Страница 9 из 47
17. Основные функциональные подразделения внешнеторговой фирмы
Основной целью создания внешнеторговых фирм является осуществление внешнеторговых операций.
К основным этапам внешнеторговой операции относят:
– проведение маркетинговых исследований рынка;
– поиск зарубежного партнера;
– установление контактов с инофирмой;
– анализ и проработка конкурентных материалов:
? подготовка конкурентного листа;
? расчет экспортных цен;
– проработка условий платежа и поставки;
– подготовка проекта контракта;
– проведение переговоров и согласование проекта контракта;
– подписание контракта;
– исполнение контрактных обязательств;
? поставка товаров;
? расчетно-платежные операции;
– контроль за выполнением контрактных обязательств;
– рассмотрение возможных претензий.
Исходя из целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями внешнеторговой фирмы являются маркетинговая и оперативно-коммерческая служба, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.
В компетенцию маркетинговой службы каждой внешнеторговой фирмы входят:
? изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;
? прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам иностранным фирмам;
? методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.
Функции оперативно-коммерческой службы отдельно взятой внешнеторговой фирмы включают:
– проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способов расчета, выбора валюты цены и платежа, сроков поставки и способов доставки) и заключение контрактов;
– организацию поставок (перевозку и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;
– рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;
– ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;
– организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.
Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.
По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.
18. Полномочия работников внешнеторговой фирмы
Успех работы внешнеторговой фирмы во многом обеспечивается не только выполнением коммерческих, но и управленческих функций, компетенцией и полномочиями ее руководителя. Директор внешнеторговой фирмы назначается генеральным директором экспортоориентированного предприятия (объединения) и входит в состав его правления, принимает решения о заключении экспортно-импортных сделок, подписывает контракты и договоры, определяя и согласуя с руководством предприятия суммы и виды сделок, объемы и условия поставок. Для выполнения своих обязанностей руководитель внешнеторговой фирмы обладает определенными полномочиями.
Полномочие – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются определенной должности, а не лицу, который занимает ее в данный момент.
Объем полномочий, которыми наделяется руководитель внешнеторговой фирмы определяется в соответствии с:
– характером решаемых проблем;
– принципом развитости системы коммуникаций;
– учетом личных особенностей исполнителя;
– морально психологическим климатом организации.
Виды управленческих полномочий:
– обязательные для исполнения распорядительные полномочия;
– функциональные;
– рекомендательные;
– представительские;
– согласительные.
Распределение полномочий происходит в зависимости от того, что:
? полномочий должно быть достаточно для решения возникающих вопросов;
? полномочия должны быть четко определены по взаимодействующим должностям;
? исполнители обязаны самостоятельно принимать соответствующие решения и нести за них ответственность в рамках своих полномочий.
Компетенция заместителей и других руководящих работников фирмы устанавливается директором ВТФ.
Делегирование полномочий – передача права принимать руководящие решения и осуществлять определенные действия своим подчиненным. Делегирование полномочий позволяет руководителю с наибольшей эффективностью использовать свое время. Вся работа, которая поручается подчиненным, делится на три группы:
– подготовительную работу, где происходит сбор сведений;
– рутинную работу, она не требует особых навыков, но на нее затрачивается очень много времени. Выполняя такую работу, исполнитель не принимает серьезных решений;
– специализированную работу, предполагающую наличие особых навыков. Все полномочия, связанные с выполнением данной работы, делегируются, т.к. один человек не в состоянии хорошо выполнять много видов такой деятельности, как правовое обеспечение работы предприятия, маркетинговые исследования и бухгалтерский учет.
В каждой фирме, как правило, есть старшие эксперты, в обязанности которых входят: оценка соответствия качества производимой на экспорт продукции мировым стандартам, согласование ассортимента, определение целесообразности импортных закупок, ведение переговоров, курирование работы экспертов-оперативников (коммерческой деятельности) и экспертов по качеству и ценам, работающих в свою очередь в контакте с товароведами по приемке и закупке продукции, а также с товароведами-претезионистами, занимающимися с инофирмами оформлением рекламаций.
Целесообразность создания внешнеторговой фирмы в составе предприятия-экспортера следует определять путем сопоставления затрат предприятия при отсутствии собственной фирмы (комиссия, уплаченная за экспортно-импортные операции и другие издержки за посредническую деятельность специализированных фирм и организаций) и расходов, связанных с ее содержанием. При этом следует учесть, что эффект будет виден только после одного-двух лет работы фирмы.
Кроме того, в пользу создания внешнеторговой фирмы свидетельствует достаточные объемы экспортной продукции и высокая частота их поставок на внешний рынок.