Страница 119 из 134
Дополнительные выгоды от совместимости с Internet. Без особых затрат организация может соединить свою интрасеть с Internet. Тогда удаленные пользователи (например, находящиеся в командировке сотрудники или клиенты компании) получат возможность доступа к ее интрасети через Internet. Организация может управлять доступом пользователей к документам, разрешая всем желающим просматривать одну часть документов, а другую их часть, делая доступной только для определенного круга пользователей. Можно также разрешить пользователям интрасети выход в Internet, открыв им доступ к богатейшему фонду информации, содержащему сведения практически на любую тему.
Документооборот в интрасети
Слежение за документами на предприятии может оказаться непосильной задачей. Дело просто в том, что бумаг слишком много, а их содержание слишком разнообразно. С чем только ни приходится иметь дело — от рекомендаций по методам работы со счетами клиентов до памятных записок, содержащих описание действий, которые компания должна предпринять, чтобы удовлетворить современным требованиям к пресс-релизам, сообщающим краткую сводку данных из квартального отчета компании.
Как правило, для решения этих проблем компании используют системы управления документооборотом. Эти системы обеспечивают закрытый интерфейс клиентских станций (proprietary front end) для доступа к центральному серверу; кроме того, в системах имеются средства контекстного поиска, благодаря которым пользователь может разыскивать документы по определенной теме, а также программы преобразования файлов. Пользователи могут импортировать файлы из систем управления документооборотом в программы обработки электронных таблиц и под готовки текстов.
Конечно, системы подготовки документов — это мощное средство работы. Однако возможности таких систем возрастут многократно, если их функции соединить с открытостью и простотой intranet. Комбинация этих двух технологий обеспечит пользователям простой и быстрый доступ к большим объемам информации.
С появлением intranet, изготовители систем управления документооборотом стали снабжать серверные части своих приложений интерфейсами с Web-браузерами. Ожидается, что рост популярности intranet поможет расширить число пользователей систем управления документооборотом.
Использование Web служит наглядной иллюстрацией возможных выгод компании от обеспечения легкого доступа к информационным страницам. Все большее число компаний начинают осознавать привлекательность такого пути к усовершенствованию систем управления документооборотом.
Руководители информационных отделов предприятий обычно приветствуют переход к использованию Web-технологий, поскольку это избавляет их от необходимости поддерживать нестандартные интерфейсы систем управления документооборотом или настраивать нестандартные средства взаимодействия таких систем на работу с операционными системами, установленными на пользовательских рабочих станциях. Вместо этого достаточно будет обеспечивать поддержку того же универсального программного обеспечения, которое они и раньше рекомендовали пользователям для работы с intranet.
Системы управления документооборотом с выходом на Web имеют еще одно важное достоинство: они облегчают размещение документов на intranet, поскольку многие из них обеспечивают HTML-индексацию документов "на лету".
Еще одно преимущество состоит в том, что системы управления документооборотом работают точно так же, как Web-серверы, с которыми пользователи хорошо знакомы и работа с которыми не доставляет им ни малейших затруднений. Пользователи уже научились разыскивать необходимые им документы на Web, поэтому им не составит большого труда осознать, какие возможности предоставляют им новые системы. Системы управления документооборотом, при этом, обеспечивают более развитые средства поиска, чем те, что можно найти на обычных Web-серверах. Как правило, стандартные средства поиска Web допускают поиск по одному или двум словам, в то время как системы управления документооборотом позволяют искать документы, вводя три или четыре ключевых слова.
Системы управления документооборотом имеют развитые функции защиты и позволяют привилегированным пользователям редактировать документы и перемещать их из одного подразделения в другое.
Многоуровневый характер Intranet
Одним из важнейших достоинств intranet с точки зрения принятия решений о целесообразности внедрения этих технологий на предприятии является многоуровневый характер их функциональных возможностей. К одному концу спектра функциональных возможностей интрасети относятся статические Web-страницы, которые заменяют корпоративные печатные документы или обеспечивают новый способ совместного использования информации; на другом находятся сложные клиентские интерфейсы для офисных серверных приложений. Естественно, что более высокий уровень функций стоит дороже. Определение уровня возможностей своей интрасети, составляющего часть этого спектра, обеспечивает основу планирования, которое может использоваться компаниями для руководства принятием бизнес решений и осуществлением инвестиций в технологии.
Способность фирмы повысить уровень функциональности своей интрасети обуславливается рядом факторов, связанных с возможностью создания соответствую щей сетевой инфраструктуры. Сеть на базе TCP/IP с доступом к Internet, защищенным с помощью брандмауэра, — это необходимый стартовый минимум. Наличие соединений между ПК, рабочими станциями, серверами и мэйнфреймами создаст массу благоприятных возможностей для интеграции знаний и опыта, накопленных в компании. Наличие специалистов по технологиям клиент-сервер и Internet существенно влияет на качество и время выполнения работы.
Уровень 1. Имея базовую сетевую инфраструктуру, организации могут сделать следующий шаг для построения интрасети. Буквально в течение одного-двух дней можно установить недорогие браузеры и Web-серверы с базовым информационным наполнением. Это самый распространенный способ создания интрасети "с нуля".
Организационное значение исходной конфигурации интрасети непосредственно связано с тем, насколько полезно ее информационное наполнение. Значимость этого наполнения способствует тому, что различные подразделения компании присоединяются к системе и добавляют информацию, и, следовательно, значимость интрасети экспоненциально увеличивается. Когда сеть начинает широко использоваться и появляется возможность доступа к "критической" массе данных, внимание администратора переключается на структуру и организацию информации.
На этом этапе мы имеем интрасеть уровня 1, обеспечивающую статический доступ к статическим данным. Термин "статический доступ" указывает на способ поиска информации пользователями. В рассматриваемом случае он осуществляется с помощью имеющихся связей или известных адресов. Данные являются статическими: они однажды созданы и могут быть изменены только владельцем информации.
Сети уровня 1 характерны для начального этапа совместного использования корпоративной информации. Являясь относительно простым, этот уровень, тем не менее, обеспечивает высокую отдачу от инвестиций. Компания Harris вычислила, что одно приложение, предоставляющее в интерактивном режиме справочник корпоративных методов и процедур, дает ежегодную экономию в 50 тыс. дол.
Уровень 2. Со временем, когда пользователи обнаруживают, что найти нужную информацию становится все труднее и труднее, самая сильная сторона интрасети уровня 1 становится ее самой большой слабостью. Богатую сложную информацию трудно охватить с помощью структуры на основе ссылок. Значительный объем этой информации приводит к тому, что поиск нужных данных начинает требовать серьезных затрат времени. Поэтому на следующем этапе компания вводит поисковые средства.
Механизмы поиска информации и путеводители по Web упрощают пользователям нахождение документов, однако приводят к усложнению системы, поскольку нуждаются в управлении индексами поиска. Кроме того, они заставляют администраторов с повышенным вниманием относиться к системной и сетевой производительности.