Секретарское дело

2. Предположим, вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное затруднительно. Как вы поступите?

A. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное.

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежду на обещанное.

B. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, а если нет, объясню причины невыполнения.

Г. Никогда не обещаю что-либо, если не уверена в обстоятельствах. Но в том случае, если они все же изменились, ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

3. Дома и на работе вас окружают различные вещи, которыми вы часто пользуетесь. Каковы ваши правила их месторасположения?

A. Каждая вещь лежит, где ей хочется.

Б. Стараюсь придерживаться правила: каждой вещи – свое место.

B. Периодически сама навожу порядок в расположении вещей, предметов. Затем кладу их куда придется, чтобы не загружать голову. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т. д.

Г. Из-за нехватки времени обычно прошу кого-нибудь навести порядок в тех вещах, которые находятся в «кругообороте».

Д. Считаю, что данный вопрос не имеет отношения к деловитости.

4. Какую систему фиксации поручений, заданий, просьб и дел вы используете?

A. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку.

Б. Фиксирую наиболее важные дела в своем еженедельнике. «Мелочь» пытаюсь запоминать. Если забываю о «мелочи», тоже считаю это недостатком.

B. Стараюсь запоминать поручения, задания, просьбы и дела, так как это тренирует память.

Г. Довольно часто пользуюсь «списком дел» на день на неделю.

Д. Придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает.

5. Какова точность вашего прихода на деловые встречи, собрания, совещания, заседания и т. д.?

A. Прихожу обычно заранее или чуть раньше.

Б. Прихожу вовремя, т. е. к началу проведения мероприятия.

B. Как правило, опаздываю.

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя.

6. Как Вы ведете свою телефонную записную книжку?

А. Без системы телефонов, фамилий, имен. Если понадобится номер, обязательно найду его.

Б. Часто меняю записные книжки, так как нещадно их эксплуатирую. При переписке телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако при дальнейшем пользовании, пополнении записей вновь сбиваюсь на «вольный стиль».

В. Записи веду «почерком настроения». Считаю, что был бы записан телефон, а на какой странице, прямо или криво – не имеет значения.

Г. Использую общепринятую систему в соответствии с алфавитом. Записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и некоторые дополнительные данные.

7. Придаете ли вы значение своевременному выполнению заданий, поручений?

А. Считаю своевременность важным проявлением деловитости. Не хочу никого подводить.

Б. Своевременно выполнить что-либо – это верный шанс получить новое задание или поручение.

В. Женщина в работе должна быть исполнительной, но не обязательно своевременной. Ведь ей постоянно что-то мешает соблюсти срок. И за это ее не надо судить слишком строго.

Г. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения к установленному времени.

Д. Интереснее и веселее живется, когда женщина становится «несвоевременной».

8. Как вы относитесь к своему и «чужому» рабочему времени и результатам работы?

A. Очень жалко, когда время тратится на словопрения и говорильню. Ценю практический результат.

Б. Женщины любят излить друг другу душу. Но главное, чтобы при этом не страдало дело.

B. Честно говоря, отношусь ко времени так: день прошел, ничего неприятного не произошло – вот и хорошо.

Г. По-моему, время можно использовать гораздо результативнее, если практически учитывать, что женщине приходится трудиться и на работе, и дома.

Д. Считаю, что многое в нас самих и в окружающих способствует тому, чтобы относиться ко времени расточительно, небережливо.

Результаты теста:

Вы набрали от 50 до 80 баллов. Вы – деловая женщина в самом лучшем и наиболее ценимом значении этого понятия. Вы умеете держать свое слово, рационально организуете себя, цените свое и чужое время.

Вы набрали от 30 до 49 баллов. Вы относитесь к той разновидности женщин, которых иногда называют полуделовыми, т. е. подлинная деловитость то проявляется у вас, то пропадает.

Вы набрали меньше 30 баллов. Вам нравится быть просто женщиной, и вы не считаете деловитость привлекательной чертой.

Библиография

1. ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом РОСАРХИВА от 27.11.2000 года № 68.

6. Анцупов А. Я., Шипилов А. И. Конфликтология: Учебник для вузов. – М., 1999.

7. Арредондо Л. Искусство деловой презентации: Пер. с англ. —

Челябинск, 1998.

8. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии: Практ. пособие на основе ГОСТов.-М.: Книжный мир, 2002.

9. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 3-е изд. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и K°», 2004.

10. Басаков М. И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: Учебно – практ. пособие.-2-е изд.-М.: Дашков и К., 2003.

11. Басаков. М.И. Кадровое делопроизводство: Учеб. – практ. пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2002.

12. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: (Треб. к оформл. и образцы док. согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003).-2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004.

13. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. образоват. учрежд. сред. проф. образования, обуч. по спец. экономики.-2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004.

14. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот / А.А. Белов, А.Н. Белов. – Изд. 4-е, доп. и перераб.-М.: Кн. мир, 2004.

15. Бороздина Г. В. Психология делового общения: Учебное пособие. – М., 1998.

16. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студ., обуч. по экон. спец.-М.: Финансы и статистика, 2001.

17. Введенская Л.А. Культура речи. – Ростов н/Д.: Феникс, 2001.

18. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. – Ростов н/Д.: Феникс, 2005.

19. Вигера А.М. и др. Секретарское дело: Учеб. пособие для студ. сред. проф. Образования / А.М. Вигера, О.Л. Дорофеева, Е.К. Губская. – Ростов н/Д: Феникс, 2003.-384 с

20. Винокур Т. Г. Говорящий и слушающий. Варианты речевого поведения. – М., 1993.

21. Грачев Ю. Н. Ведение переговоров с инофирмами. – 2-е изд. – М., 2000.

22. Деловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству.-М.: Инф. – внедренч. центр «Маркетинг», 1993.

23. Деловой этикет.-2-е изд., перераб. и доп. – Киев: АЛЬТЕРПРЕСС: ВИРА-Р, 2001.

24. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ООО «ТКВелби»,2003.