Страница 18 из 21
Сведения, включающиеся в табель учета использования рабочего времени
1
Наименование организации и ее структурных подразделений
2
Год и месяц, за который учитывается рабочее время
3
Норма часов рабочего времени за указанный месяц
4
Фамилии, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера
5
Фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель учета использования рабочего времени
Заключительная часть
Проставляется подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Табельщик Подпись О.И.Иванова
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
8. Формирование и хранение кадровых документов
8.1. Номенклатура дел
Составление номенклатуры дел
1
Номенклатура составляется ежегодно в каждой организации независимо от формы собственности
2
Номенклатуры дел составляются:
● на дела всей организации (сводная номенклатура дел);
● на дела каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции № 4)
Номенклатура дел структурного подразделения
Сводная номенклатура дел
Составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 158 Инструкции № 4)
Составляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 153 Инструкции № 4)
Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции № 4)
Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции № 4)
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции № 4)
Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:
● устав организации (положение о ней);
● положения о структурных подразделениях;
● штатное расписание;
● планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
● должностные инструкции работникам;
● типовые и примерные номенклатуры дел;
● номенклатуры дел за предыдущие годы;
● регистрационные формы;
● справочные картотеки;
● перечни документов с указанием сроков хранения.
Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции № 4)
Документы, включаемые в номенклатуру дел
В номенклатуру включаются
В номенклатуру не включаются
● заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;
● учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;
● документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции № 4)
● Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;
● печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
● указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции № 4)
Графы номенклатуры
Графа 1 «Индекс дела»
Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел
Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)
2
В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:
● указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
● указание адресата или корреспондента документов;