Упрости себе жизнь

Много лет назад меня взяли на работу помощником контент-редактора в отдел связей с общественностью одной экономической исследовательской фирмы. А уже через полгода я возглавила целый отдел. Точнее, я и была этим отделом. Чтобы всего лишь удерживать количество экстренных ситуаций на минимальном уровне, мне приходилось работать по 60–70 часов в неделю. Прежде я никогда не сталкивалась с такой большой нагрузкой. В тот период я была постоянно занята, мне катастрофически ни на что не хватало времени, и мой кабинет выглядел так, будто по нему только что пронесся смерч. Я одна должна была выполнять работу за четверых, из-за чего моя трудовая жизнь превратилась в кошмар. Не прошло и трех лет моего пребывания на этой должности, как я перегорела.

Стресс, который я тогда испытывала, я назвала «роковой тучей». Она преследовала меня повсюду, давила психологически и физически. Я понимала, что мне нужно научиться разумнее управлять своим временем и найти возможность совладать с должностной нагрузкой. Однако я не знала, как это сделать. Я уволилась из злополучной фирмы с решительным намерением отыскать ответы на мучившие меня вопросы, чтобы в результате выполнять свою работу как можно эффективнее. Мне вовсе не хотелось вновь оказаться в ситуации, когда работа определяла бы всю мою жизнь. Я мечтала навсегда избавиться от «роковой тучи».

Если вы читаете этот раздел, то, вероятно, моя история вам знакома. Вы тоже хотите трудиться с большими концентрацией и энергией, более творчески, чтобы вырваться из-под своей «роковой тучи». Чем продуктивнее вы в офисе, тем меньше вам нужно думать о работе в свободное время. К тому же если у вас есть стратегический подход к выполнению должностных обязанностей, вас меньше беспокоят сомнения в своих силах и способности справиться с поставленной задачей.

Производительность труда и искусство управления временем идут рука об руку. Если вы не умеете разумно распоряжаться временем, то и работать будете неэффективно. И наоборот: непродуктивный работник никогда не научится управлять своим временем. Поэтому вам необходимо освоить оба навыка.

Производительный рабочий день

Представьте себе свой идеальный трудовой день. По каким контрольным точкам можно определить, что вы провели его как должно? Какой объем работы вы успели сделать? В предыдущей главе вы выделили основные рабочие приоритеты, проанализировав характер поступающих к вам просьб (которые требуют ответов «да» и «нет»). И если вы беретесь за тот или иной проект, то какие задачи должны решить, чтобы закончить день с чувством исполненного долга?

Постройте в своем воображении график предстоящего трудового дня. Объективно оцените, какой объем времени вам понадобится на реализацию той или иной задачи. Вычеркните все лишнее и оставьте пункты, в выполнении которых уверены, если только очень постараетесь, и приступайте к их осуществлению.

Как отслеживать производительность труда

Теперь, поставив перед собой цель, вам нужно определить свой текущий уровень производительности, чтобы выяснить, нуждается ли он в повышении. К сожалению, для такой оценки потребуется больше недели, однако дело того стоит. Собранная информация позволит вам увеличить производительность труда. Я рекомендую использовать при этом один из двух методов. Если все свое рабочее время вы проводите за компьютером, то проще всего использовать специальную программу, отслеживающую ваши действия в течение трудового дня. Онлайн-приложение Rescue Time («Спасите свое время», rescuetime.com) совершенно бесплатно поможет вам понять, на что вы расходуете время.

Внесите в него информацию о различных видах выполняемых вами работ, и через две недели получите отчеты, наглядно демонстрирующие, когда вы трудились продуктивно, а когда бездельничали. Чем больший период вы охватите, тем точнее будут данные.

Если же ваша деятельность не связана с письменным столом и компьютером, то необходимые замеры времени проведите самостоятельно. Вооружитесь блокнотом и секундомером и через 10–15-минутные интервалы записывайте, чем занимаетесь. Точно так же юристы на почасовой оплате детально фиксируют свои действия, выполняемые в течение дня по заказу клиента.

Простые записи наподобие «Поболтала с Марго» или «Просидела, абсолютно ничего не делая» дадут вам в конечном счете важную информацию, поэтому честно пишите обо всем, чем занимались. Поскольку эти сведения предназначены лично для вас, а не вашего начальника или отдела кадров, нет смысла подтасовывать их. Чем честнее вы будете сами с собой, тем реальнее картина в конечном итоге получится.

Стоит вам только начать отслеживать свои действия, как вы тут же заметите скачок продуктивности, поскольку будете знать, на что тратите время. Уже одного этого может быть достаточно, чтобы достичь идеального уровня производительности труда. Но не исключено, что через две недели наблюдений вы заметите возврат к исходному уровню. Это означает, что данные за первые дни не отражают вашего обычного поведения на работе, и поэтому их следует исключить, чтобы они не искажали истинную картину.

Собрав достаточно информации, проанализируйте ее и выявите закономерности в своем рабочем графике. В какие часы дня вы наиболее дееспособны? Когда вам сложнее всего сосредоточиться? Зная ответы, постарайтесь приспособить трудовой процесс к естественным ритмам своего организма, чтобы повысить производительность.

Хронология рабочего дня также поможет вам отследить периоды, когда вы хуже всего управляете своим временем. Если вы постоянно опаздываете на совещания или не выдерживаете установленных сроков сдачи, то причины этого тоже кроются в собранных данных. Может быть, у вас есть сослуживица, которая постоянно подсаживается к вам, чтобы посплетничать? Сверяетесь ли вы с планом выполнения задания? Не проверяете ли электронную почту по сто раз за час? Или телефонный разговор с определенным поставщиком настолько выбивает вас из колеи, что после этого вы минут пять, а то и больше не в состоянии ни о чем думать? Нет ли у вас привычки отклоняться от темы во время телефонных бесед? Если вы не заметили ни одной из перечисленных или любых других закономерностей, продолжайте собирать данные еще одну неделю и более тщательно записывайте все, чем занимаетесь в течение дня.

Способы повышения производительности

Пожалуй, стратегий управления производительностью и временем не меньше, чем книг в библиотеке Конгресса США. Я пользуюсь «винегретом» из метода Дэвида Аллена, описанного в книге «Как привести дела в порядок»[12], постоянного применения одной из программ управления проектами, самодисциплины, мотивации и моих собственных методик, созданных путем многолетних проб и ошибок. Важно найти систему, которая лучше всего подойдет именно вам.

Предлагаю выполнить следующие шаги на пути к идеальному продуктивному дню. Прежде всего нужно понять, чем же вы, собственно, занимаетесь на работе. Для этого не поленитесь записывать все свои действия на протяжении не менее двух недель. В результате получите картину своего типичного трудового дня. Как часто вы обычно разговариваете по телефону? Сколько часов посвящаете исследованиям и написанию текстов? Сколько раз вытаскиваете конфетку из вазы на столе секретарши в приемной?

Далее сравните свой воображаемый идеальный день с реальным усредненным. Какие самые важные дела вы успеваете выполнить за типовой день? А какие действия особого значения не имеют? Определите приоритетность (средняя, высшая или низкая) стоящих перед вами задач, а затем подсчитайте, сколько времени вы в действительности тратите на дела из этих трех категорий. Посвящаете ли вы большую часть рабочего времени делам высшей приоритетности? Если нет, то это настораживающий сигнал о неполадках вашей существующей системы продуктивности.

Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется лучше всего. Поэтому я стараюсь использовать его максимально продуктивно и сразу же, переступив порог офиса (если не возникает каких-то форс-мажорных обстоятельств), берусь за написание текстов, а проверку электронной почты откладываю на более поздние утренние часы, когда мне потребуется небольшая передышка. Многие замечают снижение своей производительности после обеда. Независимо от того, когда такие спады бывают лично у вас, именно на эти периоды планируйте работу, не требующую высокой концентрации внимания. Скажем, я в это время звоню людям, оставившим мне сообщение с просьбой перезвонить, сканирую и подшиваю в папки документы, проверяю электронную почту и обрабатываю материалы в папке «Прочти меня».

12

Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.