Страница 29 из 58
10.1. Тест «Как Вы справляетесь с бумажным потоком?»
Важнейшим средством совершенствования работы руководителя является правильная организация рабочего места, делопроизводства. Четкая система ведения работы с документами значительно влияет на эффективность управления [12, с. 16].
Отметьте те утверждения, которые в наибольшей мере соответствуют Вашей манере работы с документацией, пользуясь шкалой:
а) совершенно справедливо;
б) пожалуй, справедливо;
в) не совсем так;
г) совершенно не так.
Когда у меня много неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону.
Когда я слишком загружен прочими делами, то обрабатываю большую часть бумаг сам.
Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а непрочитанные бумаги меня раздражают.
Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить важный документ.
Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные.
Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной.
Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и, когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону.
Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне.
Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации.
Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах.
Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад.
Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону.
Подсчитайте набранные Вами баллы.
За каждый ответ:
а) «совершенно справедливо» – 3 балла;
б) «пожалуй, справедливо» – 2 балла;
в) «не совсем так» – 1 балл;
г) «совершенно не так» – 0 баллов.
Суммировать баллы следует отдельно по четырем группам утверждения.
Таблица 30
Ключ к тестовому заданию «Как вы справляетесь с бумажным потоком?»
Если Вы набрали по первой группе утверждений 7 и более баллов, то Вы, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, не нагружая своих подчиненных.
Если Вы набрали 7 и более баллов по второй группе утверждений, то Вы, скорее всего, «расфасовщик». Конечно, делегирование обязанностей – одно из важнейших правил современной науки об управлении. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и концентрировать внимание тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель.
Если Вы набрали 7 и более баллов по третьей группе утверждений, значит, Вам присущи черты «антибюрократа», и Вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в Вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому Вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.
Если Вы набрали по четвертой группе утверждений 7 и более баллов, значит, Вы – «волокитчик» и обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку исполнения различных документов. Выручить Вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.
Если количество баллов, набранных Вами по всем четырем группам утверждений, примерно одинаково и колеблется в пределах 3 – 5, то это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия ярко выраженных черт «бумажных неудачников». Это, конечно, приятно, но все же справляться с тем объемом бумаг, которые к Вам поступают каждый день, все равно трудно. Подумайте, можно ли сократить документооборот.
10.2. Тест «Оценка технического оснащения рабочего места»
Прежде чем браться за изменения в своем кабинете, стоит остановиться и оглянуться: а что, собственно, делается вокруг Вас, какой техникой пользуются подчиненные и Вы сами? Чтобы помочь Вам найти ответы на эти вопросы, предлагается следующий тест [21, с.137].
1. Какое время, по Вашему мнению, сотрудники могу обойтись без оргтехники?
а) не обойдутся и дня;
б) могут спокойно обойтись – все дела пойдут своим чередом;
в) могут обойтись некоторое время.
2. Вы считаете техническое оснащение своего кабинета...
а) удовлетворительным;
б) приемлемым;
в) недостаточным.
3. Считаете ли Вы, что в некоторых подразделениях и цехах на Вашем предприятии надо...
а) произвести полную замену технического оснащения;
б) ничего не менять;
в) поменять старую оргтехнику на новую и приобрести дополнительные компьютеры.
4. Как Вы относитесь к обеспечению подчиненных полной информацией...
а) считаете это необходимой предпосылкой хорошей работы своего подразделения;
б) способом, необходимым для делегирования;
в) не считаете это необходимым.
5. Если Вам необходимо снять копию с какого-либо документа Вы...
а) делаете это в своем кабинете;
б) бежите в кабинет в конце коридора;
в) обратитесь за помощью к коллеге из соседнего отдела.
6. Каково Ваше мнение об оснащении своих подчиненных средствами оргтехники?
а) считаете это второстепенным;
б) допускаете, что они вполне могут одалживать их друг у друга;
в) придаете важное значение этой «мелочи».
7. Легко ли до Вас дозвониться?
а) телефон постоянно занят;
б) у Вас два номера, и если по первому не дозвонились, то можно позвонить по второму;
в) если телефон занят, то срабатывает автоответчик, и Вы можете сами перезвонить при необходимости.
8. Как освещается Ваше рабочее место?
а) лампами дневного света;
б) настольной лампой;
в) обычным электрическим светом.
9. Чтобы отправить факс Вы...
а) делаете это с аппарата, расположенного на соседнем столе;
б) отправляете со своего аппарата;
в) этим занимается коллега.
10. Как будет организовано на Вашем предприятии информационное обслуживание?
а) каждый сотрудник сможет получить для своей работы всю необходимую информацию;
б) Вашему начальнику все равно, где и как Вы ее добываете;
в) руководители Вашего предприятия считают сбор информации пустой тратой времени.
Ключ к тестовому заданию «Оценка технического оснащения рабочего места»
Определите оценку Ваших ответов в баллах. Просуммировав баллы, Вы узнаете, к какой из четырех категорий относится организация Вашего рабочего места с точки зрения технического оснащения и правильно ли Вы его организовали.
Таблица 31
От 15 баллов и менее – техника, которой Вы пользуетесь, давно устарела. Вам необходимо приобрести новую оргтехнику для своего кабинета.
От 15 до 20 баллов – все не так плохо, но необходимо совершенствовать технику в своем кабинете. Не стоит забывать о новых технологиях.
От 20 до 25 баллов – Ваш кабинет достаточно хорошо технически оснащен, но для полного успеха необходимо приобрести дополнительные компьютеры.
От 25 баллов и более – поздравляем! Ваш кабинет оснащен в соответствии с современными требованиями.