Microsoft Office

Календарь

Закончив работать с почтой, нажимаем следующую кнопку – Календарь... И вновь любуемся способностью Outlook менять свое обличье – никакому хамелеону такое и не приснится!

Как видите, изменилось все. Верхушка Панели задач приняла вид Календаря, а в основном окне мы видим «раскладку» каждого выбранного нами в Календаре дня. Впрочем, это окно может выдавать календарь не только на День, но и на Неделю и даже на Месяц! Переключать режимы панели можно с помощью незаметного кнопочного меню, расположившегося в верхней части окна.

Итак, перед нами – подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперед! Делается это просто: выбираем нужный вид нашего календаря (день, неделя, месяц), щелкаем мышкой по нужной клеточке и выбираем один из двух пунктов – Новая встреча или Создать событие на целый день. Разница понятна: «встречу» вы можете привязать к конкретному часу и даже к минутам, а «событие» ляжет на весь день целиком. При этом Outlook зорко следит за тем, чтобы «встречи» не накладывались одна на другую. А вот «событие» встрече не помеха: ради дня рождения любимой тещи вы вряд ли отмените встречу с бизнес-партнером. А набрать телефонный номер и сказать в трубку несколько ласковых слов вы всегда успеете (забыть же о такой необходимости вам Outlook все равно не даст).

Итак, создаем событие или встречу – окна для этих операций выглядят примерно одинаково…

Вам нужно озаглавить ваше событие или встречу, указать, где и во сколько она будет проходить, а также настроить режим оповещения (меню внизу окна). За указанный вами промежуток времени перед началом события Outlook начнет изводить вас напоминаниями, выкидывая на экран предупреждение за предупреждением.

Обратите внимание на знакомый вам раздел Категории – благодаря ему все мероприятия и встречи, запланированные на каждый день, можно разбить по категориям. И в дальнейшем отобразить на экране расписание по каждой из них раздельно. Получится отдельный календарь для «деловых встреч», «совещаний», «обедов» и «планерок»... и может быть, даже «любовных свиданий». Такой категории в Outlook, конечно же, нет, но ничто не помешает пользователю создать ее самостоятельно. Наконец, меню Контакты позволит «привязать» к вашему событию людей, внесенных в вашу адресную книгу (о ней разговор пойдет чуть позже).

Помимо обычных встреч и событий можно создать еще и повторяющиеся. Допустим, вы точно знаете, что по вторникам после работы вы идете в свой любимый фитнес-центр или в ночной клуб, – и Outlook добросовестно зарезервирует время за этим важным мероприятием на целый год вперед.

Ну а теперь вы можете не просто сохранить ваш календарь в компьютере, но и распечатать его и повесить на стенку. Вид распечатки (день, неделя, месяц) можно настроить прямо в меню печати. Пусть все вокруг видят, какой вы дисциплинированный работник. Да и самому лишний раз на календарь не мешает поглядеть – а вдруг забудете?

Хотя бояться нечего – Outlook, в памяти которого хранится график вашей жизнедеятельности, не забывает ничего и никогда. И за определенное, заданное заранее время до назначенной встречи напомнит вам о ваших собственных планах. Словом, единственное, что осталось добавить разработчикам в Outlook, так это способность делать все ваши дела самостоятельно, по расписанию...

Контакты

Если Outlook является «сердцем» Microsoft Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является Менеджер контактов (папка Контакты на Панели ярлыков в левой части экрана). Ведь данными из адресной книги Outlook будет пользоваться не только он сам, но и все программы семейства Microsoft Office!

В режиме «адресной книги» Outlook выглядит так: слева – режим сортировки записей, в основном окне – список адресатов с краткими и самыми необходимыми сведениями о каждом. Если карточек у вас набралось много, удобно использовать для перехода к нужному имени Панель навигации – она расположена справа и соответствует закладкам с буквами в обычной телефонной книге. В основном экране мы можем увидеть рядом с именем человека всего лишь один (или два) номера телефона. Но не думайте, что эта крохотная карточка содержит всю информацию о вашем адресате. О нет! Карточка Outlook содержит в себе такое громадное количество информации, что такому досье позавидовал бы и сам папаша Мюллер. Если, конечно, вы сможете заполнить его от начала и до конца. Нажмите кнопку Создать на кнопочной панели – и начинайте собирать компромат!

Карточка Outlook содержит несколько разделов. В первом из них содержатся все необходимые контактные данные (адрес, телефон, e-mail, номер ICQ). Здесь же можно сохранить фотографию объекта и даже написать на него краткое резюме. В разделе Подробности можно указать день рождения данного гражданина (и не удивляйтесь, если за день-другой до указанной даты Outlook напомнит вам об этом), сведения о его руководстве и даже о его супруге. Не думайте, зачем это программе понадобилось справляться о таких личных подробностях – просто заполните бланк адресной книги. В дальнейшем мы увидим, насколько полно использует Outlook всю введенную вами информацию. В частности, она будет использоваться для сортировки записей в вашей телефонной книге – помните окно режимов отображения на Панели задач? Вот вам простой пример: бывает так, что вы помните номер телефона, но не помните, кому именно он принадлежит. Достаточно одним щелчком мышки упорядочить список не по именам-фамилиям, как обычно, а по телефонам, чтобы все сразу встало на свои места.

Кстати, не забывайте про возможности поиска и про поисковую строку в верхней части окна! Искать нужную карточку вы можете практически по любому известному вам полю – имени, фамилии, номеру телефона или ICQ, электронному адресу...

Контакты в Outlook можно объединять в группы, создавая так называемые Списки рассылки. Эта возможность пригодится вам, когда необходимо будет отправить одно и то же сообщение или файл нескольким вашим знакомым. Список рассылки можно сотворить с помощью все того же меню Создать, с помощью которого мы заполняли наши карточки.

А теперь вернемся на минутку в основное окно программы... И щелкнем по любой записи правой кнопкой мышки. Откроется Контекстное меню, в котором мы сможем найти еще кое-что интересное.

В том случае, если компьютер вашего адресата (а заодно и ваш собственный) оснащены хотя бы самой простой веб-камерой, вы в любой момент можете устроить «видеоконференцию» в реальном времени с помощью установленной на вашем компьютере программы NetMeeting (она входит в комплект поставки Internet Explorer). А вызвать вашего будущего визави на виртуальное «свидание» можно, конечно же, с помощью Outlook! Жаль только, что в практике отечественного бизнеса видеоконференции в рамках офиса еще сравнительно мало распространены, а ценные указания своим подчиненным начальство предпочитает раздавать, так сказать, в реальном режиме... Точно так же, щелкнув правой кнопкой по имени абонента в адресной книге и выбрав Установить связь с помощью NetMeeting, можно вызвать искомую персону на сеанс голосовой связи. А вот возможность создать задачу для каждого человека или «привязать» к его анкете сообщения из вашего почтового ящика – это уже интереснее. Хотя, конечно, наивно рассчитывать на то, что вы тут же броситесь делать все это. Все-таки записная книжка должна быть прежде всего записной книжкой...