Страница 5 из 16
1. Прослушать телефонные переговоры менеджеров с целью выяснения – задают ли они все необходимые вопросы для отбора кандидатов по резюме, либо они приглашают на собеседование всех подряд.
2. Проанализировать правильно ли менеджер проводит скрининг резюме кандидатов, обращает ли он внимание на важные моменты в резюме.
3. Провести анализ причин отказов прийти на собеседование. Если причины адекватные и часто встречаются, то необходимо провести разъяснительную работу с менеджерами.
4. Провести совместное собеседование с целью понимания, какие вопросы задаются и на что обращается внимание. А может руководитель ищет «матрешек» и обращает внимание только на внешний вид соискателей и проводит только формальное собеседование.
5. Запустите программу тайный соискатель с целью выявления ошибок при проведении собеседований.
Количество соискателей, прошедших стажировку (7 этап).
Прежде чем мы направить сотрудников на обучение, мы выводим их на стажировку на объект, чтобы была возможность посмотреть работу действующих сотрудников и самим попробовать выполнять какие-то минимальные должностные обязанности. Этот этап сильно зависит от руководителя объекта (точки, отдела) и от того, имеется ли наставник. Этот этап показывает, правильно ли проведена первоначальная адаптация сотрудников.
Мероприятия, которые повышают конверсию на данном этапе воронки:
1. Тайный стажер, который хорошо выявляет проблемные зоны в первый день стажировки. Например, выдали грязную форму, или например, не объяснили что делать и т.д.
2. Проведите анализ работы руководителей, который выявит ТОП-руководителей, у которых больше всего людей не проходят стажировку. Проведите с ними разъяснительную беседу.
3. Посетите объект (точку или отдел) понаблюдайте и пообщайтесь с сотрудниками, возможно у них «диаспора», и они не хотят видеть новичков в своей команде. В связи с этим «выживают» их.
4. Возьмите и проанализируйте обратную связь от стажеров, что им понравилось, а что не понравилось, каким образом с ними проводилась работа по адаптации, обучению.
Количество соискателей, вышедших на обучение (8 этап).
Поднять конверсию на данном этапе можно следующими способами, мои действия:
1. Проверяю согласно ли профилю сотрудник отдела подбора персонала, приглашает соискателей на собеседование;
2. Прослушиваю телефонные переговоры сотрудника;
3. Беру обратную связь у соискателей;
4. Провожу анализ обратной связи кандидатов после собеседования (в двух последних пунктах вам может помочь чат-бот);
5. Провожу совместно с сотрудником несколько собеседований;
6. В филиалах запускаю программу «тайный соискатель»;
7. Анализирую показатели сотрудника (отдела подбора) в течение всего периода работы.
Количество соискателей успешно сдавших аттестацию (9 этап).
Мы, подборщики, если правильно провели отбор кандидатов, мало влияем уже на данный этап воронки подбора. Но мы же с вами в книге рассматриваем всю систему работу с линейным персоналом. Этот этап полностью зависит от отдела обучения. Здесь главную роль играет тренер и программа обучения.
Если конверсия низка, то я вам советую:
1. Посетите несколько тренингов, как слушатель, пообщайтесь с другими обучающимися. Выясните, доступно и понятно дается ли информация?
2. Возьмите и проанализируете причины непрохождения аттестации. По часто встречающимися причинам проведите рабочую встречу и инициируйте пересмотр программы обучения.
3. Посмотрите в каких условиях проходит сдача аттестации. Периодически я встречала ситуации, что сотрудник сдавал аттестацию и при этом выполнял должностные обязанности, соответственно он отвлекался, в связи с чем аттестацию он проваливал.
Количество оформленных сотрудников (10 этап).
Часто бывает, что много соискателей доходят на собеседование, выходят на обучение, а оформленных очень низкой количество, либо их нет. Что же делать? Я делаю следующее:
1. Запускаю программу «тайный стажер»;
2. Анализирую текучесть персонала в данном отделе;
3. Общаюсь с менеджерами отдела с целью выявления проблемы адаптации новых сотрудников;
4. Общаюсь с руководителем отдела, на предмет того, как адаптируется и обучается новый сотрудник в отделе;
5. Провожу выходное собеседование всех сотрудников данного отдела с целью выявления истинных причин увольнения сотрудников.
Количество сотрудников, прошедших испытательный срок (11 этап).
Например, у вас в компании низкое количество новичков, прошедших испытательный срок. Заработная плата одного менеджера по продажам, допустим, 50 000 рублей в месяц. Текучесть сотрудников, находящихся на испытательном сроке равна 35% в год.
Некоторые руководители отделов продаж часто любят говорить следующую фразу: «Ничего страшного, других наберете!», когда вы им говорите, что в его отделе большая текучесть новичков. А вот когда вы покажете на примере их отдела материальные потери, которые несет компания, то они отнесутся к этому по-другому.
Например, какой ущерб в таком случае наносится компании:
1. Общее количество менеджеров по продажам в отделе – 7 человек;
2. Текучесть во время испытательного срока в год 35% – 2 человека;
3. Прямые затраты в связи с заменой одного менеджера = 117 162,50 (расчет представлен в таблице ниже);
4. Общие прямые затраты компании за 1 год составит только по одному отделу = 234 325 рублей.
А если в компании 10 и более отделов продаж? Или текучесть персонала на данном этапе воронки не 35%, а 50%?!
Воронка подбора персонала очень важный инструмент в работе массового подбора, и при правильной ее настройке вы сможете не только быстро закрывать потребность, но и снизить затраты на поиск персонала.
Бюджет отдела подбора персонала
Бюджет составляется примерно во всех компаниях одинаково. Поэтому в данной главе затрону только основные принципы при составлении бюджета на год и расскажу, как правильно распределить бюджет на год в зависимости от сезонности подбора персонала.
При расчете годового бюджета мы должны просчитать и утвердить основные статьи бюджета:
1. ФОТ сотрудников отдела подбора персонала, включая запланированную индексацию заработных плат;
2. Стоимость источников подбора персонала;
3. Стоимость автоматизированной программы для подбора персонала;
4. Командировки;
5. Стоимость чат-бота;
6. Стоимость телефонии (сотовой связи);
7. Выделение денежных средств на реферальные программы и проверок тайным соискателем.
Это основные статьи бюджета, которые мы как руководители отдела подбора персонала защищаем, и согласно которым в дальнейшем работаем. За все остальные статьи расходов, такие как стоимость одного рабочего места, канцелярские товары и т.п. отвечают ответственные сотрудники других подразделений. При необходимости, если вам данная информация нужна для просчета ROI, ее всегда можно запросить.
Приведу пример бюджета, который я делаю, при этом в каждой компании действует своя форма составления бюджета (см. ниже).
При защите годового бюджета перед директором по персоналу вы должны хорошо подготовиться и уметь обосновать, каждый пункт затрат на подбор персонала:
– почему в определенные месяцы вы усиливаете рекламную компанию, а в другие наоборот уменьшаете;
– почему вы считаете именно данные источники более эффективным;
– почему вы запланировали командировки в данные города, а в другие города Вы не планируете ездить и т.д.
Никогда не защищайте бюджет без подготовки, ведь это очень важный момент в вашей работе. Потратьте на это время – правильно составленный бюджет облегчает работу отдела подбора персонала в течение года. Да и к тому же бюджет отдела подбора персонала всегда на много выше, чем в других подразделения департамента персонала.