Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Положение о службе хранения

Служба хранения выполняет:

♦ в части, завершающей приемку – размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их оприходование;

♦ в части, обеспечивающей хранение – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;

♦ в части, обеспечивающей отгрузку – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.

Если раскладка и отбор товаров происходит ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.

Положение о приемной комиссии

Если поступление товаров на склад предприятия является постоянным процессом – грузы поступают ежедневно небольшими объемами или еженедельными крупными партиями или ежемесячными количествами, требующими длительной приемки, то приказом по предприятию назначается постоянно действующая комиссия по приемке поступающих товаров и службы, обеспечивающие приемку – грузовая служба, лаборатория по проверке качества, служба оформления претензий и определяется порядок распределения техники и трудовых ресурсов. Если поступление товаров происходит периодически и постоянная приемная комиссия не требуется, то приказом по предприятию постоянные обязанности председателя приемной комиссии возлагаются на одного из руководителей, которому предоставляются полномочия назначать приемную комиссию по мере необходимости, привлекать обеспечивающие службы. В обоих случаях председателю приемной комиссии предоставляется право подписи документов, связанных с приемкой товаров, право привлекать сторонних специалистов или лаборатории для контроля качества, независимых экспертов и общественные организации. В обоих случаях назначение и состав приемной комиссии оформляются письменным приказом. В приказе отдельным пунктом указываются сотрудники, которым предоставлено право подписи приемных актов, протоколов проверки (анализа, тестирования) качества и претензий, для того, чтобы подписи этих членов комиссии имели законную силу для оприходования товаров или для предъявления претензий поставщикам и возможных арбитражных разбирательств.

Примерный состав приемной комиссии:

♦ председатель комиссии;

♦ товароведы;

♦ эксперты по качеству;

♦ работники для распаковки, перемещения, пересчета, взвешивания и т. д.;

♦ обработчики документации.

Председатель приемной комиссии организует выполнение следующих подготовительных работ:

♦ заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных), а также независимых экспертов в сложных и спорных случаях;

♦ подготовка оборудования для вскрытия тары, распаковки, анализов, тестирования или диагностики поступающих товаров;

♦ определение технологии и исполнителей приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу, соответствия сопроводительной документации договору закупки, подготовки претензий перевозчикам;

♦ определение технологии и сроков приемки товаров, подготовки материалов для претензий поставщикам;

♦ планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

♦ определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для приемки по количеству и качеству;

♦ определение порядка передачи принятых товаров для размещения и хранения;

♦ планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки.

При организации приемки по количеству предприятие-получатель обязано:

♦ создать для правильной и своевременной приемки продукции условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений продукции;

♦ обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции, хорошо знали Инструкцию П-6, а также правила приемки продукции по количеству, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими нормативными актами и договором поставки данной продукции;

♦ обеспечить точное определение количества поступившей продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);

♦ систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по количеству, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

При организации приемки по качеству и комплектности пред-приятие-получатель обязано:

♦ создать условия для правильной и своевременной приемки продукции, при которых обеспечивалась бы ее сохранность и предотвращалась порча продукции, а также смешение с другой однородной продукцией;

♦ следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

♦ обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, хорошо знали и строго соблюдали Инструкцию П-7, а также правила приемки продукции по качеству и комплектности, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

♦ систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена приемка продукции по качеству и комплектности, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

Полномочия для приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу обычно предоставляются экспедиторам, приемщикам груза, входящим в состав приемной комиссии, утвержденной приказом по предприятию и работающим совместно с грузовой службой.

Полномочия для приемки товаров от поставщиков по количеству предоставляются экспедиторам, товароведам, кладовщикам, включенным в состав приемной комиссии. В одних случаях приемкой целесообразнее заниматься представителям службы хранения (мелкий товар, дорогой товар, специфичный товар и т. п.), в других – экспедиторам (приемка товара на складе поставщика, лесоматериалы, металлопрокат, насыпные и наливные грузы и т. п.). Приемкой товаров от поставщиков по качеству всегда целесообразнее заниматься уполномоченным специалистам (товароведы, эксперты, специалисты по анализам и т. д.).

Положение о службе подготовки отправок

Если отправка товаров со склада предприятия является постоянным процессом – грузы отправляются ежедневно большими объемами, или еженедельными крупными партиями, или ежемесячными количествами, требующими длительной комплектации, то приказом по предприятию назначается постоянно действующие бригады или службы отборщиков, комплектовщиков, контролеров, упаковщиков обеспечивающие подготовку партий к отгрузке. В выполнении отгрузок участвуют следующие специалисты, группы специалистов и службы:

♦ кладовщики;

♦ начальники смен;

♦ диспетчеры;

♦ отборщики (комплектовщики);

♦ группа контролеров: товароведы, контролеры, лаборатория, служба испытаний, служба образцов и стандартов;

♦ группа оформления товаросопроводительной документации.

Эти бригады или службы передают полностью подготовленные партии грузов экспедиции, которая совместно с грузовой службой осуществляет отправку партий перевозчикам.

Положение о службе контроля

Контролеры по количеству проверяют количества товаров, поступившие от поставщиков, а также отобранные комплектовщиками для отправки. Контролеры по количеству – обычно сотрудники склада.

Контролеры по качеству проверяют качество поступивших или отобранных товаров по установленным правилам. Контролеры по качеству – чаще сотрудники отдела (лаборатории) качества.

После проверки партий контролерами дается разрешение на раскладку в зоне хранения или на комплектацию партий и упаковку.