Страница 2 из 3
Чем старше мы становимся, тем больше нам кажется, что планета начала крутиться быстрее, а часов в сутках стало меньше. Время – это наш самый главный не возобновляемый ресурс, поэтому важно уважать и ценить собственное время и время людей, с которыми мы общаемся. Это относится к пустым разговорам, длинным несодержательным письмам, долгим ответам и опозданиям. Конкретные временные рамки, относящиеся к разным средствам коммуникации, мы рассмотрим дальше в этой книге.
С появлением новых технологий изменилось наше восприятие информации и значительно снизилась способность продолжительной концентрации внимания. Мы потребляем все больше информации за меньшее время. Этот факт стоит учитывать для адаптации методов донесения информации.
Есть три темы, которые не стоит обсуждать ни с кем, кроме наших родных и близких друзей: политика, религия и личная жизнь. В последнюю входит и обсуждение финансов. Само собой разумеется, что неприемлемо читать чужую переписку, делиться чужой личной информацией и незаконно использовать чужие персональные данные. Это относится и к пересылке в мессенджерах сообщений (текстовых и аудио) без разрешения автора. С каждым годом в мире уделяется больше внимания защите авторских прав и интеллектуальной собственности. Растёт и ответственность за нарушение данных прав.
Представьте, что вы руководитель крупной компании или просто довольно известный человек и дали очередное задание помощнику, а он переслал его вместе с вашими контактными данными в какой-либо чат. Вы сильно удивитесь и даже испугаетесь за свою безопасность, а может и увидите сразу несколько сообщений от незнакомых людей, которые мечтали заполучить ваши контакты случайным образом. Вам ведь тоже неприятно получать рассылку от магазина, которому вы не оставляли свой номер?
Нежелательно также посвящать собеседника в свои проблемы, жаловаться на жизнь. Такое поведение уместно только в общении с близкими людьми. Особенно не стоит рассказывать о своей личной жизни каждому коллеге на работе. Важно учиться разграничивать работу и личную жизнь. Не приносите работу домой. Ваши домашние проблемы не должны отражаться на работе.
Довольно новое понятие в современном этикете. Под симметрией общения в данном контексте подразумевается, что мы можем пренебречь какими-либо правилами, но только если тот, кто находится выше по вектору уважения сам это предложил. Как пример, если руководитель сам предложил перейти на «ты» или если собеседник использует смайлы.
– Александр, подскажите, пожалуйста, к какому числу мы можем подготовить для Вас новое коммерческое предложение?
– Было бы здорово получить его до 18 числа. И да, ко мне можно на «ты»)
– Хорошо) Все подготовим вовремя.
И опять же, не забываем про здравый смыл. Нередко случаются ситуации, в которых тот, кто находится в позиции выше, не может правильно оценить ситуацию и злоупотребляет своим положением. В итоге рекрутер без спроса переходит «на ты» с соискателем должности, а генеральный директор отсылает официальные письма со смайлами подчиненным.
Помните, у вас всегда есть возможность высказаться против любого предложения собеседника, стоящего выше по вектору уважения. Вы всегда можете вежливо сообщить, что вам комфортнее было бы общаться «на вы» с вашим руководителем. Использовать обильное количество смайлов в ответ тоже не обязательно, если вы не делаете этого в обычной жизни или это вызывает у вас напряжение.
Нормы этикета могут сильно отличаться в разных странах и разных культурах. То, что приемлемо для вас, может быть абсолютно неприемлемым для другого человека или даже обидным. Чтобы чувствовать себя комфортно при общении с иностранцами или людьми, которые принадлежат к другим культурам, рекомендуется изучить международные нормы, а также знать основы разрешения конфликтных ситуаций. Подробно нормы современного международного этикета мы разберем в последней главе книги.
Правила русского языка важны. Ими нельзя пренебрегать. Даже если «умный» человек из другой книги или статьи в интернете на этом настаивает. Язык – живой, правила постоянно меняются, забываются, но все мы должны стараться следовать тем правилам, которые являются общепринятыми на сегодняшний день. «Вы» пишем с большой буквы, если обращаемся к одному человеку. Не пишем английские слова русскими буквами. Если у слова или термина есть русский вариант – пишем по-русски. Например «Senior developer» заменяем на «Старший разработчик». Если этого слова нет в русском словаре, значит его нельзя использовать. «Мидл и джун дизайнер» – не правильно. Допустимо использовать в переписке иностранные слова в оригинальном написании, если аналога в русском языке пока не существует. А вот точки над буквой «Ё» уже официально разрешили не использовать.
Serendipity – способность попадать в счастливые ситуации или получать случайные удачные совпадения.
Общение по электронной почте
Не смотря на увеличивающуюся популярность и удобство использования мессенджеров, главным способом коммуникации в интернете остается электронная почта. Этот момент необходимо учитывать при первом контакте с незнакомыми людьми, особенно в деловой среде. Если вам нужно связаться с кем-то впервые, например направить предложение о сотрудничестве, самым уместным будет написать на почту.
Почта – это средство асинхронной коммуникации, а значит при таком виде общения не стоит ожидать молниеносного ответа. Если вам нечего сказать, и вы хотите просто поздороваться или пожелать коллеге хорошего дня, то в этом случае как раз лучше использовать мессенджер. Помните об уважении к времени, не забивайте почту коллег пустыми письмами, которых можно избежать.
Навык деловой переписки говорит о высокой квалификации сотрудника и интеллигентности человека.
Во многих компаниях приняты свои внутренние правила корпоративного общения по почте. Сюда относятся тон коммуникации, формат и содержание писем, правила использования подписи отправителя, сроки ответа, профессиональные сокращения и обозначения, а также другие особенности коммуникации внутри конкретной компании.
Важно не забывать, что общие правила общения по почте никто не отменял. Даже если вы уверены, что знаете, как правильно написать письмо, не пропускайте эту часть, ведь скорее всего вы откроете для себя что-то новое.
У любого письменого или устного сообщения должна быть структура. Именно она помогает нам правильно уловить смысл и понять, чего же от нас хочет собеседник. Стандартное письмо состоит из приветствия, основной части, прощания и подписи.
Для начала выбираем правильное имя адресата. Не стоит ставить в строчку с главным адресатом всех, кто может вам помочь в решении вопроса из письма. Если письмо необходимо отправить нескольким людям, то главного адресата, от которого мы ждём ответа, ставим выше, а остальных добавляем в копию. При добавлении нескольких людей в копию ставим их в порядке убывания должностей. Например: директор, заместитель директора, менеджер, администратор.
Заполняем тему. Тема должна быть простой и понятной, по сути. Неуместно в теме заявлять о срочности, ведь это ставит получателя в неудобное положение и говорит о том, что вы не цените его время. Если вы пишите первый раз от лица компании, то можно указать в теме название вашей компании, чтобы письмо не затерялось в почте и, чтобы его не удалили как спам.
Пример: Разработка дизайна сайта | Студия Hardy Branding