Страница 12 из 89
• оценивайте эти свои способности трезво еще до момента прихода в компанию;
• если совладельцы в своих разногласиях начинают раздирать вас на части, лучший выход – покинуть компанию. Помните народную мудрость: «Двое дерутся – третий не мешай». Как правило, в такой ситуации, даже в случае примирения сторон, в конечном итоге «внутренним врагом» будет объявлен именно тот, кого каждая из сторон пыталась перетянуть к себе.
Если владелец бизнеса – государство, то директор по персоналу должен приготовиться к роли политика. Государство – владелец неосязаемый, действует через «подставных лиц» – государственные органы, уполномоченные государством управлять государственной собственностью. Соответственно надо обладать определенными политическими навыками, чтобы с этими органами успешно взаимодействовать.
В первой главе мы рассмотрели наиболее общие, вводные вопросы. А теперь перейдем к основному. И начнем с того, без чего кадровой работы практически не существует – с кадрового учета и кадрового делопроизводства. А также рассмотрим проблемы, связанные с автоматизацией процессов управления персоналом.
2. «Осмотрелись – надо окапываться»: кадровый учет и кадровое делопроизводство
Кто, по-вашему, этот мощный старик? Не говорите, вы не можете этого знать. Это – гигант мысли, отец русской демократии и особа, приближенная к императору.
Илья Ильф и Евгений Петров. «Двенадцать стульев»
2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства
2.2. «Статистика – дело тонкое»: формы и бланки кадрового учета
2.3. «Что можно понять, просматривая формы отчетности?»: как организовать и применять кадровые отчеты
2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет
2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения
2.6. «Закон и порядок»: с какими законами работает директор по персоналу
2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции
2.8 «Куда нам всё это складывать»: 10 советов по архивной работе
2.9. «Нажми кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету
2.10. «Заграница нам поможет»: как работать с иностранными гражданами на территории РФ
Эту главу не надо читать от корки до корки, здесь специально собраны все материалы, которые занимают 80 % рабочего времени и называются в обиходе «текучкой». Мы советуем обращаться к ней в случае, когда нужно получить совет или найти нужный материал. Тем не менее в данной главе вы найдете практически все для того, чтобы на первом этапе сформировать свой собственный отдел кадров и начать первые шаги к формированию службы персонала.
2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства
Бюрократия – это клей, смазывающий колеса прогресса.
Джеймс X. Борен
В этом разделе мы не хотим много и долго рассказывать о том, как необходимо в любой организации делопроизводство и правильное оформление документации. На каждом кадровом семинаре по делопроизводству именитые лекторы с упоением рассказывают о ценности и важности делопроизводства в организации. Приводятся десятки и сотни аргументов, из которых можно сделать вывод о том, что делопроизводство является почти основным видом деятельности в любой компании. Так ли это, судить не беремся, а просто приведем некоторую классификацию делопроизводства, которая, на наш взгляд, поможет разобраться с вопросами о необходимости того или иного документа.
Итак, делопроизводство подразделяется на внутреннее и внешнее. Внутреннее делопроизводство ведется, как можно догадаться из названия, внутри компании и представляет собой единую систему управленческой документации по всем вопросам деятельности компании. Внутреннее делопроизводство включает:
• управленческую документацию;
• финансовую документацию;
• бухгалтерскую документацию;
• кадровую документацию;
• производственную документацию;
• маркетинговую документацию;
• логистическую документацию;
• коммерческую документацию;
• документацию по качеству и сертификации продукции;
• документацию по управлению персоналом.
Внешнее делопроизводство частично входит в единую систему управленческой документации и ведется в силу необходимости поддержания контактов организации с внешней средой и информационного обмена между хозяйствующими субъектами, государственными и некоммерческими организациями. К нему относятся:
• переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;
• бухгалтерская отчетность;
• аудиторские заключения;
• маркетинговая и рекламная документация;
• коммерческая документация.
Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.
Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.
• Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).
• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
• ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).
• Общероссийский классификатор управленческой документации.
• ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).
• Трудовой кодекс Российской Федерации.
Это далеко не полный перечень регламентирующих документов, распоряжений и постановлений.
Рекомендуемое делопроизводство может иметь любые размеры и содержать в себе все типы документации. Как правило, это локальные нормативные и регламентирующие акты, которые принимаются внутри организации с целью оптимизации и упорядочения деятельности по различным вопросам. Такими документами в сфере управления персоналом могут быть:
• Положения об отделах и службах;
• Положения о кадровом документообороте;
• Положения корпоративной политике в области управления персоналом;
• Положение о нормировании труда;
• Положение о кадровом резерве и другие.
Законодательно закрепленной необходимости в таких положениях и регламентах нет, но по мере роста организации возникает все большая необходимость в оптимизации деятельности и снижении издержек на персонал. Необходимость разработки и принятия таких положений определяется внутренней системой управленческого учета и отчетности, принятой в организации.