Страница 30 из 62
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия. Они могут также свидетельствовать о фактах неполного зачисления наличной выручки от контрагентов.
Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или другой штатный работник по письменному заключению руководителя и при обязательном условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги и порядок составления отчетов кассира. Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, опечатана с указанием количеств листов. При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.
10.5. Проверка регистров и форм отчетности
При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств и кассовой наличности как их составляющей аудитор сопоставляет остатки денежных средств на отчетную дату с кассовой книгой и первичными документами, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов-ордеров или заменяющих их карточек счета, далее со счетами в Главной книге и с балансовыми данными. Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.
В соответствии в Указаниями о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (в ред. приказа Минфина РФ от 31.12.2004 № 135н) показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %.
К счету 50 могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы»; и др.
На субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается для учета наличия и движения денежных средств организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.
10.6. Особенности компьютеризированного ведения учета кассовых операций
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни в целом и операции с кассовой наличностью в частности. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации.
Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.
10.7. Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств
Денежные средства поступают в кассу предприятия из банков в виде наличной выручки от покупателей, от работников организации в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как остатки неиспользованных подотчетных сумм и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями считаются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а также со счетами расчетов.
Сплошной просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в рабочей документации аудитора.
Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.
Недобросовестные действия аудируемого лица возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для их выявления аудитор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей. Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.