Страница 9 из 13
Следующий этап – это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется «с нуля» (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков предназначена команда главного меню Предприятие ▶ Ввод начальных остатков (также можно воспользоваться ссылкой Ввод начальных остатков, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие).
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.
ПРИМЕЧАНИЕ
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Чтобы ввести документ, выберите соответствующую команду в главном меню программы или ссылку – в панели функций. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, выполните команду главного меню Касса ▶ Приходный кассовый ордер, или выберите в панели функций на вкладке Касса ссылку Приходный кассовый ордер. Для оформления документов, отражающих движение безналичных денежных средств (платежные поручения, платежные требования, платежные ордера) предназначены соответствующие команды меню Банк, документы по учету основных средств формируются в разделе ОС, по учету нематериальных активов – в разделе НМА, по учету движения товарно-материальных ценностей – в разделах Покупка, Продажа и Склад, и т. д. Более подробно порядок ведения документации в программе «1С Бухгалтерия 8» рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.
Однако в некоторых случаях приходится формировать проводки и вручную (например, для проведения бухгалтерских справок, а также в иных случаях), и это можно сделать в журнале хозяйственных операций, для открытия которого предназначена команда главного меню Операции ▶ Журнал операций (также можно воспользоваться ссылкой Журнал операций, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие). Чтобы просмотреть все сформированные вручную проводки, выполните команду главного меню Операции ▶ Операции, введенные вручную (в данном режиме также можно формировать проводки вручную).
Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата, и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок осуществляется с помощью команды главного меню Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца.
Говоря о бухгалтерских проводках, нельзя не отметить такой полезный и функциональный инструмент, как механизм типовых операций. По своей сути типовая операция – это шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского учета. С помощью типовых операций вы можете:
♦ оперативно отражать в учете наиболее популярные и часто используемые хозяйственные операции;
♦ выполнять тонкую настройку бухгалтерских проводок, используемых в типовой операции;
♦ указать условия формирования бухгалтерской проводки (если условие не выполняется, то проводка сформирована не будет);
♦ настроить формулу автоматического расчета суммы операции;
♦ определить перечень параметров, отдельно запрашиваемых при каждом вводе типовой операции;
Помимо перечисленных, с помощью механизма типовых операций можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями организации учета на конкретном предприятии.
Перечень типовых операций формируется в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Операции ▶ Типовые операции или выбирается в окне списка справочников (рис. 1.20). Отметим, что программа поставляется с предварительно заполненным данным справочником, однако вы можете добавлять и редактировать типовые операции его по своему усмотрению.
Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С Бухгалтерия 8» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности – бухгалтерской, налоговой, регламентированной, а также произвольных форм и видов. Для работы с отчетами предназначены команды меню Отчеты, а также подменю Операции ▶ Регламентные операции ▶ Справки-расчеты. Отметим, что на вкладках панели функций имеются ссылки для быстрого перехода в режим настройки и формирования соответствующих отчетов (например, на вкладке Касса находятся ссылки для формирования отчетов по кассе, на вкладке Зарплата – для получения отчетов по зарплате, и т. д.). Для перехода в режим формирования регламентированной отчетности используйте команду главного меню Отчеты ▶ Регламентированные отчеты.
Таковы основные этапы работы с программой «1С Бухгалтерия 8». Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд меню Сервис и Операции, причем некоторые из них доступны только в режиме полного интерфейса (о том, как переключать интерфейс, говорилось в начале данного раздела).
Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?
Чтобы быстро ввести исходные данные и определить основные параметры учетной политики, рекомендуется использовать специальный механизм – Стартовый помощник. С его помощью вы можете последовательно, в поэтапном режиме ввести необходимый минимум информации, причем Стартовый помощник будет постоянно давать вам подсказки и рекомендации.
Наряду с этим, использование Стартового помощника необязательно: вы можете ввести все необходимые данные позже, в других режимах работы. Но в этом разделе приводится описание именно этого способ ввода исходных данных, поскольку он очень удобен, прост, эффективен, а потому – очень популярен не только у новичков, но и у более опытных пользователей программы.
Окно Стартового помощника выводится на экран по умолчанию при первом запуске программы. Также его можно вызвать можно вызвать с помощью команды главного меню Справка ▶ Стартовый помощник.