Страница 26 из 29
Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:
Mr. Walter EGGERS
3040 Idaho Ave NW
Apt #621
WASHINGTON D.C. 20016
USA
Mr. Costas MAVRIKIS
81 Pine Brook Dr
LARCHMONT N.Y. 10538
USA
MR. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road
Freemans Bay
AUCKLAND
NEW ZEALSND
Mr. Erin SIMPERINGHAM
127 Salisbury Road
CAMPERDOWS NSW 2050
AUSTRALIA
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:
1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);
2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);
3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);
4) пункт доставки;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6) название территории или провинции и/или название страны.
Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:
Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue
New York, N.Y. 11011
USA
Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:
Mr. G. H. Black, Chairman,
A. Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 C
England
Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:
E. F. White, Esq.
Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:
Mr. Harold Brown
Mr. A. White
Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:
Mrs. Rosalinda Jones
Miss G. Black
Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:
E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)
A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)
G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).
Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).
Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:
Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.
При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:
«Индастриал Хаус»
34–41 Крейг роуд
Болтон БЛ4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.
Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.
Приведем примеры написания адресов юридическим лицам:
American National Standards Institute
11 West 42nd Street
13th floor
NEW YORK, N.Y/ 10036
USA
City Bankers Association
Mr. Ian SCORER
12 Bolingbroke Grove
LONDON GREAT BRITAN
SW 11 6ER
Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. P. Cooper
или
Attention of: P. Cooper
или
For the Attention of Mr. P. Cooper
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:
Attention of the Sales Manager
Attention – Sales Department
Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:
• «Уважаемые господа» – к организации в целом:
Dear Sirs
Gentlemen (вСША)
• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:
Dear Sir
• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:
Dear Madam
• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:
Dear Mr. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:
Dear Mrs. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:
Dear Miss Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:
Dear Ms. Smith
• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:
Dear John
Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».
Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.
В первой части могут использоваться следующие фразы:
… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);