Страница 16 из 21
Пример.
Юрисконсульт
Подпись И.П.Кирилов
01.08.2022
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)
Приказ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок
Приказы (распоряжения)
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).
Виды
Срок хранения
Примеры приказов
1
По основной деятельности
10 лет
● о создании, реорганизации и ликвидации организации;
● об установлении режима работы и внесении изменений в него;
● о создании комиссии;
● о распределении обязанностей между руководством;
● об утверждении организационных документов;
● о делегировании полномочий;
● о внесении изменений в структуру и штатную численность
2
По личному составу
55 лет
литера «к»
● о приеме на работу (назначении на должность);
● о переводе на другую постоянную работу;
● о перемещении;
● об увольнении (освобождении от занимаемой должности);
● о награждении, поощрении, премировании;
● о продлении трудовых договоров (контрактов);
● о заключении новых трудовых договоров (контрактов);
● о переводе на контрактную форму найма;
● об установлении надбавок, доплат;
● о временном переводе;
● об отстранении от работы;
● о допуске к работе;
● об установлении (отмене) неполного рабочего времени;
● о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
● о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;
● о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
● о предоставлении социальных отпусков;
● об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников
3 года
литера «л»
● о предоставлении трудовых отпусков,
● об отзыве из трудового отпуска;
● о наложении дисциплинарных взысканий;
● досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
● о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;
● об оказании матпомощи;
● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
3
По административно-хозяйственным вопросам
3 года
● о выдаче служебных удостоверений, пропусков;
● об утверждении графика дежурств работников;
● и др.
7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации
7.1. Регистрация документов
Порядок регистрации документов
В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству
Регистрация входящих документов
1
Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов
2
Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)
Регистрация исходящих документов
1
После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов
2
Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):
● индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;
● регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа
Регистрация внутренних документов
1
Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
● журнал (книга) учета личных дел;
● журнал регистрации должностных инструкций;
● журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)