Страница 16 из 19
• компания или организация сама должна изъявить желание подвергнуться технологическому аудиту;
• технологический аудит должен проводиться при безусловной поддержке руководства компании и в сотрудничестве с ним;
• технологический аудит должен проводиться в тесном сотрудничестве с персоналом, который должен быть проинформирован о целях и методах аудита.
Эти выводы универсальны и касаются начала любых нововведений. Например, точно так же формулируются требования к началу внедрения на предприятии системы управления качеством. Поскольку технологический аудит – это начальная стадия работ по формированию инновационной политики, эти выводы, естественно, касаются и его.
Порядок проведения технологического аудита следует также из здравого смысла и включает в себя такие фазы: подготовка организации к аудиту, сбор информации, классификация и анализ, разработка рекомендаций, составление отчета, презентация отчета.
В связи с тем что анализ собранной и классифицированной информации может привести к возникновению дополнительных вопросов и необходимости сбора дополнительной информации, фазы «сбор – классификация – анализ» по ходу аудита, как правило, содержат несколько итераций.
Рекомендации и отчет должны составляться в тесном сотрудничестве с руководством компании или организации, так как именно ему предстоит выполнять эти рекомендации.
Подготовка организации к аудиту
Методика подготовки организации к аудиту включает в себя прежде всего поиск такой организации – вашего потенциального клиента. Для этого, в зависимости от вашей специализации, вы должны постоянно исследовать рынок технологий и его участников – поставщиков и акцепторов технологий. Как эффективные инструменты такого поиска могут использоваться исследования в Интернете, участие в специализированных инновационно-технологических мероприятиях, наблюдение за конкурсами инновационно-технологических проектов регионального, национального и международного уровней. Большие возможности дает преподавательская работа на различных курсах повышения квалификации, где можно встретить реальных участников рынка технологий. Риски этой работы полностью лежат на вас. Может быть, конечно, и такая ситуация, когда организация настолько ясно осознает необходимость технологического аудита, что сама обратится к консультантам.
Но вот потенциальный клиент найден. Поскольку даже ваше объективное мнение о целесообразности проведения аудита в данной организации – это еще не мнение ее руководства, то придется убедить его в целесообразности аудита. Легче всего договориться с руководителями, которые осознают наличие в компании или организации проблем в области трансфера технологий и видят новые возможности для улучшения организации за счет участия в нем. Но вы можете столкнуться и с руководителем, который не видит проблем, и тогда ваше указание на их наличие хотя и будет справедливым, но вряд ли его обрадует и вопреки здравому смыслу он может не пойти на сотрудничество.
В этих случаях разумно начинать с малого. Например, с проведения не слишком длинного и обычно бесплатного семинара об основах инновационной технологической деятельности, ее участниках, их интересах и возможностях. На этой учебе в рамках соблюдения имеющихся обязательств конфиденциальности перед прошлыми клиентами важно продемонстрировать ваши истории успеха в сфере, максимально близкой и понятной вашему потенциальному клиенту. Для этого его необходимо предварительно тщательно изучить через Интернет, прессу, знающих людей. Так у вас возникнет шанс подвести руководителей к самостоятельному выводу о целесообразности проведения технологического аудита. К тому же они в значительной степени благодаря семинару окажутся подготовленными к его проведению.
Нередко проблем в инновационной сфере не видят руководители организаций, где реализуются лично ими инициированные проекты. Такие проекты могут быть вполне успешными, в частности и потому, что в них приоритетно вкладывается ресурс организации. Шансы других проектов, которые могли бы реализоваться в этой организации, часто даже не оцениваются. Это самый сложный случай. Если можете, не работайте с такой организацией.
Однако и согласие руководства – это еще не все. Методика подготовки к проведению технологического аудита включает в себя еще и подготовку персонала. Следует учитывать, что инновационный потенциал компаний и организаций зависит от единого понимания инновационной политики руководством и персоналом. Оценка степени такого единства может быть даже одной из задач технологического аудита. Различие интересов компании или организации, ее руководства, ее подразделений и персонала – это обычное дело. Поэтому вам придется заняться и подготовкой персонала к аудиту. Если сотрудники принимали участие в информационном семинаре, то эта проблема может оказаться в значительной степени решенной. Однако сотрудникам важно понимать, как их руководство в данный момент смотрит на проблему. Учтите, что они зависят не от консультантов, проводящих технологический аудит, а от своего руководства. Очень важно, чтобы консультант смог продемонстрировать одновременно и свою профессиональную компетентность, и лояльность по отношению к клиенту и его персоналу. Поэтому могут оказаться необходимыми дополнительные информационные встречи и обучающие мероприятия.
Процесс подготовки компании и организации включает в себя также подготовку опросных анкет и форм, подготовку и инструктаж персонала, который будет проводить сбор данных. Универсальных анкет и форм не существует. При подготовке к аудиту консультанты должны составить их самостоятельно и обязательно при внутреннем обсуждении оценить, позволят ли запланированные ответы получить достаточную для анализа и выводов информацию об обследуемой организации. Фактически сформулированные вопросы должны раскрывать те темы, которые охватят все важнейшие аспекты состояния и потенциала обследуемой организации. В состав анкет могут входить как закрытые вопросы, ответы на которые делаются путем выбора из предложенных вариантов, так и открытые, на которые ответы даются в произвольной форме. Необходимо такие вопросы разумно комбинировать, чтобы выяснить как объективную ситуацию, так и мнение респондентов. Как уже говорилось, перечни вопросов разнятся в зависимости от того, какова у организации стратегия извлечения прибыли. Вариант таких перечней приведен в параграфе «Различие целей технологического аудита организаций в зависимости от выбранной стратегии извлечения коммерческой выгоды». Ниже, в параграфе «Анкета для технологического аудита», цитируются варианты тем, освещение которых необходимо при технологическом аудите, приведенные в различных руководствах.
Подготовка организации к технологическому аудиту включает в себя составление удобного расписания работ по сбору данных, поскольку с каждым из представителей персонала обследуемой компании или организации, кто определен как участник технологического аудита, проводится отдельное интервью.
Сбор информации производится в соответствии с установленным расписанием. При сборе информации, особенно если не было возможности предварительно довести до участников технологического аудита из числа сотрудников организации цели и методы его проведения, консультант может пояснять содержание вопросов из анкет. В проведении интервью полезно участвовать двум консультантам, один из которых помогает фиксировать ответы, но, главное, наблюдает за его ходом, так как непосредственный интервьюер, загруженный формулированием вопросов, выслушиванием и регистрацией ответов, может пропустить какие-то детали, значение которых может быть осознано не сразу. Поэтому возможность консультантов сверить свои наблюдения бывает очень важной. Следует учитывать также, что именно в это время совместными усилиями интервьюируемого специалиста и консультанта вы можете получить ответы именно в такой форме, которая способствует преодолению трансляционных барьеров.