Страница 4 из 9
Выбираем время для работы в уединении
Некоторые задания требуют особого внимания и сосредоточенности. При их выполнении нельзя отвлекаться на что-то другое, иначе можно сбиться или потерять мысль, и долгие часы напряженного труда будут потрачены впустую. Многие стараются найти тихое и укромное место, чтобы поработать. Однако есть и другие способы уединиться. Например, отведите в своем графике место «времени недоступности».
• Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой.
• Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время.
• Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине.
• Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя.
Проводим встречи
Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете:
• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);
• кто и почему должен присутствовать на встрече;
• какие вопросы будут обсуждаться;
• какой результат вы хотите получить от этой встречи.
Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять:
• цель встречи;
• отведенную вам роль;
• каких результатов вы планируете достичь по ее окончании.
Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу.
Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например:
• если вы не встречались с этим человеком раньше;
• когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности;
• если личный контакт может ускорить решение вопроса;
• когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов.
Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи.
Эффективно используем время поездок
Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.
• Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив режим оповещения, немного поработать.
• С помощью диктофона, тихо, не создавая неудобств окружающим, работайте с корреспонденцией.
• Путешествуйте с коллегой, но будьте осторожны, посвящая его в курс событий. Может быть, не стоит рассказывать ему (или ей) все детали.
• Проверьте свой портфель и убедитесь, что все лишнее отправлено в корзину для мусора либо спрятано в надлежащем месте.
• Очистите карманы, портмоне и кейс от чеков; их лучше подшить к авансовому отчету.
• Прослушивайте с помощью плеера различные аудиокурсы, например пособие по управлению или уроки иностранного языка.
• Составьте подробный план и набросайте заметки на будущее.
• Прочтите то, что откладывали годами.
Делаем выводы
Если вам удастся включить в рабочий график все задания, требующие выполнения, появится больше шансов уложиться в срок. Вы успеете сделать все необходимое и, кроме того, найдете время для давно запланированных дел, на которые его никогда не хватало.
Укладывайтесь в поставленные сроки сознательно. Тогда вы избежите ситуации, когда выполнение дела затягивается и отбирает время, необходимое для последующих заданий, и не допустите эффекта снежного кома. Появится реальное ощущение, будто вы руководите временем, а не наоборот. Это даст уверенность в том, что вы держите ситуацию под контролем и можете выполнять бессчетное количество дел вовремя.
Спросите себя
Проанализируйте, как вы составляете график использования своего времени, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Укладываетесь ли вы в запланированные сроки?
▲ Делите ли вы сложные задания на части?
▲ Используете ли вы «время недоступности» для завершения важных дел?
▲ Извлекаете ли вы всю возможную пользу из встреч с другими людьми?
▲ Все ли ваши поездки действительно необходимы?
▲ Планируете ли вы заранее, как будете использовать время в длительных командировках?
▲ Правильно ли составлен график вашей работы, используете ли вы время с наибольшей эффективностью?
Все получится, если…
• устанавливать собственные сроки в рамках уже определенных;
• внедрять практику «времени недоступности»;
• разделять сложные задания на несколько этапов.
• планировать, чем заняться во время поездки;
• завершать запланированное в установленный срок.
Учимся беречь время
Беречь время намного легче, чем вам кажется. Все дело в самоорганизации. Есть много эффективных приемов управления временем.
Составляем список дел
Многие считают, что способны выполнять несколько дел одновременно. Как правило, они ошибаются, и в итоге задания выполняются некачественно либо же не выполняются совсем. Секрет состоит в том, что нужно выполнять работу последовательно, по заранее составленному плану, в который можно иногда подглядывать, чтобы напомнить себе об очередности дел.
Составление списка дел – ключевой этап в самоорганизации. В этот перечень должны быть внесены приоритетные задачи, а также детальное описание их выполнения. Правильно составленный список – это половина пути к успеху. Есть несколько вариантов перечней, которые помогут вам распределять время.
• Составьте перечень дел, которые нужно завершить сегодня. Будьте реалистом. Не планируйте больше шести пунктов на день, поскольку вряд ли вам удастся выполнить все. Если одна и та же позиция включается в список больше трех дней подряд, ищите этому причину. Их может быть несколько: либо ситуация достигла критической точки и каким-то образом решится сама собой, либо же этот вопрос может подождать и не стоило вообще отводить ему первое место.
• Составьте список заданий, которые вам нужно выполнить за определенное время. Распределите дела в зависимости от важности и срочности. Это даст вам возможность контролировать события, а не зависеть от них.
• Покидая рабочее место, набросайте заметки на завтрашний день. Делайте записи даже тогда, когда вам просто нужно куда-то выйти. Отвлекшись, вы легко забудете, что планировали сделать в первую очередь, и не выполните задуманное.
Многие не соблюдают формальности и не делают заметок. Но однажды (как правило, в самый неподходящий момент) память может подвести. Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, – семь (плюс или минус два).