Страница 10 из 30
Когда я работал на стороне консультанта, мы с командой приходили проводить диагностику эффективности организационной структуры, то для себя однозначно понимали, что для нас означает эффективная организационная структура и когда работу можно считать оконченной. Конечно же, мы использовали полученные результаты с других проектов McKinsey, которые мы докручивали под нашего заказчика. Но дело совсем не в этом, а в том, что мы никогда не позволяли себе занять позицию выжидания пока у клиента возникнет ощущение достаточного участия.
Любой консалтинговый проект начинается с диагностики. Чтобы не допустить ситуации, когда консультанты задают ненужные вопросы, разработали шаблоны опросников, в которых можно считать бизнес-кейсы и делать точные выводы. Приведу некоторые примеры шаблонов запросов и выводы, которые можно получить на их основе.
Запрос информации по закупочной деятельности
Для проведения «анализа затрат» (spend analysis) в «стратегическом сорсинге» (SRM) используется следующий шаблон запроса информации:
Таблица 3 – Шаблон запроса информации для проведения анализа затрат
На основании собранных данных можно произвести следующий анализ:
• Анализ затрат в структуре общего бюджета закупок в разрезе стран, поставщиков, закупочных категорий и подкатегорий.
• Внутренний бенчмарк по одинаковым закупочным категориям в разрезе стран.
• Внешний бенчмарк по одинаковым закупочным категориям по поставщикам (если консультант обладает такой информацией).
• Прогноз затрат по категориям и подкатегориям.
• Анализ основных поставщиков компании по закупочным категориям.
• Определение потенциальных инициатив по закупочным категориям (экономия на масштабе и экономия на ассортименте, рамочные договоры, разовые закупки).
• Прогноз потенциальной экономии от закупочной деятельности по категориям затрат.
• Прогноз окончания контрактов, который позволит определить приоритеты реализации инициатив.
Только после проведения такой исследовательской работы можно проводить интервью на тему тестирования заранее подготовленных гипотез. До предоставления этих данных никакие дополнительные действия не требуются. В анализе эффективности бизнес-процессов функции закупок (скорость, трудозатраты) используются другие шаблоны запроса информации.
Запрос информации по эффективности управления персоналом
Для проведения анализа эффективности текущей организационной структуры применяется шаблон запроса информации. Шаблон заполняется информацией по функционалу (в строках), выполняемому сотрудниками отделов компании (в колонках). Функционал описан с разделением на планирование, контроль, оформление документации, совещания, выполнение работ по ключевой компетенции и управление отчетностью. На пересечении указывается оценочное время исполнения функционала в рабочих часах.
Таблица 4 – Шаблон запроса информации для выявления дублирования функционала
Из полученных данных можно сделать выводы о дублировании функционала между различными должностями и отделами. Также будут выделены и оценены трудозатраты на операции, не добавляющие ценности процессу, которые впоследствии можно автоматизировать, отдать в общий центр обслуживания, на аутсорсинг, и сосредоточиться на ключевых компетенциях.
Таблица 5 – Шаблон запроса информации для оценки эффекта от организационных изменений
Получив данные по ФОТ, можно оценить экономический эффект от примененных инициатив (см. Таблица 5).
Примеры применения этих и других шаблонов описаны в соответствующих разделах.
Для анализа эффективности логистики используются шаблоны:
Таблица 6 – Шаблон запроса информации для анализа складского хозяйства
Таблица 7 – Шаблон запроса информации для анализа транспортной логистики
Чтобы оценить эффективность управления запасами, необходимо сравнить идеальный уровень оборачиваемости запасов с текущим уровнем оборачиваемости. При этом на уровень запасов в цепи поставок оказывают влияние текущая структура цепочки поставок исследуемой компании, так и целевой уровень сервиса: где находятся поставщики, заводы, склады, клиенты и конечные покупатели готовой продукции.
Рисунок 8 – Иллюстрация цепочки поставок исследуемой компании
Поскольку размер страхового запаса зависит от целевого уровня сервиса обеспечения материалами или готовой продукцией своих клиентов, точности планирования потребности и надежности цепи поставок, необходимо запрашивать карту ключевых показателей эффективности управления запасами в динамике (см. Таблица 8). В зависимости от бизнес-модели и стратегии компании может различаться по категориям клиентов/по регионам покрытия/по группам материалов
Таблица 8 – Шаблон запроса карты ключевых показателей по управлению запасами
Анализируя фактически достигнутые значения показателей, можно оценить стоимость излишне замороженного капитала для компании и определить факторы, влияющие на это. Данный анализ, с учетом понимания текущей цепи поставок, позволит разработать инициативы для повышения эффективности управления рабочим капиталом.
О том, какие инициативы применять и как получать оценку эффектов от этих инициатив по каждому направлению рассказано далее в соответствующем разделе.
Обратите внимание, что в приведенных выше примерах мы отвечаем на вопросы:
• «Как сократить затраты компании?»
• «Как повысить эффективность организационной структуры?»
• «Как исключить дублирование функционала сотрудников?»
Однако с таким подходом мы не отвечаем на вопросы:
• Возможно, целесообразно передать логистику на аутсорсинг, потому что объемы падают и регион присутствия не развивается, либо развить собственную компетенцию для оказания услуг на стороне?
• Может стоит в корне поменять концепцию производства и применить индустриальный подход к домостроению [7]?
• Может нужно развить компетенцию в закупочной деятельности и открыть собственный единый закупочный центр, таким образом сделать из «cost-center» «profit-center»?
• Возможно, нам подойдет бизнес-модель Uber?
«Повысить эффективность функции» и «повысить эффективность компании» – это две разные задачи, и подходы к подготовке ответов различаются. Ответы на данные вопросы должны исходить из стратегии компании. Как разрабатывать стратегию, рассказано в главе 13 УПРАВЛЕНИЕ ГРУППОЙ КОМПАНИЙ.
2.7. Реализация проекта
В данном разделе я представил перечень удобных, проверенных временем инструментов и шаблонов моделей для управления проектом.
Это не дублирование методологии PMP, которая в принципе позволяет организовать управление любым проектом, но выжимка практических инструментов, которые мы всегда использовали на своих проектах «управленческого консультирования».