Страница 22 из 32
НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)
Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции:
Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.
С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:
контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;
оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;
оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.
Подтверждение заказа и счет проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.
А – название дилера;
В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания;
С – номер заказа;
D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией;
Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами;
F – дата;
G – страница;Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.
Примечания:
1. В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например:
2. В случае “ненормальных” количеств к номеру позиции добавляются значки:
I – номер, под которым поставляется деталь;
J. – код изменений;
К – название детали.
Примечание.
В случае если заказанный номер не тот, под которым деталь поставляется, заказанный номер будет указан в скобках в следующей строке,
L – количество, которое будет поставлено;
М – цена за единицу;
N – сумма – цена, умноженная на количество;О – ожидаемая дата отгрузки.
КОДЫ ИЗМЕНЕНИЙ
Отчет о состоянии заказа (OSR – order status report). Отчет о состоянии (ходе выполнения) заказа может быть выслан по запросу дилера в течение определенного периода. Каждая заказанная позиция отслеживается компьютерной системой. Ожидаемая дата готовности к отгрузке (ECRD – Expected Cargo-Ready Date). Отчет о состоянии заказа показывает ожидаемую дату готовности к отгрузке по каждой позиции. Имеется в виду, что к этой дате все операции по отбору и упаковке заказанных позиций будут завершены. Не следует путать дату готовности к отгрузке (ECRD) и график отплытия судов (ETD), так как после готовности груза он хранится в зоне отгрузки склада в ожидании отгрузки по лучшему графику.
Ожидаемая дата готовности к отгрузке определяется следующими факторами:
текущее состояние запаса; среднее время физической обработки товара от приемки до раскладки поступившего, от распределения до отбора и от отбора до упаковки; согласованное время поставки от размещения заказа у поставщиков до получения их в компании; важность ожидаемой даты готовности к отгрузке.
При распределении компьютер присваивает высший приоритет заказам, у которых ожидаемая дата готовности к отгрузке наступает ранее, при прочих равных условиях.
Маркировка ожидаемой даты готовности к отгрузке. Ожидаемая дата готовности отмечается по каждой позиции следующим образом:
FILLED: Все заказанные количества удовлетворены.
КОЛИЧЕСТВО: Подтверждено только возможное количество по наличию.
*****: На момент отчета дата не установлена.
ДАТА: Указывается, если заказанные количества еще не подтверждены.
А – код Дистрибьютора, присваиваемый Компанией;
В – дата регистрации заказа – ввод в систему обработки;
С – способ отгрузки;
D – размер скидки в процентах;
Е – номер позиции по заказу;
F – номер детали, которая поставляется;
G – код изменения – указывается, если номер поставляемой детали не тот, который заказан;
Н – количество подтвержденное;
I – ожидаемая дата готовности к отгрузке.
Примечание. Дата может меняться по самым неожиданным обстоятельствам. Поэтому чем позднее дата отчета, тем точнее дата готовности.
J – количество, оставшееся неподтвержденным и включенное в бэк-ордер (back-order) для закупки и последующей поставки;
К – количество, подтвержденное по наличию;
L – количество в процессе упаковки;
М – количество, отгруженное на дату отчета;
N – дата отгрузки;О – номер счета.
Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.
Процесс обработки заявок
Дифференциация заказов
Концепция Lean Manufacturing [16] рассматривает предприятие как открытую систему, важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно не обещать заказчикам невозможного, а настраивать их на реальные сроки поставок, на реальную степень удовлетворения их спроса, на возможную отгрузку неполных количеств с последующей допоставкой, на необходимость предварительных заказов. Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.