Страница 4 из 8
✓ "Шаблоны проводок";
✓ "Виды субконто";
✓ "Значения субконто";
✓ "Дополнительные проводки".
В эту же группу включена обработка формирования цен для подстановки в документы и отчеты.
Справочники-классификаторы организованы в виде перечня возможных значений и выполняют вспомогательные функции:
✓ "Информация о населении ОКИН";
✓ "Страны мира ОКСМ";
✓ "Профессии и должности ОКПДТР";
✓ "Специальности по образованию ОКСМ";
✓ "Валюты";
✓ "Виды вычетов";
✓ "Виды доходов";
✓ "Документы, удостоверяющие личность";
✓ "Образовательные учреждения".
Вспомогательные справочники предназначены для ведения штатного расписания:
✓ "Подразделения";
✓ "Должности".
Справочники в программе бывают двух видов: иерархические (рис. 2.6) и простые (рис. 2.7). Иерархические справочники позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы, а простые — нет. Все справочники объектов учета имеют иерархическую структуру. Связано это с тем, что с помощью этих справочников в программе организован аналитический учет, а по каждой группе можно получить дополнительную аналитику. Эта дополнительная аналитика будет рассмотрена в главе 7.
Общие приемы работы со справочниками
Как видно из рис. 2.6, иерархический справочник "Сотрудники" состоит из двух частей: схемы справочника и содержимого группы справа. При открытии справочника схема свернута в название справочника со значком "+" слева. Чтобы развернуть схему, необходимо щелкнуть мышью на значке "+". Наличие значка "+" возле значка папки
означает, что в группе есть подгруппы и т. д. Открыть папку (группу) можно двумя способами:
✓ двойным щелчком мыши на значке папки
желтого цвета в левой части окна справочника;
✓ двойным щелчком мыши на значке папки
в правой части справочника.
Рис. 2.6. Пример иерархического справочника
Рис. 2.7. Пример простого справочника
Значок
голубого цвета означает простой элемент справочника, т. е. сам объект учета. Пользователь может задавать различные действия в справочнике, используя:
✓ меню Действия ;
✓ панель инструментов;
✓ контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной команды;
✓ комбинации клавиш, эквивалентные действиям.
Пункты меню Действия (рис. 2.8) сопровождаются соответствующей комбинацией клавиш и имеют на панели инструментов эквивалентные кнопки (рис. 2.9). Начинающие не помнят назначения кнопок на панели инструментов и, как правило, пользуются меню Действия . С опытом приходит и знание кнопок на панели инструментов. Продвинутые пользователи пользуются комбинациями клавиш.
Рис. 2.8. Меню Действия
Рассмотрим панель инструментов справочника (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Панель инструментов справочника
Для задания какого-либо действия необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующем значке.
Редактирование справочника
Перенос элемента из группы в группу
Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить новый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнимательность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Для того чтобы перенести элемент из группы в группу, необходимо выполнить следующую последовательность действий:
1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.
2. В дереве выбрать группу, в которую требуется перенести.
3. Выбрать пункт Перенести в другую группу из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку Перенести в другую группу на панели инструментов или комбинацию клавиш <Ctrl>+<F5>.
Добавление элемента
Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки, пользователь задает добавление одним из следующих способов:
✓ в меню Действия выбрать пункт Новый ;
✓ нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новый ;
✓ нажать кнопку Новая строка на панели кнопок;
✓ нажать клавишу <Ins>.
При заполнении параметров нового объекта после ввода необходимо нажать клавишу <Enter>.
Добавление группы
Группы используются не только для удобства хранения и поиска элементов, но и для получения дополнительного анализа, поэтому разбиение на группы крайне важно. Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа. Пользователь задает добавление одним из следующих способов:
✓ в меню Действия выбрать пункт Новая группа ;
✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая группа ;
✓ нажать кнопку Новая группа на панели кнопок;
✓ нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>.
При заполнении параметров нового объекта после ввода нажмите клавишу <Enter>.
...
Старайтесь не изменять предлагаемых кодов, т. к. они формируются автоматически и программой отслеживается их уникальность.
Копирование строки
Иногда бывает полезно добавлять новый элемент путем копирования уже существующего, если в них много общего.
Пользователь задает копирование одним из следующих способов:
✓ в меню Действия выбрать пункт Копировать строку ;
✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстного меню и выбрать пункт Копировать строку ;
✓ нажать кнопку Копировать строку на панели кнопок;
✓ нажать клавишу <F9>.
В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.
Удаление строки
Поскольку элементы справочников входят в качестве элемента аналитического учета в бухгалтерские операции, просто так удалить элемент из справочника программа не позволит, элемент будет помечен на удаление. Если пользователь решит, что пора избавиться от "мусора", то в режиме удаления помеченных объектов программа после контроля удалит элемент или предупредит о невозможности удаления элемента из справочника со ссылкой на операцию или другой объект, использующий данный элемент. Пользователь помечает элемент на удаление одним из следующих способов:
✓ в меню Действия выбрать пункт Пометить на удаление ;
✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстного меню и выбрать пункт Пометить на удаление ;
✓ нажать кнопку Пометить на удаление на панели кнопок;
✓ нажать клавишу <Del>.
Выделенная строка будет помечена на удаление значком "х" на пиктограмме элемента.
Изменение строки
Пользователь имеет дело со справочником либо в окне справочника, вызванном из меню Справочники , либо в режиме выбора элемента из справочника. В первом случае открыть выбранный элемент для изменения можно нажатием клавиши <Enter>, во втором — комбинацией клавиш <Shift>+<Enter>. В обоих случаях можно просто нажать кнопку Изменить на панели инструментов справочника. Очень часто пользователь становится в тупик, когда ему необходимо отредактировать строку справочника, а после нажатия клавиши <Enter> или двойного щелчка происходит возврат в другое диалоговое окно. Если в названии справочника присутствует приписка ( Выбор ), то для изменения строки необходимо нажать кнопку Изменить или комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.