Страница 37 из 74
I am pleased with the invitation to speak to the
National Association of Secretaries.
Unfortunately I ca
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
Sincerely Yours
Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.
Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля, опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью .было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.
НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").
142
Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.
ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют "data sheet" или "vita", куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент — это ваше письмо-запрос, где вы — как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме-applications,как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы... Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applicationsбывают двух видов. Первый вид —это письмо-ходатайство.Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:
143
Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute,- Indiana 54267
May 4, 1996
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
April 25, 1996
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
Вторая разновидность application —это "неходатайственное" письмо.Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно
144
содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:
Dear Sir,
This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.
Olga Smirnov
2300 West Fruitbridge Rd.
Send Terre, Indiana 47811
(521) 777 12 48
CAREER OBJECTIVE:
to obtain a position as an secretary with a large corporation.
WORK EXPERIENCE:
March 1995 Secretary, the Benlow Corporation.
to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.
Responsible for general ru
office of small private firms.
October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,
March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.
July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,
October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.
EDUCATION:
September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.
July 1991 Courses in typing,. Filing, Gregg
shorthand, and business machines operation.
Central High School, Berne, Indiana.
Diploma, July 1989.
SPECIAL SKILLS:
typing — 70 w. p.m.
shorthand - 120 w. p. m.
Languages — French, Russian
145
В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время трудились. Колонка EDUCATION — это, понятно, сведения о вашем образовании: укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру: