Страница 7 из 9
Выполняем поручения
Работа с людьми подразумевает управление их временем равно, как и своим собственным. Неорганизованность подчиненных может увеличить вашу загруженность и отрицательно сказаться на выполнении рабочего графика подразделения. Для оптимизации использования времени обсудите с сотрудниками такие вопросы:
• почему работа должна быть выполнена;
• что конкретно для этого требуется;
• когда выполнение задания должно быть завершено;
• каким образом должны быть оформлены результаты.
Понимание, почему необходимо сделать ту или иную работу, поможет найти наиболее эффективный способ выполнить поручение. Если это задание внутреннего назначения, то достаточно составить черновой план. Умение сконцентрироваться на конечной цели задания позволяет отбросить ненужную информацию, то есть избежать пустой траты времени.
Важно также правильно оформить результат проделанной работы. Ведь составление 5-страничного отчета после подробного устного доклада – очевидная трата времени.
Выясните, согласуется ли данное вам поручение с вашими приоритетами. Таким образом вы сможете разумно оценить, не нанесет ли его выполнение ущерб вашей основной деятельности. Без уточнения таких моментов вы рискуете не только взяться за выполнение задания, которое не в вашей компетенции, но и быть дезорганизованым невозможностью справиться с ним удовлетворительно. В итоге о вас сложится впечатление как о человеке слишком занятом, но при этом неспособном выполнить работу вовремя.
Делаем выводы
Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.
Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.
Многократность повторения заданий и связанные с этим потери времени порой вызывают беспокойство. Поэтому никогда не будет лишним убедиться, что поставленные задачи вы поняли в полной мере с первого раза. Уверенность в происходящем означает, что время используется наилучшим образом.
Спросите себя
Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время сотрудников, ответив на следующие вопросы.
▲ Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?
▲ Соблюдаете ли вы правила делегирования?
▲ Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах выполнения задания, которое поручаете?
▲ Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и дело нельзя отложить до завтра?
▲ Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и целесообразности его выполнения?
▲ Всегда ли вы четко понимаете, что от вас требуют?
▲ Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы не проделывать одну и ту же работу дважды?
Все получится, если…
• поручать некоторые задания подчиненным;
• следовать правилам делегирования;
• поручайте другим в равной мере как интересные, так и скучные задания;
• не допускать, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время;
• четко излагать свои мысли и проверять, правильно ли вас понимают;
• прежде чем начать выполнение порученного задания, уяснить, что конкретно от вас требуется;
• поступать так, чтобы никто не смог упрекнуть вас в напрасной трате их времени.
Выделяем время для отдыха
Выполнение заданий и сотрудничество с другими отнимает большую часть нашего времени. В конце концов может оказаться так, что у вас совсем не останется времени для себя. Но если хорошенько в этом разобраться и вовремя принять все необходимые меры, такой ситуации вполне можно избежать.
Меняем привычки
Вспомните, чем вы обычно занимаетесь в течение дня. Проанализируйте, какие из текущих дел «убивают» больше всего времени. Может быть, стоит изменить свои привычки и попробовать делать кое-что по-другому?
• Если вечером вы разбросали по комнате свою одежду, то на следующий день значительно дольше будете приводить ее в порядок.
• Если вы добираетесь на работу одним и тем же путем, который выбрали с первого дня, то так и не оцените преимуществ других маршрутов, хотя они вполне могут оказаться быстрее или удобнее. Не узнаете, пока не попробуете!
• Если вам приходится подолгу добираться до магазинов или предприятий бытового обслуживания, подыщите специальную фирму, которая принимает заказы и выполняет доставку.
Не забываем отдыхать
Подумайте, влияет ли работа на вашу личную жизнь. Если да, то выясните, почему и как этого можно избежать. Ни в коем случае не забывайте запланировать в своем графике время для отдыха, иначе у вас его никогда не будет. Это особенно актуально, если вы работаете на себя. Планирование свободного времени может показаться довольно необычным предложением, но чем плотнее рабочий график, тем понятнее необходимость предусмотреть в нем место личному времени.
Вы можете попасть в коварную ловушку. С одной стороны, даже в короткие минуты перерыва вас не покидает чувство, что вы должны работать. С другой – вас изводят длительные нагрузки и внутреннее негодование оттого, что у других есть личная жизнь, в то время как вы лишены этого. А может, вы уже попали в эту западню?
Выход из сложившейся ситуации прост. Позвольте себе роскошь иметь свободное время.
Для этого вам пригодятся несколько замечательных способов.
• Заранее набросайте план на выходные дни, чтобы не оказаться втянутым в выполнения какой-либо работы.
• Заключите договор с самим собой об отведении определенного времени на отдых. Пусть, например, суббота будет выходным днем, а в воскресенье вечером можно наверстать упущенное.
• Каждый день выделяйте время на занятия, не имеющие ничего общего с работой.
Отдых также важен для эффективности труда, как и сама работа. Он позволяет нам привести в порядок мысли и восстановить физическую форму.
Кроме того, только в свободное от работы время мы можем уделить хоть немного внимания семье и друзьям. Их поддержка необходима нам как воздух не только в трудные минуты. Они делают нашу жизнь полной и придают смысл нашему существованию. Но и близкие нуждаются в нашей поддержке, и если никогда не уделять им внимание, в один прекрасный день их может не оказаться рядом.
Как бы там ни было, всегда нужно выкраивать время для развлечений и личных отношений.
Это залог гармонии с окружающим миром и, в первую очередь, с самим собой. Да и какая польза от того, что вы позволяете работе отнимать все ваше время, если у вас даже нет возможности насладиться результатами своего труда.