Страница 9 из 13
Я обнаружил, что одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается перечислить «самые важные дела» в определенном порядке, отражающем их приоритетность и последовательность выполнения, и при этом не указывает почти никаких (или вообще никаких) конструктивных действий, которые собирается предпринять. Но если вы не решите, что следует сделать в связи с днем рождения вашей секретарши, потому что он «не так уж важен» на данный момент, то возникший незавершенный цикл будет отнимать у вас энергию и мешать вам надлежащим образом сосредоточиться на действительно важных делах.
В данной главе подробно рассматриваются все пять этапов. Главы с 4-й по 8-ю содержат пошаговую программу внедрения четкой системы действий для каждого этапа, массу примеров и полезных упражнений.
Важно знать, какие сведения собирать и как собрать их наиболее эффективно, чтобы можно было впоследствии обработать их надлежащим образом. Чтобы избавить ваше сознание от бессмысленных попыток одновременно охватить все проблемы, вы должны знать, что действительно зафиксировали все, что касается задач, требующих выполнения, и что в ближайшем будущем вы обработаете и рассмотрите все собранные сведения.
Чтобы избежать «утечки информации», вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах («незамкнутых циклах», как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию. Многие дела, которые вам предстоит сделать, накапливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных посланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. Даже если они не бросаются в глаза, как электронная почта, эти «рутинные проблемы» также требуют какого-то решения — цикл должен быть завершен, нужно что-то делать. Блокнот с набросками новых стратегий, лежащий в куче бумаг у вас на столе, сломанные приборы, которые пылятся в ящиках того же стола и ждут, пока их починят или выбросят, старые журналы на тумбочке — все это попадает в категорию «рутины».
Как только вы налепите ярлык «нужно», «требуется» или «должен» на какой-либо предмет, он становится незавершенным делом. Например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали. И конечно же, к данной категории следует причислить все задачи, которые «висят в воздухе» или находятся в процессе выполнения, и вопросы, для решения которых вы сделали все, что могли, но не признаетесь себе, что с ними покончено.
Чтобы грамотно управлять этим складом незавершенных циклов, попытайтесь заключить их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа до тех пор, пока у вас не появится пара минут, когда вы сможете решить, что они собой представляют и что нужно предпринять для завершения циклов (если вообще есть такая необходимость). При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались надежными инструментами сбора неразрешенных проблем.
В более широком смысле, все проблемы и так собираются в единое целое. Если вы не объединяете их в надежную внешнюю систему, то она существует где-то в вашем сознании. Тот факт, что вы не «положили» проблему в свою корзину для входящих сообщений, не означает, что ее не существует. Речь идет о том, чтобы объединить все необходимые сведения в систему, находящуюся не в вашей голове.
Есть несколько видов инструментов с низким или высоким уровнем автоматизации, предназначенных для того, чтобы накапливать незавершенные проекты. Следующие инструменты могут служить примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, которые поступают как из внешних, так и из внутренних источников.
• Обыкновенная корзина для почты.
• Бумажные носители информации.
• Электронные средства записи информации.
• Звукозаписывающие устройства.
• Электронная почта.
Корзина для почты
Стандартный пластмассовый, деревянный, кожаный или проволочный лоток является наиболее распространенным средством сбора печатных сведений и любых физических материалов, требующих какой-либо обработки: почты, журналов, писем, записок, телефонограмм, квитанций — даже фонариков, в которых сели батарейки.
Писчая бумага и блокноты
Отрывные, пружинные и карманные блокноты, а также и ежедневники идеально подходят для записи случайных идей, сообщений, дел на каждый день и прочей информации. Подойдет любой блокнот, который более всего соответствует вашим вкусам и потребностям.
Электронные носители информации
Для заметок, к которым можно вернуться позднее, можно использовать компьютеры. По мере развития технологий распознавания символов появляется целый арсенал цифровых средств, предназначенных для фиксирования данных. Портативные устройства (персональные цифровые секретари) и электронные блокноты можно использовать для сбора входящей информации любого характера.
Запись голосовой информации
К доступным на сегодняшний день звукозаписывающим устройствам относятся автоответчики, голосовая почта и устройства для диктовки информации, в частности цифровые и кассетные диктофоны. Все они могут пригодиться для временного хранения информации, которую вы хотите запомнить или проанализировать позже.
Электронная почта
Если вы соединены с остальным миром посредством электронной почты, то среди программ, установленных на вашем компьютере, должны быть приложения для хранения входящих сообщений и файлов: место, где они могли бы находиться до момента рассмотрения, прочтения или обработки. Кроме того, подобную входящую информацию могут фиксировать пейджеры и телефоны.
Высокотехнологичные устройства
Сегодня вы можете надиктовать или от руки записать информацию непосредственно на компьютер. По мере того как все больше средств обмена информацией переводятся в цифровой и беспроводной форматы, становится легче фиксировать идеи (соответственно, растет и объем входящих данных, которыми мы должны управлять!).
— Компьютер!
— Слушаю, Дэвид?
— Нужно купить хлеба.
— Да, Дэвид.
Необходимый продукт записан в память. И когда организационная часть процесса управления деятельностью будет переведена в цифровой формат, «хлеб» будет автоматически добавляться в электронный список покупок, а, возможно, даже заказываться в магазине и доставляться.
Независимо от уровня автоматизации, все инструменты, описанные выше, выполняют роли сходных корзин для входящей информации, где фиксируются сведения, проблемы и программы действий, которые могут оказаться полезными. В какой-то мере вы, вероятно, уже используете большинство этих инструментов или их модификаций.
К сожалению, самого факта наличия корзины «Входящие» недостаточно для того, чтобы она была функциональной. У большинства людей есть какие-то средства для сбора информации, но обычно они в большей или меньшей степени неконтролируемы. Давайте рассмотрим три необходимых условия эффективного сбора информации: