Страница 20 из 49
По поводу бланков также существуют утверждённые государство требования. ГОСТ определяет форматы для простых документов, для резолюций, мест для печатей, указывает размеры для полей, места расположения реквизитов, виды используемой бумаги.
В приложениях к ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов документа на титульном листе, образцы фирменных бланков документов организации с расположением на них реквизитов.
Самое важное в оформление документа это его: шрифты, наличие герба, реквизиты (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, справочные данные документа), отметка об ограничении доступа к содержащейся в документе информации, обращение к адресату, печать организации (если таковая используется в документообороте организации), подпись.
Специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать, что такое оформление документа и как оно осуществляется. Что руководствоваться в данном процессе следует ГОСТ Р №7.0.97-2016, который является обязательным документом федерального уровня. Что на основе этого документа разрабатываются все внутренние локальные акты имеющие отношение к документообороту в компании. И, что за ошибки в оформлении документов может наступить ответственность не только перед непосредственным начальником.
Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.
Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.
Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:
формирование личных дел сотрудников;
расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
составление расписания штата;
учёт рабочего времени;
оформление справок, заявлений и больничных листов;
сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение воинского учёта.
В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.
Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;
Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;
Книга по учёту бланков специального воинского учёта;
Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;
Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;
Журнал регистрации уведомлений;
Журнал регистрации заявлений;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;
Журнал регистрации записок, представлений;
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;
Книга учёта движения трудовых книжек;
Журнал регистрации актов;
Журнал регистрации справок;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
Журнал регистрации направлений на медосмотр.
Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.
В компании обязательно должны присутствовать и вестись следующие журналы:учёта трудовых книжек сотрудников, их перемещения;
– проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;
– ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;
медосмотров;
– ознакомления с правилами пожаробезопасности.
Помимо ведения журналов и книг, специалист по кадровому делопроизводству должен вести документы содержащие в себе отчётную информацию и предоставлять их вовремя в соответствующие государственные органы:
СЗВ-ТД при увольнении;
СЗВ-ТД при приёме на работу;
СЗВ-ТД при приёме на работу совместителя;
СЗВ-ТД при переводе;
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц;
Сведения о застрахованных лицах;
Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы;
Карта первичного воинского учёта;
Карточка учёта организации в военкомате;
Бланк формы СЗВ-ТД;
Приказ Росстата № 457 с новыми формами кадровой отчётности;
Приказ Росстата № 462 с новыми формами кадровых отчётов.
Все обязательные кадровые отчёты распределяются по времени на годовые (СЗВ-СТАЖ, 7-травматизм), квартальные (ДСВ-3), ежемесячные – СЗВ-ТД о переводе, подаче заявления о способе учёта страхового стажа, П-4, и на отчёты, которые формируются по мере необходимости – сведения в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников, уведомления в МВД от приёме (увольнении) иностранца и т.д.
Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.
В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.
Хранения документов – это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и нормативных локальных актов организации. Все документы, имеющие отношение к компании, имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрена административная ответственность, различные штрафы, как для юридических лиц, так и должностных лиц.