Страница 6 из 29
ГЛАВА 2
Выставка как сложная система
Общий подход
Выставка может рассматриваться с различных позиций: устроителей, посетителей, экспонентов, административных органов власти, средств массовой информации и т. п.
Любая выставка базируется на «трех китах»:
– устроители;
– экспоненты;
– посетители.
Киты бороздят моря-океаны бизнеса. Каждый из них имеет свои цели, некоторые из которых ясны и очевидны всем, другие же скрыты – так что о них можно только догадываться.
Для устроителей и экспонентов это в первую очередь увеличение прибыли, повышение имиджа, ведение конкурентной борьбы по расширению охвата территории, привлечение новых клиентов и поддержание контактов со старыми и т. д.
Если делать детальный анализ, то мы увидим, что некоторые цели у устроителей и экспонентов совпадают. Например, каждый из них заинтересован в большом количестве посетителей (прежде всего специалистов), в успехе выставки – чтобы она была популярной и проводилась систематически.
Естественно, что у устроителей и экспонентов имеются и противоречивые цели. Например, очевидно, что устроители заинтересованы в постоянном увеличении стоимости одного квадратного метра сдаваемой в аренду площади, а цели любого экспонента совершенно противоположны – они хотят стабильности.
Цели посетителей значительно разнообразнее, чем цели устроителей и экспонентов. Это вполне очевидно и понятно, поскольку категория посетителей сама по себе значительно больше по качественному, а самое главное – и по количественному составу. Несколько позже мы на этом остановимся более детально.
Выставка как система
Под системой обычно понимают совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых элементов, предназначенных для достижения какой-нибудь одной или нескольких целей. Все, что связано с изучаемой системой, называют окружением, или внешней средой.
Системный подход позволяет исследовать как всю систему (выставку) в целом, так и по отдельным частям – элементам (подсистемам). Когда встает задача исследовать отдельные элементы системы, широко используется принцип декомпозиции.
Суть декомпозиции (разбиения, расчленения, разделения) системы – в том, что по выбранному критерию декомпозиции с учетом введенных ограничений выделяются подсистемы. Причем при дальнейшем изучении данная подсистема рассматривается уже как система, а все остальное (другие подсистемы) – как окружение. При необходимости «новая» система в свою очередь может быть декомпозирована на подсистемы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока вы не получите желаемый результат: нужный элемент для последующего детального анализа.
Различают следующие виды декомпозиции:
– структурная;
– функциональная;
– технологическая;
– временная.
Структурная декомпозиция обычно применяется при разработке структуры выставочного проекта, выборе штатного расписания, построении стенда и т. п.
Функциональная декомпозиция, как правило, применяется при определении функций эшелонов, разработке положений о подразделениях, разработке должностных инструкций для сотрудников, определении функций каждого рабочего места на выставке.
Технологическая декомпозиция подходит при определении технологического процесса, отдельных операций и процедур работы персонала каждого эшелона или сотрудника.
Временная декомпозиция практически используется на всех этапах выставочного проекта, начиная от замысла, формирования и обсуждения до заключительного этапа. Особое внимание должно быть уделено вопросам планирования, делегирования полномочий и контроля. Например, составлению долго-, средне-, краткосрочных и оперативных планов. Эти и другие вопросы, связанные с рациональными приемами эффективного использования времени, достаточно подробно рассмотрены в одной из моих книг[3].
Выставка с позиций каждого из участников может быть рассмотрена, представлена и описана различными способами и с помощью нескольких моделей. Наибольший интерес с точки зрения простоты и полноты описания представляют две модели выставки:
– концептуальная;
– математическая.
Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки.
Упрощенная концептуальная модель выставки
Взаимодействие любого участника – устроителя, экспонента или отдельного посетителя – может быть представлено следующей упрощенной концептуальной моделью, когда каждый в отдельности взаимодействует с двумя другими.
«Я (мы)» – это вы. Вы можете быть устроителем, экспонентом или посетителем.
«Я (мы)» – это ваши цели и ограничения. «Они» – это другие, не вы.
Концептуальная модель, представленная на рисунке, должна содержать описание целей, которые вы ставите перед собой при участии в конкретной выставке, и описание ограничений на ресурсы. Ваши цели могут базироваться на методике постановки правильной цели[4].
Каждая цель, которую необходимо достичь на выставке, должна быть:
– четко, ясно и правильно сформулированной;
– не ошибочной;
– конкретной;
– реальной;
– достижимой;
– мотивированной для всех исполнителей;
– логически построенной;
– не противоречащей любой другой планируемой цели;
– измеримой (качественно, количественно, но более желательно – количественно и качественно);
– сформулированной письменно и обязательно имеющей конечную дату.
Любая цель, которую вы ставите перед собой, может быть правильной или ложной. Графически это можно отобразить в виде двух подмножеств, областей на некоторой плоскости возможных целей.
Действия, которые вы или ваши подчиненные будут выполнять, могут быть верными (правильными) или неверными (неправильными). Это тоже можно отобразить в виде двух подмножеств, областей на некоторой плоскости возможных действий.
Если наложить область возможных действий на область возможных целей, то мы получим следующее.
Как видим, только при одном условии, которое изображено в правом верхнем углу («Правильные цели и верные действия»), можно добиться успеха.
Для достижения каждой из поставленных целей необходимо рассмотреть возможные пути, которые приведут к успеху, и выбрать из них наилучший.
Пути можно трактовать как стратегии, позволяющие достигать поставленных целей. Известно много определений понятия и термина «стратегия».
Специалисты по стратегическому планированию говорят о стратегии как о способе, методе достижения преимуществ в какой-то конкретной области. Например, стратегия достижения конкурентоспособности, стратегия ценообразования и т. п.
Военные обычно формулируют этот термин следующим образом: «Стратегия – это способ выиграть войну».
Вполне очевидно, что для достижения конкретной цели существует, как правило, несколько возможных стратегий. Иными словами, цель устроителя, экспонента или отдельного посетителя может быть достигнута разными способами. При анализе возможных стратегий работы на выставке стараются выбрать лучшую.
Например, фирмы-экспоненты в качестве критерия часто выбирают и эффективно используют привлечение на стенд большого числа посетителей, увеличение количества контрактов, минимизацию материальных, временных или иных затрат при существующих ограничениях на финансы, экспонаты и обслуживающий персонал. Поэтому для достижения каждой цели выбирается оптимальная стратегия и разрабатывается план, на основе которого формируется более детальная программа действий.
3
Захаренко Г. П. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004.
4
Захаренко Г. П. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004.