Страница 6 из 63
Чтобы определить, не давят ли на вас какие-либо внешние ограничения, ответьте «Верно» или «Неверно» на следующие утверждения:
1. Когда в вашей компании начинаются сокращения, вам в наследство достаются обязанности уволенных сотрудников.
2. Недавно ваша компания прошла через процесс слияния или изменения основных бизнес-процессов.
3. Вы начали собственный бизнес.
4. Сейчас ваш бизнес находится в стадии быстрого роста.
5. Вы — мама или папа, работаете полный день и заботитесь о пожилых родителях.
6. В день вы получаете больше сотни сообщений по электронной и голосовой почте.
7. Вы чувствуете напряжение из-за необходимости постоянно отвечать на письма или факсы.
8. Вы не можете справиться с обновлениями и изменениями вашей компьютерной системы.
9. На работе вы страдаете от постоянных помех.
10. Ваша работа связана с жестким соблюдением сроков.
11. Ваша работа связана с очень большим количеством документов и бумаг.
12. Ваша работа — непрерывный бизнес, он действует 24 часа в сутки.
13. Ваше рабочее место недавно переместилось из отдельного кабинета в общую рабочую комнату.
14. Вы находитесь посреди переходного процесса, например изменений в карьере, изменения направления вашего бизнеса, развода, переезда или создания семьи.
15. Недавно в ваш дом или офис кто-нибудь переехал.
16. У вас исключительно неорганизованный шеф, который постоянно нарушает ваш рабочий график.
17. Ваш супруг, ребенок или сосед по комнате — страшный неряха и не заботится о поддержании порядка.
18. Ваш подчиненный организует вещи совершенно не так, как вы, и все время пренебрегает вашей системой.
19. Вы живете в тесной квартире, где очень мало или вообще нет места для хранения.
20. Вы работаете в тесном офисе, где очень мало или вообще нет места для хранения.
Используйте эту таблицу, чтобы определить, не приходится ли вам бороться с препятствиями, которые созданы не нами, и какие действия нужно предпринять чтобы с ними справиться.
Внешний фактор № 1. Нереалистичная рабочая нагрузка
Однажды я читала лекцию о тайм менеджменте сотрудникам агентства недвижимости. В середине лекции я почувствовала почти осязаемое сопротивление. Я остановилась и спросила слушателей, в чем его причина. Они сказали, что недавно компания существенно сократила штат, и в результате стало совершенно невозможно справляться с рабочей нагрузкой. Графики встреч удвоились, проекты выросли в четыре раза, а количество людей, которых нужно было контролировать, увеличилось многократно. Им нужны были не новые приемы по организации, а чудесное избавление от напряженной ситуации, которую, очевидно, создали не они.
Сегодня все больше компаний проходят через сокращения и интенсификацию размеров, все чаще в семьях работают оба супруга, все большую популярность приобретает ведение бизнеса из дома. Вследствие всего этого рабочие перегрузки неизбежно становятся все более распространенным феноменом. Если вы пытаетесь втиснуть восемьдесят часов работы в шестьдесят часов рабочей недели, то наверняка страдаете от рабочих перегрузок.
Чтобы увидеть действительную картину того, насколько реалистична ваша рабочая нагрузка, в течение одной-двух недель проследите, на что вы тратите время. Разделите страницу в тетради на две колонки. Записывайте в левой колонке каждую задачу, которую выполняете. В правой колонке записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, но вы никак не доберетесь до них (вместе с самыми смелыми предположениями о том, сколько времени это может потребовать). Когда вы закончите, этот список поможет выявить, в каких случаях вы используете время не лучшим образом, а также совершенно четко покажет, сколько рабочих часов вам необходимо на самом деле.
Что делать дальше, зависит от ситуации. Если вы — сотрудник корпорации, то можете поделиться своими открытиями с шефом, чтобы он реально увидел вашу ситуацию и вместе с вами поучаствовал в «мозговом штурме» по поводу возможных решений. Если вы сами себе хозяин, то, возможно, можете контролировать развитие своего бизнеса или нанять дополнительный персонал. Если вы работаете и в то же время заботитесь о детях, престарелых родителях или о ком-то еще, внимательно рассмотрите все свои домашние заботы. Может быть, от некоторых из них можно отказаться (так ли уж необходимо мыть полы каждый день)? Вероятно, можно делегировать ответственность за выполнение некоторых обязанностей другим членам семьи или кого-либо нанять.
Внешний фактор № 2. Высокие темпы жизни и новые технологии
С каждым днем жизнь, окружая нас множеством возможностей, заставляет работать лучше, двигаться быстрее и знать больше. Сложно не потерять голову в этой безумной гонке. Чтобы этого не произошло, очень полезно время от времени устраивать себе перерыв, думать, прежде чем действовать, и иногда говорить «нет».
Это невозможно? Тогда подумайте вот о чем.
То, что вы можете работать 24 часа в сутки, не значит, что вы должны это делать. Возможность поместить свой календарь в компьютер вовсе не означает, что вы должны это делать. Из того, что секунду назад вы получили факс или e-mail, не следует, что вы обязаны немедленно на него отвечать. Каждый год выходит в свет 15 000 периодических изданий и 50 000 книг, но это совершенно не означает, что вы обязаны прочесть хотя бы часть из них.
Подпишитесь на два или три издания, которые считаете самыми ценными для себя, и оставьте остальные в покое. Задайтесь целью читать одну-две книги в месяц по тщательно отобранным темам.
Вечное движение на работе или ради развлечения рано или поздно истощит вас. Пусть информация остается доступной в любой момент, но будьте реалистичны относительно того, сколько информации вы в состоянии обработать. Помните, технологии — это инструмент. Чтобы овладеть новым навыком и поддерживать его, нужно потратить немало времени и денег. Подумайте об этих инвестициях, прежде чем купить новую модную программу или техническое приспособление. Пусть к покупке приведет необходимость, а не что-либо другое. (Дополнительные приемы по технологии «приручения» времени описаны в Части III.)
Внешний фактор № 3. Переходный период
Один предприниматель попросил меня помочь ему в реорганизации его компании, штат которой в течение нескольких месяцев должен был вырасти с двух до шести человек. Он хотел перепланировать пространство, чтобы разместить новый персонал. Проблема была в том, что он не очень хорошо себе представлял, в чем будет состоять его новая роль. Например, он не был уверен в том, куда следует поставить его стол. Нужно ли ему находиться в центре, чтобы иметь максимальный контакт с персоналом, или лучше отвести себе отдельный кабинет, чтобы иметь личное пространство? Он смутно представлял себе, каким должно быть разделение задач. В конце концов мы решили выждать несколько месяцев, чтобы посмотреть, какие именно новые роли и взаимоотношения будут возникать. Только после этого нам удалось создать систему организации, которая имела смысл и работала.
Его ситуация не так уж необычна. Каждый раз, переживая значительные перемены, мы проходим через разрушение существующей системы организации пространства. И это неизбежно: нам приходится иметь дело с новыми условиями и окружением и требуется время, чтобы обработать информацию и ясно увидеть, что и как нужно организовывать. Вот некоторые распространенные переходные периоды:
• Переезд.
• Женитьба.
• Рождение ребенка.
• Ребенок идет в школу.
• Окончание школы.
• Выход на пенсию.
• Болезнь или смерть любимого человека.
• Поиск работы.
• Слияние предприятий.
• Быстрый рост бизнеса.
• Изменение карьеры.