Страница 5 из 10
В моем еженедельном расписании запланированы 90-минутные «сессии», когда я сосредотачиваюсь исключительно на одной жизненно важной задаче – и ни на чем больше.
Я обнаружила, что более всего продуктивна с шести утра до полудня. На свежую голову мне приходят сумасшедшие творческие идеи! За эти часы я делаю больше, чем многие люди за целую неделю.
Как это применимо
Eсли вы…
Предприниматель: подумайте, можно ли определить одну ключевую задачу, которая является наиболее важной для достижения ваших квартальных целей?
Руководитель: не стоит ли четко обозначить главную цель, относительно которой будут оценивать эффективность вашей работы за год?
Фрилансер: какая «одна вещь» поможет вам увеличить количество клиентов?
Студент: какая учебная дисциплина является наиболее важной для вашей будущей профессиональной карьеры?
Неработающий родитель: какая «одна вещь» в настоящее время имеет решающее значение для здоровья и развития вашего ребенка (например, организация прогулочной группы, выбор летнего лагеря, посещение уроков музыки)?
Определите свою самую важную задачу (СВЗ) на настоящий момент и начинайте день с работы над ней.
Итак, какова ваша самая важная задача? «Одна вещь», на которой вы должны сосредоточить усилия?
Скачать рабочий бланк «Приоритеты и СВЗ» и другие бесплатные материалы можно на сайте www.MasterYourMinutes.com.
Глава 3
Перестаньте составлять списки дел – начните делать!
Вы действительно думаете, что миллионеры и миллиардеры составляют списки дел?
Вы вправду считаете, что Билл Гейтс, Дональд Трамп и Уоррен Баффетт пишут длинные перечни задач и ранжируют их по приоритетности: A1, A2, B1, B2, C1 и т. д.?
Вы думаете, что Стив Джобс по несколько раз в день заглядывал в свой блокнот и спрашивал: «Итак, что бы мне сделать дальше?»
В чем недостатки таких списков?
Списки дел чаще всего напоминают списки пожеланий. Это вопросы, которые вы бы хотели решить, но не имеете четкого плана, когда приступить и как. Сколько пунктов в вашем текущем списке дел находятся там уже несколько дней? Недель? Месяцев?
Первым недостатком таких перечней является то, что в них не различаются задачи, которые занимают всего несколько минут, и задачи, требующие многочасовой работы. В результате когда вы смотрите на такой список и думаете «За что бы мне взяться теперь?», вы чаще всего выбираете не самое важное дело, а самое легкое и быстрое.
41 % пунктов в списках дел никогда не выполняются.
Второй минус: списки дел поощряют вас заниматься срочными, а не важными вопросами. Вот почему пункт «Сделать семейный фотоальбом за 2013 год» вот уже три года (!) мозолит мне глаза в моем перечне задач. Вы знаете, сколько мужчин год за годом пишут в своих списках дел «Пройти колоноскопию»?!
50 % пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления списка.
Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. Вечерами мы валимся без сил на кровать, но не можем заснуть, потому что наш мозг продолжает упорно перебирать невыполненные дела. В результате наш организм не выдерживает стресса и дает сбой.
Эффект Зейгарник – психологический эффект, состоящий в том, что незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызывать навязчивые, неконтролируемые мысли.
Живите по календарю-планировщику
Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.
Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95 % всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т. д.
Именно поэтому сверхзанятые политики, руководители и знаменитости нанимают секретарей специально для того, чтобы они занимались планированием их рабочего дня. И вот почему, как бы претенциозно это ни звучало, успешные люди часто говорят: «Пусть ваш секретарь позвонит моему секретарю, чтобы договориться о встрече».
Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа – строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту – строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой – строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, – строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.
Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник – навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, – можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.
План значительно увеличивает вероятность достижения цели при одновременном снижении когнитивных затрат…
Существует несколько ключевых правил управления жизнью при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.
Во-первых, заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела; это называется планированием временных блоков. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, не вносите эту цель в список дел – впишите ее в ежедневный план. Выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами как выигрышную стратегию ведения бизнеса и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.