Страница 4 из 8
...
На практике мне не раз приходилось сталкиваться с ситуациями, когда:
• отгрузка продукции осуществлялась представителю покупателя без предъявления доверенности на получение продукции и передачи ее оригинала поставщику. Отсутствие оригинала доверенности у поставщика в случае просрочки клиентом оплаты и последующего судебного спора чревато рядом сложностей. Наиболее значимой проблемой в такой ситуации становится доказывание факта того, что продукция была передана покупателю (в лице его работника или представителя нанятой покупателем транспортной компании), а не какому-то лицу, которое не имеет связи с покупателем. Отсутствие возможности доказать факт передачи продукции полномочному представителю покупателя означает отсутствие правовой возможности взыскать долг в судебном порядке;
• в товарно-транспортной накладной не ставилась отметка о получении продукции, что также приводило к серьезным проблемам, связанным со сложностью, а в некоторых случаях невозможностью доказывания факта получения покупателем продукции;
• акт выполненных работ не оформлялся вообще в связи с отсутствием претензий со стороны заказчика к качеству и срокам выполненных работ либо подписывался лицом, не имеющим полномочий на их приемку, что создавало сложности доказывания факта надлежащего исполнения подрядчиком (исполнителем) своих обязательств и наличия обязательств у заказчика оплатить выполненные работы (оказанные услуги).
В-пятых, в компании не налажен процесс мониторинга и контроля за исполнением клиентами обязательств по оплате, что порой приводит к тому, что никто не может оперативно ответить, каков по состоянию на сегодняшний день размер дебиторской задолженности, а также какая ее часть является плановой, а какая – просроченной.
И наконец, все обозначенные проблемы дополняются отсутствием технологии работы с просроченной задолженностью и взыскания долгов, что приводит к «изобретению велосипеда» в каждом случае, когда компания сталкивается с образованием у клиента непогашенного вовремя долга.
В итоге ООО «Торговая компания “Металл”» будет работать до того момента, пока несколько крупных или множество мелких безнадежных к взысканию долгов не подпишут фирме смертный приговор. [8]
Если в описанной компании вы узнали какие-то аспекты работы вашего бизнеса, то пришло время поговорить о том, как сделать все правильно. Однако до того, как мы перейдем к этому, выполните практическое задание.
Практическое задание № 1
Подумайте и запишите ответы на следующие вопросы:
Есть ли в вашей компании проблемы с «дебиторкой» и долгами? Если есть, то какие? Вспомните, как давно они у вас начались, к каким последствиям приводили раньше и приводят в настоящее время?
Выполнение практических заданий является важным моментом в работе с книгой, поскольку оно позволяет найти применение прочитанному материалу в вашей практической деятельности. Будет здорово, если вы заранее спланируете время для выполнения практических заданий. Также вам потребуется создать в компьютере специальный файл для заметок и выполнения заданий. Если вы предпочитаете работать, записывая мысли на бумаге, то заведите для выполнения практических заданий и заметок специальный блокнот или скоросшиватель с несколькими чистыми листами.В процессе выполнения практических заданий вы можете обращаться ко мне за помощью как юристу и/или бизнес-консультанту.
Как решить проблемы? Построить систему!
Хотя образование дебиторской задолженности в бизнесе – вещь почти неизбежная, это отнюдь не означает, что можно махнуть на нее рукой и спать спокойно. Как раз наоборот. Для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать – опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений.
Возникает вопрос: грамотно работать – это как?
Ответ прост: необходимо грамотно отрегулировать в компании систему работы с клиентами. А затем осуществлять контроль, включая проверку соблюдения сотрудниками условий предоставления отсрочек платежа, мониторинг входящих платежей и соблюдение сотрудниками жесткого механизма взыскания просроченной дебиторской задолженности.
Важно не просто отрегулировать все моменты работы с клиентами, а свести в систему взаимосвязанных и согласованных друг с другом процессов, благодаря которым организация сможет добиться запланированных результатов.
Почему важно создать именно систему, а не решать отдельно взятые проблемы? Ключевой особенностью системы является то, что она имеет свойства, которые не равны сумме свойств отдельных ее элементов. Соответственно позитивный эффект при системном и комплексном подходе будет на порядок выше, нежели при улучшении отдельно взятого процесса.
Большинство же компаний, сталкиваясь с появлением проблем с «дебиторкой», решают их по методу «затыкания дыр». [9] Подобный метод дает весьма посредственный результат. Ведь усилия направлены лишь на решение имеющейся проблемы, а не на причины, ее породившие. Например, растет и постоянно имеется просроченная «дебиторка» – принимают в штат компании юриста или обращаются к адвокату. Хотя более правильно было бы посмотреть и оптимизировать процессы:
• проверки благонадежности клиента до заключения сделки;
• оценки платежеспособности клиента и возможных рисков.
А также необходимо проанализировать систему мотивации сотрудников коммерческого отдела. В тех случаях, когда оплата труда торгового персонала построена исключительно на показателях общего объема продаж, без привязки к факту оплаты, людям важно «спихнуть» товар, работы или услуги – и не важно, заплатит за них клиент или нет, ведь на их заработке это не отразится.
Описанные действия позволят «подстелить соломку» в необходимых местах и тем самым снизить количество возможных проблем или вовсе их предотвратить. [10]
...
В ходе семинаров, которые я провожу по вопросам управления дебиторской задолженностью и взыскания долгов, некоторые участники говорят, что, по их мнению, на сегодняшний день нет компаний, которые бы платили сотрудникам отделов продаж только за объем отгруженной продукции. Возможно, в компаниях, в которых они работали или работают, таких недочетов уже давно не существует или не было вовсе. Однако в ходе своей профессиональной деятельности я периодически сталкиваюсь с компаниями, в которых сотрудники, занимающиеся продажами, «сидят» только на окладе либо в дополнение к окладу получают бонусы за объемы продаж, без привязки к поступлению оплаты от клиентов. Нередко подобная система оплаты труда встречается в организациях и на предприятиях, где основной костяк руководителей привык к советскому стилю управления и продолжает придерживаться его, проведя лишь небольшой «косметический ремонт» организационной структуры и системы управления предприятием.
Эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на процессном подходе, а также принципах системности, комплексности. Системный подход позволяет устранить причины, из-за которых происходит образование «дебиторки».
Целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.
При этом крайне важно, чтобы собственник и руководство компании были заинтересованы в системном решении вопросов с «дебиторкой». Если «сверху» не будет поддержки и понимания необходимости комплексного регулирования вопросов с долгами, то все усилия внутренних специалистов компании (юристов, бухгалтеров, безопасников и т. п.) либо приглашенного консультанта будут напрасными.