фразы-маркеры: «А вы мне этого не говорили», «Я думал, это несрочно», «Я не знал, что именно это я должен делать». Теперь вы начинаете покрываться красными пятнами, громко кричать и, наконец (в худшем случае), сомневаться в реальности своих действий.
Тяжелые последствия этого синдрома могут проявляться в следующих формах:
Вы думали, что полгода ведется работа над крупным проектом, но к нему еще никто не приступал.
Вы поручили позвонить важному клиенту, который совершенно случайно был намерен принести в вашу компанию денег, но ему никто не позвонил.
Вы ждете результата по важной для вас задаче, но никогда не получите его в назначенный срок.
Ваш товар может никуда не уехать, потому что никто его не отправил клиенту, и узнаете вы об этом только после яростного звонка покупателя с требованием вернуть деньги.
Вы стали хуже спать, потому что перед сном вы вспоминаете всех тех людей, которым должны были поручить что-то важное, но точно уже не помните, что из этого вы сделали, и тщательно стараетесь держать в голове все эти лица и задачи, которые потом превращаются в бессонницу.
Какова же причина возникновения такого синдрома, как «казала мазала»? Все дело в том, как устроен наш мозг. Мозг – это прекрасный инструмент для обработки информации и выдачи нам готовых решений. Но когда речь идет о хранении информации в больших объемах, то, сколько бы вы ни представляли себя могучим менталистом, мозг справляется с этой задачей значительно хуже. Именно поэтому уже в 3200 г. до нашей эры древние люди научились хранить свои мысли на папирусе.
Мозг топ-менеджера компании, которая растет и развивается, зачастую перегружен информацией и поручениями, кому и что следует сделать. Некоторые наверняка пытаются фиксировать эти поручения в блокнотах и ежедневниках, но чаще всего у руководителя и его подчиненных нет единого пространства для взаимодействия. Поэтому топ-менеджеры сначала сталкиваются с проблемой, что задачу просто не выполняют, а потом с тем фактом, что если задача была все-таки принята в работу, то не соблюдаются сроки ее выполнения.
Когда у руководителя с подчиненным нет единого понимания, какие стоят задачи и в какой срок нужно их выполнить, то руководитель внезапно начинает писать смс с важными задачами подчиненным посреди ночи и навлекает в эту минуту на себя беспощадный гнев их жен. Не говоря уже о своей жене. Ситуация становится критической.
Что нужно сделать, чтобы сохранить свое здоровье?
В первую очередь, выбрать систему для хранения и постановки задач. Таких систем сейчас много: ряд систем 1С, корпоративный портал Bitrix24, Папирус и другие. Сразу бросьте затею с письмами и почтой – здесь вы никогда не сможете отследить, когда и какие задачи были просрочены.
Какие основные требования можно выделить по отношению к единой системе задач?
Вы должны видеть единый список задач, которые были поставлены вам и которые поставили вы. Вы можете настраивать фильтры по постановщикам задачи (когда задачу поставили вам), по исполнителям задачи (когда задачу поставили вы).
Например, таким образом:
Вы должны видеть сроки по каждой задаче, особенно должны быть выделены те задачи, которые просрочены.
Вы можете отдельно видеть те задачи, которые были выполнены сотрудником, но качество выполнения которых вы еще не проконтролировали – такие задачи «К контролю» должны выделяться отдельно.
Система должна быть мобильной, удобной, желательно наличие веб-интерфейса, чтобы вы могли всегда с мобильного устройства посмотреть статус ваших задач и отследить выполненные и невыполненные поручения.
Всем этим требованиям отлично отвечает Bitrix24 в качестве инструмента создания единого коммуникационного пространства для сотрудников.
Использование такой системы существенно упорядочит график руководителя и позволит ему получить больше времени на решение важных управленческих задач.
Когда вы начнете использовать подобную систему письменных задач, рекомендуем также усилить ее некоторыми стандартами внутри компании.
Отсутствие отчета о выполнении задачи приравнивается к невыполнению задачи. И, конечно, наказывается. Если задача была выполнена, но ты забыл об этом сказать, то, вероятно, эффекта от ее выполнения может и не быть, потому что время было упущено. В Битриксе это действие выполняется с помощью одной кнопки: «Выполнено». Тогда постановщик задачи тут же получает уведомление о том, что его задача выполнена и требует контроля.
Если по каким-то причинам сотрудник не укладывается в срок выполнения задачи, он обязательно должен написать комментарий к этой задаче своему руководителю с просьбой перенести срок задачи и указать новый. Первое время воспитание такого правила будет даваться вам нелегко, сотрудники будут нарушать сроки, но это тот случай, когда нельзя сдаваться. Обсуждайте просроченные задачи на каждой планерке, напоминайте о просроченных задачах рано утром, когда сотрудник только соберется приятно выпить кофе, ругайте его каждый раз, когда нарушаются сроки, и вы донесете до него необходимость делать задачи в срок либо сообщать вам о переносе сроков. Таким образом вы всегда будете контролировать выполнение ваших задач без неожиданных угроз сердечной мышце.
Проверочный список:
В соответствии с указанными критериями выбрать корпоративную систему для постановки письменных задач (если таковой еще нет).
Убедитесь, что теперь вы стали ставить задачи только в этой системе.
В каждой задаче вы ставите срок выполнения.
В корпоративных стандартах вы добавили новые требования к постановке задач.
Без письменной задачи считаете, что задачи не было.
На каждой планерке с сотрудником контролируете поставленные ему задачи и их статус.
Грабля 20. Применяем регулярный менеджмент
Что такое «менеджмент»? Это понятие используется у нас настолько давно и часто, что можно было подзабыть его первоначальное значение. Под менеджментом в данном контексте имеется в виду набор мероприятий и воздействий для управления сотрудниками. Регулярный менеджмент – это те действия, которые осуществляются не по мере возникновения хорошего настроения, желания или угрозы, а с постоянным интервалом, каждый день, каждый месяц, каждый квартал.
В существовании компании есть период, когда количество сотрудников переваливает за отметку в сорок человек, и в этот момент возникает ощущение, что все перестает делаться. Мы говорим, ставим задачи, но ничего не происходит. И вы живете с ощущением постоянного дежавю, потому что вам кажется, что вы уже тысячу раз обсуждали одни и те же проблемы, вы помните, как договаривались о каких-то действиях в этом кабинете, с этими людьми, но все происходит снова, проблемы продолжают повторяться, а не решаться. Это верный признак того, что в вашей компании сейчас работает эмоциональный менеджмент.
Когда владелец бизнеса на собраниях вслух говорит о проблемах в компании и надеется, что каждый из сотрудников откликнется, добровольно возьмет на себя по задаче, назначит себя ответственным за ее решение и сам приступит к выполнению – ожидания собственника будут горько обмануты. Поэтому эмоциональный менеджмент не дает результата.