Страница 7 из 10
В итоге получаем граф проблем организации, из которого становится ясно, чем ей следует заниматься в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема требует, как правило, стратегических решений.
К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но оценки, лежащие в основе этого подхода, содержат погрешности субъективных суждений экспертов.
Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в виде схемы, представленной на рис. 4.3.
Этап 1. Общее знакомство с проблемой, составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например: общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.
Этап 2. Установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на ее наличие.
Например: не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.
Этап 3. Сбор факторов, подтверждающих «симптомы»: выявление причин возникновения проблемы.
Например: воровство сырья и полуфабрикатов, нерациональные запасы на складах, рост цен на материальные ресурсы, нерациональная деятельность отдела сбыта и т. п.
Этап 4. Истолкование факторов (анализ всей релевантной[13] информации).
Например: рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.
Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его совершенствовать по мере выявления и накопления факторов.
При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:
• сбор и анализ данных, которые представляют недостатки системы;
• описание и анализ подсистемы, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценку входа в подсистему на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность;
• определение обратной связи, что даст возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы;
• попытка установить зависимость элементов и свойств подсистемы в соответствии с очевидной, логической или причинной связями между ними;
• представление полной системы, в которой данная проблема является только частью;
• попытка связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.
Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.
Этап 5. Формулирование проблемы. Этот этап включает следующие шаги:
• составление исходной формулировки проблемы;
• ее осмысление в отношении различных частей проблемы;
• осмысление факторов, которые ее касаются;
• общее уточнение исходной формулировки проблемы – например, отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств.
Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой, так как в ходе анализа и на его основании многие первоначальные положения могут быть пересмотрены или уточнены.
Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами.[14] В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, какую проблему решать в первую очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.
Пример построения графа проблем с целью выявления корневой проблемы предприятия приведен на рисунке 4.4.
18 – нет стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение квалификации кадров;
34 – низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты;
36 – система оплаты труда недостаточно мотивирует работников;
37 – отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности;
38 – неравномерна загрузка инженерно-технических работников (ИТР) – есть «случайные» люди;
39 – отдел кадров не ведет базу данных «лучших» сезонных рабочих;
46 – расположение дорожного ремонтно-строительного управления (ДРСУ) в г. Владимире при подъеме экономики ведет к оттоку квалифицированных кадров.
4.2. Целеобразование в организациях
Конкурентное преимущество возникает не потому, что мы идем по дорожке, успешно протоптанной другими, а потому, что мы идем по дорожке, не доступной другим.
Если целеполагание системы определяется как сочетание целей существования каждого ее элемента (создание системы целей), то создание структуры целей системы позволяет описать структурно-функциональную зависимость элементов в целом образовании (системе). Определение такой зависимости является основой для выявления закономерностей структурного образования конкретной системы и описания ее формальными методами системного анализа.
Описание системы в виде структуры целей, их связей и отношений лежит в основе системного исследования любого сложного объекта, изучения его состояния, поведения и управления процессом его движения к образу идеального состояния.[15]
Организация как смешанная система относится к многоцелевой системе. Одна из возможных моделей целей системы приведена в табл. 4.1.
Таблица 4.1
Модель состава целей
Данная таблица необходима для того, чтобы продемонстрировать положение, в соответствии с которым содержание целей системы меняется в зависимости от объекта и предмета целеобразования. Другая ее задача – показать, на что могут быть направлены цели.
Таблица показывает, что организация как система стремится к пассивной устойчивости и не зависимому от внешней среды существованию. Внешняя среда организации в лице конкурентов и потребителей продукта (услуги) вынуждает организацию реагировать на их запросы методом оперативного управления. В том случае, если субъекты управления ставят перед собой цели, ориентированные на будущее и способные изменить внешнюю среду, то организация способна инициировать необходимые ей события для совершения прорыва и наступления на конкурентов.
Таким образом, содержание целей определяется не только субъектом управления, но и самим объектом и предметом целеобразования. Например, цель повышения производительности труда определяется не только амбициями менеджеров, но и квалификацией работников организации и их техническим оснащением.
4.3. Построение дерева целей
Цель – это не судьба, а направление пути. Это не обязанность, а обязательство. Она не определяет будущее, а мобилизует ресурсы и силы компании, чтобы строить его.
Универсальных правил постановки целей не существует. Основные требования, предъявляемые к формулированию целей, – конкретность, точность, полнота и отсутствие противоречий.
Конкретность целей обеспечивается предметной направленностью, адресностью и временной определенностью (задается начало, конец и порядок достижения целей). Например: рост производительности труда в технологии упаковки товара на 6 % в течение двух лет.
13
От relevant – «относящийся к делу» (англ.).
14
Лапыгин Ю.Н. Теория организации: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 244.
15
Алексеева М.Б., Балан С.Н. Основы теории систем и системного анализа: Учеб. пособие. – СПб.: СПбГИЭУ, 2002. С. 54.