Страница 2 из 4
Таким образом, мы узнали, какой вы видите такую важную сферу своей жизни, как работа. Теперь можно смело записывать список задач, разбивать его на приоритеты и составляющие задачи поменьше. Определяя приоритеты и значимость, обращайтесь к своему определению работы мечты и ценностям, задавайте вопросы «Является ли это приоритетом для меня?», «Эта задача вписывается в мое понимание идеальной работы?». Само собой, мы не можем просто отбросить и забыть (а может быть, забить) те задачи, которые нам кажутся неинтересными, скучными, которые нам может быть просто лень делать. В долгосрочной перспективе они могут как раз и оказаться звеном к осуществлению нашей идеальной деятельности, тем приоритетом, который мы могли случайно пропустить.
Давайте рассмотрим подробнее техники работы с задачами, которые помогут вам быстро и эффективно «разделываться» с делами на работе.
1.1 Техника «слон по частям»
Эта замечательная техника применима не только в профессиональной сфере, но и при достижении личных успехов.
«Слон» – это дело, задача, цель, настолько большие, что их нельзя выполнить за один день. Часто наше избегание дела или недостижение цели разбивается именно о психологический аспект – большая многодневная задача кажется сложной и невыполнимой. И чем больше мы о ней думаем, тем труднее нам заставить самих себя приступить к выполнению намеченного дела. Выход один: разделить этого большого «слона» на части поменьше, и их в свою очередь раздробить еще на более мелкие задачи там, где это применимо. Лучше зафиксировать наглядно в блокноте, схематично (если вы кинестетик или визуал, так вы больше вникните в положение дел).
Например, вам поручили крупный проект на работе, руководитель определил ваш конечный показатель эффективно выполненной задачи. Вам остается записать ее и разбить на составляющие детали. Есть задача «оптимизировать затраты на логистику к концу года». Подумайте, что вы можете с этим сделать, какие маленькие шаги стоят за выполнением этой большой задачи. Это может быть «анализ затрат по логистике за квартал», «составление базы данных поставщиков», «определение оптимального варианта заказа и доставки», «заключение договора», «проведение сделки», и прочее. Если каждый пункт можно разбить еще подробнее на пункты поменьше, обязательно это сделайте. Так задача из большого «слона» постепенно превратится в маленького «слоненка», и так задачу можно выполнять одну за другой ежедневно понемногу, не отвлекаясь от основной работы, и не уставая от монотонности действий.
Лучше делать каждый день, но немного, чем за один день «Х» пытаться сделать все сразу. Вы будете более выносливы и сильны, если, к примеру, каждый день по 15 минут будете заниматься спортом, чем если вы за один день переделаете все упражнения. Маленькие шаги не дают нам устать на пути к большой цели, а еще повышают нашу уверенность в себе и наполняют смыслом.
Как уже говорилось ранее, эта техника применима и в личной сфере. Например, ваша цель – поехать в путешествие в Грецию. Подумайте, что именно для этого нужно, какие шаги. Это может быть: 1. Собрать финансовые средства. 2. Определить маршрут путешествия. 3. Приобрести билеты, визы, другие разрешительные документы. 4. Освободиться от основных дел и обязанностей. И далее каждый из этих четырех пунктов также разбиваем на составные части. Например, пункт 3 можно дополнить подпунктами * определить время путешествия, * выбрать вид транспорта, * выбрать агентство или фирму, * договориться об условиях, * оплатить билет, и т.д. Распишите каждый подпункт при необходимости, также напишите сроки выполнения. Логично, что прежде чем искать билеты, нужно выбрать удобные вам даты, написать заявление на отпуск, пристроить кота соседям, и т.д.
Прописанное таким образом большое дело разбивается на много мелких, постепенно выполняя которые вы будете шаг за шагом подходить к намеченной цели. Каждое выполненное маленькое дело будет давать вам чувство удовлетворения и мотивировать на большее, а «съев» всего «слона», вы зарядитесь чувством гордости и будете с удовольствием наслаждаться результатом!
1.2 Техника «съесть лягушку»
Продолжаем нашу кулинарную программу, блюдом которого на этот раз является «лягушка». Если вы не французских кровей, или не имеете достаточно экзотические вкусы, то «лягушка» для вас будет означать что-то неприятное, чего вам делать не хочется.
Этой «лягушкой» может быть что угодно, это достаточно индивидуально. У кого-то «лягушка» – это «позвонить маме», «оплатить коммуналку», или «вымыть полы», а у кого-то «написать отчет», «провести совещание», «зайти к начальнику».
«Есть лягушек» необходимо именно с утра, потому что вы бодры и полны сил и энергии, вас еще не отвлекли другие, более «важные», а по факту более «приятные», дела. К тому же, выполнив что-то вас раздражающее с утра, после вы будете свободны весь день. Худшее уже позади, и заставлять себя что-то выполнять, мучиться от чувства вины за несделанное вам уже не придется.
Составьте список своих «лягушек» и пропишите, сколько времени уйдет на «съедение» каждой из них. Так вы будете лучше понимать ценность этого времени, и еще больше ценить свои усилия, направленные на преодоление утомительной для вас задачи.
Можно даже придумать себе дополнительную награду за сделанное дело – например, не пить кофе на работе, пока не выполните это маленькую нежеланную «лягушку». Или дать себе 15-минутный перерыв. Или накормить себя зефирками, чтобы подсластить «лягушку». Радуйте себя! И не забывайте хвалить за каждое выполненное дело.
1.3 Квадрат Эйзенхауэра
Квадрат Эйзенхауэра – незаменимая методика, которая позволяет грамотно расставлять приоритеты, чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные. Эта матрица работает не только в бизнесе, но и в личных делах.
Перед применением данного метода рекомендуют несколько дней понаблюдать и проанализировать свои дела. Вы можете их записать, а затем рядом с каждым из дел написать ответы на уточняющие вопросы: была ли задача для меня срочной? Была ли она для меня важной? Я единственный, кто мог это сделать? Это поможет понять, что важно и срочно лично для вас, а еще что из списка дел можно отложить или передать на выполнение другому сотруднику.
Затем возьмите листок бумаги и разделите его на четыре квадрата. Рассортируйте свои дела по важности и срочности, и распределите по квадратам. Для уточнения: срочные и важные – это дела, которые доставляют наибольшее беспокойство, горящие дедлайны, сроки. Это дела, похожие на лечение больного зуба, вылечить который – вопрос жизненной необходимости. Например, «сдать квартальный отчет до 10 декабря». Это и срочно, так как есть сроки отчетности, при несоблюдении которых может грозить штраф или выговор, и важно одновременно, так как от аналитических данных этого отчета может зависеть постановка дальнейших задач, определение стратегии и финансовое планирование.
Несрочные и важные – это дела, выполнение которых «не горит», но их решение помогает двигаться к долгосрочным целям. Эти дела нацелены на стабильный результат в будущем. Например, «снижение себестоимости услуг». Это не горящая срочная задача, здесь нет конкретного срока выполнения. Однако невыполнение этой задачи грозит стагнацией и отсутствием развития, чего в бизнесе крайне важно не допускать. Пока задача не выполнена, и себестоимость остается на том же уровне, рабочий процесс движется в обычном режиме и «топчется на месте», и важным является вырваться из этого круга на новую ступень развития.
Срочные, но не важные – это дела чаще всего рутинные, как проверка электронной почты, рассылка документов и прочее. Их можно сравнить с мытьем посуды – это срочно, но не так важно в долгосрочной перспективе и лично для вас. Вам может в целом не мешать гора немытой посуды, но, если «забивать» на это систематически, потом придется очень долго и нудно отмывать засохший жир и остатки гречки. Такие дела крадут много времени, если успевают накопиться. Часто руководители для выполнения таких дел нанимают помощников или ассистентов, потому как эти мелкие дела на самом деле отнимают достаточно энергии и мешают сконцентрироваться на мыслительном рабочем процессе и управленческой деятельности.