Страница 16 из 27
Эффективное использование рабочего времени
Об эффективном управлении временем написано изрядное количество книг. И подавляющее большинство из них от начала до конца посвящены только тому, как управлять своим рабочим временем. С одной стороны, я никогда не понимал, почему эффективно использовать нужно только рабочее время. Получается, важно только вкалывать, а на остальную жизнь наплевать? С другой – я не ставил перед собой цели написать еще одну книгу на ту же тему. Тем более что некоторые из уже изданных работ вполне толковые. Поэтому поговорим лишь о ключевых моментах, которые, на мой взгляд, могут оказаться интересными, да и полезными.
Ежедневник
Казалось бы, ежедневник – основной и самый простой инструмент для управления временем. Купить его можно в любом магазине канцтоваров, деловых подарков и в большинстве книжных магазинов. Однако нигде не учат, как пользоваться ежедневником. И в результате большинство сотрудников любого предприятия, которым ежедневник был бы весьма полезен, просто его (либо его аналоги – бумажные или компьютерные) не используют. Причем это касается не только рядовых сотрудников, но и значительной части руководящего состава! Это, конечно же, совершенно неприемлемо.
Попробую исправить данный недочет и рассказать о том, как эффективно использовать ежедневники. Прежде всего нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в сутках не расписаны и отсутствует календарь. Опять же не следует забывать, что, если Вы участвуете в статусных переговорах, ежедневник относится к числу аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики «Урюпинский печатник» стоимостью 35 рублей – не самая лучшая идея. На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства Nazareno Gabrieli. Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и выездные переговоры с клиентами, для слишком большого ежедневника обязательно потребуется сумка или портфель. А маленький легко поместится в кармане пальто.
При правильном использовании ежедневник надо носить с собой практически постоянно: на случай, если Вам придет в голову хорошая идея, которую стоит сразу же записать для дальнейшей реализации. Иначе она, скорее всего, улетучится, забудется. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете интересную книгу, чем во время рабочей текучки. Или, допустим, вечером Вам позвонил партнер – Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли его и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе, и в процессе разговора Вам приходит в голову отличная идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день, закрываете ежедневник и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было записать и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы ни находились и куда бы Вы ни ехали, при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка. У меня ручка всегда лежит в бумажнике (об этом мы еще поговорим, когда затронем тему личных финансов).
Таким образом, удобнее всего ежедневник карманного формата. Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает сразу после рождения, оттого что их не записали и не сохранили? А если ежедневник при Вас – впишите свою идею туда. Лучше всего в виде вопроса, поставленного на контроль. И Вы спокойны: теперь идея обязательно будет реализована. Если Вы ведете автомобиль, остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите мысль и спокойно езжайте дальше. Маневр займет всего несколько минут. А ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!
Особое предупреждение: во время дневного сна, о пользе которого мы говорили выше, ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы засыпаете, когда голова перегружена рабочими или личными вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакое промежуточное состояние, когда Вы вроде и не бодрствуете, но и заснуть до конца не можете), мозг работает над поставленными ему задачами. И – о чудо! – вдруг на Вас снисходит озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым: окончательная систематизация таблицы элементов произошла во сне. Подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто придет в голову толковая мысль, которая поможет продвинуть вперед решение важного вопроса. Но необходимость удерживать ее в голове, чтобы, не дай бог, не забыть до пробуждения, уже не даст Вам заснуть. Выход – сразу же записать идею в ежедневник и спокойно спать дальше. Главное, чтобы и ежедневник, и ручка были под рукой и Вам не приходилось вставать. Потом, когда выработается привычка, Вам даже не придется до конца просыпаться. Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут в дальнейшем неоценимую помощь.
Итак, одно из основных предназначений ежедневника: туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль. Причем вписываете сразу же в момент их возникновения.
А как заполняется ежедневник?
Прежде всего ежедневник предназначен для планирования дел, которые нужно выполнить в определенные дни и к определенному моменту времени, а также совместных мероприятий, в которых кроме Вас участвуют другие люди. Заполненный лист ежедневника может выглядеть так:
9:30–11:00. Подготовить коммерческое предложение для «Агро-Снаб»
12:30. Переговоры с «Агро-Снаб», ул. Строителей, д. 37, оф. 403
Доработать типовую презентацию комплекса «Веста» в PowerPoint
17:00. Совещание по рекламе.
– Предложить разработать серию из трех радиороликов по продвижению услуг автоклуба/аварийного комиссара.
– Будем ли мы участвовать в выставке Trade-Expo в декабре?
– Заказать новые статусные визитки!
ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала согласовать дизайн и самому выбрать бумагу, чтобы не получилось такого убожества, как в прошлый раз!
На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.
Наконец, самый серьезный вопрос на этот день – типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро-Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого-нибудь полезного дела.
Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.