Страница 23 из 29
Выплата работнику на руки составит 1605 руб. (6000 – 4395).
Если же сумма ущерба работодателю не может быть взыскана работодателем вследствие превышения общего размера удержаний по другим исполнительным документам, то погашение сумм ущерба возможно только в добровольном порядке самим должником.
Глава III. Анализ некоторых хозяйственных ситуаций, связанных с материальной ответственностью
1. Ответственность подотчетных лиц
Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Этот вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. Подотчетное лицо – это работник организации, имеющий право в соответствии с приказом руководителя или иным распорядительным документом получать денежные средства для расчетов с контрагентами. Данные средства могут быть выданы работнику либо наличными денежными средствами из кассы организации либо посредством зачисления денежных средств с расчетного счета организации на банковскую пластиковую карточку, оформленную на подотчетное лицо, что в последнее время приобрело наибольшую популярность. Поскольку отпадает необходимость снятия наличных денежных средств с расчетного счета организации. Данный вид расчетов вытесняет наличные денежные операции с подотчетным лицом еще и потому, что в соответствии с письмом Московского ГТУ Центробанка от 19.06.06 № 26-13-4-1640598, которым руководствуются все российские банки, запрещено выдавать наличные денежные средства из выручки на любые нужды, кроме оплаты труда и выплат социально-трудовых льгот, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения.
Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средства или надлежащего отчета по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работников к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.
Организации могут выдавать наличные денежные средства в подотчет согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В данном пункте также изложены следующие требования, которые следует учитывать при работе с подотчетными лицами:
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Здесь необходимо обратить внимание, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только в отношении командировочных расходов. В отношении остальных расходов срок не установлен. Поэтому во избежание негативных ситуаций, связанных с невозвратом денежных средств или нахождения их в подотчете длительное время следует установить приказом руководителя определенные сроки отчета в соответствии со спецификой организации (см. пример приказа ниже).
Для контроля над движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть также утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов, а также суммы выдачи денег под отчет.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В таком случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Работники, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы. Обратите внимание, что при включении в список лиц того или иного работника предварительно разъясните правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. Лучше всего изготовить памятку следующего вида:
Памятка для подотчетного лица
1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.