Страница 2 из 7
Всегда думайте на бумаге. Написание фактически заостряет вашу мысль, стимулирует творчество и позволяет сосредоточиться лучше, чем если бы вы действовали по памяти.
Начните с составления общего списка дел, которые необходимо осуществить в долгосрочной перспективе. Потом этот список станет главной контрольной ведомостью вашей жизни. Дополняйте его по мере появления новых задач.
В начале каждого месяца составляйте список того, что должно быть сделано. Разбейте его на недели и укажите точные сроки начала и завершения поставленных на месяц задач. Наконец, самое главное, составьте план на день — лучше всего накануне вечером, чтобы ваше подсознание могло потрудиться над ним, пока вы спите.
Всегда работайте со списком. Если в течение дня возникнет новое дело, внесите его в список, прежде чем приступать к выполнению. Выполнив очередное задание, вычеркните его. Такое отслеживание прибавляет ощущение завершения и движения вперед. Вычеркивание выполненных пунктов служит хорошей мотивацией и придает энергии. Список, как таблица набранных баллов, заставляет почувствовать себя победителем. Он показывает, как далеко вы продвинулись и что нужно сделать завтра. В конце дня можно снова вернуться к списку и пометить галочкой то, что сделано. Это наполнит вас чувством удовлетворения и даст четкую картину состояния дел и задач на завтрашний день.
По данным экспертов в области управления временем, работа со списком повышает продуктивность на 25% в первый же день. Все, кто преуспевают, думают на бумаге и работают со списком.
Глава 4.
Применяйте метод АБВГД для расстановки приоритетов
Это один из самых мощных способов управления временем и расстановки приоритетов. Прелесть его в том, что он прост и легок в применении.
Для увеличения продуктивности в два раза абсолютно необходимо определить главную на данный момент задачу и заставить себя работать над ней до ее окончательного решения. Суть управления временем заключается в том, чтобы помочь вам вовремя определить главное дело.
Как только такое дело первостепенной важности установлено, подумайте о возможных последствиях в случае его выполнения или невыполнения. Важное дело имеет весомые последствия и в том случае, когда оно выполнено и когда не выполнено. Люди с высоким КПД всегда просчитывают возможные последствия во время планирования и организации работы.
По методу АБВГД до начала работы составьте список того, что нужно сделать. Внимательно изучите его и проставьте напротив каждого пункта соответствующую букву алфавита.
Буквой "А" помечаются очень важные дела. Они должны быть обязательно завершены, так как влекут серьезные последствия и в случае их выполнения, и невыполнения. Поставьте букву "А" напротив каждой важной задачи.
Задача, отмеченная буквой "Б", тоже требует выполнения, но она не так важна, как задача "А". Она также имеет определенные последствия, но недолговременные и не столь существенные.
Задача "В" — это такая задача, которую хорошо было бы выполнить, но за ней не стоят никакие последствия. Позвонить другу, выпить кофе, прочесть газету, поболтать с коллегой — все это приятные дела, но они никак не влияют на вашу карьеру и успех.
Правило здесь следующее: не стоит браться за дело "Б", пока не выполнено дело "А". Не приступайте к делу "В", пока не выполнено предыдущее. Другими словами, строго соблюдайте очередность выполнения своих дел.
Дело под буквой "Г" — это то, что можно делегировать кому-нибудь, кто справится с ним не хуже вашего. Правило предусматривает, что вы делегируете все, что только можно, чтобы высвободить больше времени для решения дел, отмеченных буквой "А".
Буква "Д" в этом контексте означает "долой". Эти дела столь малосущественны, что если их полностью вычеркнуть, то ничего не произойдет. Часто целенаправленное устранение малозначимых дел упрощает работу и оставляет больше времени на решение важных задач.
Расставив дела по принципу АБВГД, пройдитесь по списку еще раз и определите приоритетность задач, помеченных буквой "А". Напротив самой важной поставьте А1, следующая по значению — А2 и т.д. После этого незамедлительно приступайте к выполнению задачи "А1" и не отступайте, пока она не будет выполнена. Простая формула АБВГД способна удвоить продуктивность вашей работы.
Глава 5.
Отделите срочное от важного
Все, что вы должны сделать в течение дня, можно разбить на четыре группы, на дела срочные и не срочные, важные и не важные.
Задачи первой группы и срочные, и важные.
Их нужно решать сразу. Они у вас перед глазами. Срочные и важные дела, такие как звонки, встречи, переговоры с клиентами или форс-мажорные ситуации, почти всегда возникают не по вашей воле и составляют важную часть работы. Попытка отложить такие дела на потом только создаст вам серьезные проблемы. Многие тратят весь день на решение срочных и важных вопросов.
К второй группе относятся дела важные, но не срочные. Обычно с ними связаны большие долговременные последствия. Это такие дела, как работа над собой, совершенствование своих навыков и знаний, занятие физическими упражнениями и спортом, а также время, уделяемое семье. Важный и не срочный вопрос можно отложить. Однако он может оказать огромное влияние в долгосрочной перспективе. Не срочные, но важные дела рано или поздно становятся очень срочными, как, например, курсовая работа в институте, или отчет для начальника, или встреча с клиентом, с которым истекает срок контракта.
Третью группу составляют дела срочные, но не важные. Позвонить по телефону, поговорить с заглянувшим к вам коллегой, обсудить телевизионные передачи и т.п. Можно заниматься этим в рабочее время, но это никак не скажется на вашем успехе. Многие считают, что они работают, когда делают что-либо срочное и не важное. На самом деле это большая трата времени, способная разрушить вашу карьеру и ваш потенциал.
Последняя группа состоит из не срочных и не важных дел. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин. Эти дела ничего не дают ни вашей компании, ни вам лично для достижения поставленных целей.
Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.
Всегда задавайте себе вопрос: "Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Что произойдет, если я ее не выполню вообще?" Ответы на эти вопросы должны лечь в основу выбора приоритетов.
Глава 6.
Следуйте закону принудительной эффективности
Этот закон гласит: на все времени никогда не хватает, но его достаточно для самого важного. При решении сложной задачи, когда вы испытываете сильный прессинг, необходимо собраться, довести дело до конца и сделать работу вовремя. Многие не могут заставить себя выполнить задание в срок а потом утверждают, что лучше всего работают под давлением. Однако никто под давлением лучше не работает. Это лишь попытка оправдать свое неумение управлять временем. Когда вы испытываете прессинг, вы не только подвергаетесь стрессу, но и делаете больше ошибок. Часто из-за этих ошибок работу потом нужно переделывать.
Есть четыре вопроса, которые необходимо задать себе, чтобы повысить свою эффективность и удвоить продуктивность.
Спросите себя перед тем, как взяться за работу: "Как использовать время с максимальной пользой? Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне? Что наиболее выгодно мне и моей компании?" Поговорите с начальником и коллегами. Узнайте их мнение. Вы должны абсолютно точно ответить на эти вопросы и все время посвятить тому, что принесет наибольшую пользу.