Страница 6 из 21
Профессиональные инструменты
Наряду с общепринятыми стандартами и практикой управления проектов, действующими сегодня, существует несколько инструментов и ресурсов, которые помогают выполнять разные этапы проекта. Инструменты управления проектами, по сути, не отличаются от тех инструментов, которые вы покупаете для постройки во дворе дома гаража. Чтобы применять инструмент с максимальной отдачей, нужно уметь им пользоваться. Не надейтесь на универсальность одного инструмента. Вряд ли вам придет в голову навешивать дверные петли при помощи молотка. Точно также нельзя использовать инструмент планирования проекта для анализа рисков. Но самое главное – никакой инструмент не сможет заменить плана проекта. Конечно, можно взять молоток и весь день колошматить по доскам, но если у вас нет продуманного плана работы, вместо гаража может получиться собачья конура.
Никакой, даже самый универсальный инструмент, никогда не заменит эффективную практику управления проектами.
Учитывая это предостережение, давайте рассмотрим несколько инструментов, которые могут способствовать успешному выполнению вашего следующего проекта.
Программное обеспечение управления проектами
Попробуйте проверить сами. Войдите в любимую поисковую систему Интернета и введите «информационные системы управления проектами» (или «project management software»). Результат поиска даст вам целое множество разных систем, от планирования и распределения времени до оценки рисков и т. д. Существует огромное количество разнообразных программных продуктов. Неужели все они так уж необходимы? И так полезны? Это зависит от многих факторов.
Давным-давно, в древние времена не было компьютеров и, соответственно, программного обеспечения. Все делалось – только представьте себе! – на бумаге. Это я в том смысле, что полезность инструмента зависит от количества приложенного к нему труда. Автоматизация процессов, конечно, помогает при планировании, разработке графиков, контроле (это всего лишь несколько функций из списка), но при этом требуется понимать, откуда берутся результаты, появляющиеся на экране. Сегодня во всех начальных школах детей учат выполнять арифметические действия в уме и заставляют заучивать таблицу умножения. Зачем это делается, если можно в первый же день занятий раздать первоклассникам калькуляторы? Затем, что дети должны понимать, почему при нажатии кнопок 2 × 2 на дисплее появляется цифра 4. (При этом каждый раз возникает вопрос: что будет, когда инопланетяне вторгнутся на Землю, перевернут вверх ногами электромагнитное поле и все компьютеры превратятся в пресс-папье в стиле ар деко? Как тогда производить расчеты?) Знание формул, процессов и теории, на основании которой делаются выводы, позволит значительно глубже осознать степень воздействия на проект любых изменений и рисков.
Одним из самых популярных программных инструментов управления проектами является Microsoft Project. В следующих главах мы более подробно рассмотрим различные аспекты этого продукта и его возможности облегчать планирование процесса. Сегодня эта программа используется в различных областях промышленности. Благодаря ей термин «диаграмма Ганта» стал общеупотребительным. Главными преимуществами системы являются возможности планирования, распределения ресурсов и пользовательские функции, которые мы обсудим позднее.
Существуют и другие программные пакеты, которые выполняют функции, аналогичные Microsoft Project. Советую вам ознакомиться и с ними. Но помните: программные пакеты не могут составить план проекта, они представляют собой лишь часть общего плана. И еще одно: неверная информация на входе дает неверную информацию на выходе.
Шаблоны форматов проектов
Вы когда-нибудь в детстве рисовали по трафаретам? Берете в одну руку любимый карандаш номер два, другой плотно прижимаете трафарет к бумаге, обводите его и получаете практически идеальную форму. Шаблоны – это примерно то же самое. Они обеспечивают единообразный формат всего плана, от констатации целей до отчета о ходе работ, и могут использоваться многократно. Далее мы рассмотрим несколько примеров таких шаблонов. Если они раззадорят ваш аппетит и вам захочется получить больше информации, посетите сайты, где можно найти шаблоны, информацию и статьи по управлению проектами. Вот адреса некоторых из них:
www.gantthead.com
www.techrepublic.com
www.4pm.com
www.tenstep.com
www.pmi.org
Задействуйте любимую поисковую систему – может быть, вам удастся найти что-то еще.
Журнал проекта
Это один из моих любимых инструментов. Журнал проекта – удобный способ вести проектную документацию и архив. Если начальник неожиданно возникает в дверях кабинета с требованием информации о проекте, вы легким движением руки снимаете папку с полки.
Журнал лучше всего вести в соответствии с логическим ходом проекта. Обзаведитесь несколькими надежными скоросшивателями, которые можно получить в материально-техническом отделе любого офиса, а также несколькими закладками-разделителями. Начните журнал минимум с восьми разделов, добавляя новые по мере необходимости. В первом разделе содержится вся документация, связанная с замыслом и происхождением проекта, во втором – документы по планированию и т. д. В следующих главах мы более подробно ознакомимся и с документами, и с разделами журнала.
Если вам не хочется распечатывать всю эту информацию на бумаге, журнал можно вести на сетевом сервере или на сайте отдела в интранете, что дает некоторые преимущества. Для каждого раздела создайте отдельные папки и сохраняйте в них все документы по мере их создания и изменения. Цель заключается в том, чтобы содержать все документы в одном месте, доступном для всех заинтересованных сторон.
Для долгосрочной архивации я рекомендую сохранять всю проектную документацию на дисках CD или DVD, которые должны находиться в надежном месте. Неплохая мысль – засунуть диск в карман лэптопа, как бы напоминая себе почаще обновлять и сохранять материалы.
Понимание процессов проекта
Все проекты проходят пять этапов управления: инициацию, планирование, выполнение, мониторинг, контроль, завершение. Буквально через минуту мы подробнее рассмотрим каждый из них. Но сначала давайте посмотрим, как они взаимодействуют в общей системе.
Создание и публикация этой книги служат наглядным примером проекта. Книга началась с идеи, которая была представлена на утверждение, рассмотрена и в процессе отбора по определенным критериям получила «добро» (инициация). После этого мы представили план, который также был рассмотрен и утвержден (планирование). Затем были написаны главы, которые отредактировали технические эксперты (выполнение). При обнаружении каких-либо ошибок или мест, требовавших пояснения, автор получал уведомление о необходимости внесения исправлений (мониторинг и контроль). Автор вносил исправления и представлял их на проверку и утверждение (повторение процессов выполнения, мониторинга и контроля). Наконец, книга была завершена, проверена, утверждена, издана и реализована в местные книжные магазины (завершение).
Жизненный цикл проекта – все этапы проекта в комплексе с самого начала проекта до его завершения.
Каждый проект, будь то возведение моста, издание книги, строительство здания, разработка нового программного продукта, проходит свой жизненный цикл. Фазы жизненного цикла различаются в зависимости от области промышленности. Например, жизненный цикл строительного проекта включает в себя этапы, которые называются инициацией, проектированием, строительством и т. д. В конце каждой фазы менеджер проекта совместно с другими участниками определяет целесообразность перехода к следующей фазе. Такое пофазовое развитие называется «эстафетная передача» (handoff). Каждая фаза выполняет функции контрольной точки для определения целесообразности реализации проекта перед переходом к следующей фазе. Если проект развивается не по плану, нужно принять решение о повторении какой-либо фазы или об отказе от проекта.