Страница 2 из 4
Задача этой книги – дать вам инструменты, которые помогут легче и быстрее решать рабочие задачи. Изучайте эти инструменты и выбирайте из них те, которые подходят вам.
Текст и иллюстрации
Представьте, что мы разрабатываем проект с клиентом и отправляем ему на согласование план работ. В плане четко написано, что в такое-то время клиент должен будет согласовать часть нашей работы. Согласовать – то есть изучить, вникнуть, дать замечания и принять. После согласования мы сможем перейти к следующему этапу, а без согласования работа встанет.
Наше условие о согласовании очередного этапа спрятано где-то в середине текста, в середине абзаца. Формально оно там присутствует, но «выцепить» его можно только при внимательном сплошном чтении.
Клиент заранее не знал о необходимости согласовать работу – мы это добавили только сейчас. Он не в курсе, что в плане появился такой этап. Он поспешно пробегает по тексту глазами, не замечает этого фрагмента и пишет в ответном письме: «Ок, делайте, я согласен».
Приходит время согласовывать. Клиент не ожидал, что от него потребуется какая-то работа, он не выделил на это время. Когда мы указываем ему на нужное место в тексте, он говорит: «Нужно было это подчеркнуть, я это не видел».
В итоге в проекте проблема, отношения испорчены – хотя формально мы правы. Такое бывает, когда текст нормально написан, но плохо подан.
Наша задача в этом разделе – научиться подавать текст так, чтобы он был читаемым, наглядным и хорошо структурированным. Читатель должен сразу выхватывать главное и при необходимости погружаться в детали.
При этом мы не ломаем ваш профессиональный язык, не упрощаем термины, не удаляем важные детали. Содержание не трогаем. Работаем только с подачей и немного – с ясностью: чтобы читатель не упустил те нюансы, которые мы хотели до него донести.
Дополнительные материалы
Илья Бирман. Уродские и опрятные письма
https://ilyabirman.ru/meanwhile/all/neat-mail/
Короткая заметка об оформлении писем
http://maximilyahov.ru/blog/all/dva-pisma/
Трансформация бюрократического текста в анкету
https://bureau.ru/bb/soviet/20160214/
Понятие анкетности
http://maximilyahov.ru/blog/all/anketno/
Модульная структура текста
https://bureau.ru/bb/soviet/20160918/
Борьба за внимание читателя
https://bureau.ru/bb/soviet/20171022/
Визуальное повествование
https://visual-storytelling.ru/
Теория иллюстрирования
https://visual-storytelling.ru/all/illustration-course/
Полный урок о схемах
https://visual-storytelling.ru/all/shemy-polny-urok/
Одно сообщение – одно дело
Вроде очевидно: в одном письме должна быть одна задача, идея, сообщение или мысль. В одной презентации должна быть одна объединяющая тема. Почему тогда люди часто пытаются вложить в один текст много не связанных между собой мыслей? Ответа два:
1. Человек отнесся к письму как к планерке.
2. Человеку просто так удобно.
Представьте: вы собрали планерку в офисе или по видеосвязи. Все собрались, причесались, сварили кофе, расселись. Чтобы собрать эту встречу, потребовалось какое-то время. Теперь имеет смысл обсудить все дела, которые касаются всех участников. Чтобы не было такого, что подвели итоги уходящего года, разошлись и тут же через 10 минут собрались, чтобы обсудить планы на следующий год. «А нельзя было сразу всё решить?»
Это мышление верно для очных встреч. А на письме не так. Когда человек откроет ваше письмо, он сам выберет для этого время и место. И ему важно, чтобы за это время он смог решить задачу из вашего письма как можно быстрее. Например, если в письме есть задача, связанная со сбором данных, то он решит ее, когда окажется у компьютера. А если нужно поделиться мнением, дать указание или согласовать документ, то это можно сделать прямо сейчас с телефона – например, если он укачивает ребенка или стоит в очереди у кассы.
Поэтому в одном письме должен быть один проект, одна задача или один большой вопрос. Даже если у вас несколько вопросов к одному человеку по разным проектам, лучше написать несколько коротких писем, чем одно длинное.
Исключение: можно сгруппировать несколько связанных между собой вопросов по одному проекту. Например, если нужно попросить программиста достать данные по пяти товарным позициям из одной базы данных – то это один проект, внутри которого есть несколько вопросов.
Три вопроса в одном письме
Тема: вопросы к тебе
Василий, привет! Можешь прислать выгрузки по «Альтаиру» за 2021 год? Нам нужно для сверки. Еще нам нужны свежие данные по посещаемости сайтов конкурентов – когда можешь сделать? Также приглашаю тебя на встречу отдела коммуникаций по вопросу настройки новой системы сквозной аналитики, тебе нужно будет подготовить рассказ о том, что было сделано в 2020 году. Встреча в понедельник, 18 октября, в 15:00, сможешь?
Три вопроса, три письма
Тема: «Альтаир» – прислать выгрузку 2021 до пятницы, 16 окт.
Василий, привет! В пятницу, 16 окт., будет совещание по бюджету на «Альтаир», нужна выгрузка за 2021 г. Пришли, пожалуйста, до самой встречи или, если можешь, приходи на встречу в 15:00 и покажи ее со своего экрана.
Тема: Конкуренты: собрать стат. посещаемости (III кв. 2021)
Вася, у нас начинается планирование по закупкам на конкурентных запросах, нужны данные по их посещаемости. Само планирование будет в ноябре, но мне нужно как можно скорее начать считать экономику.
Когда ты сможешь собрать данные по их посещаемости? Пока что просто назови срок, чтобы я поставил в план. Список конкурентов в приложении.
Тема: Встреча по сквозной аналитике: пн, 18 окт., в 15:00
Василий, приглашаю на встречу по сквозной аналитике и планам ее внедрения в следующем году. Ты нам нужен как главный эксперт по внедрению.
Подтверди время: понедельник, 18 октября, 15:00, Zoom.
Если мы всё сделали правильно, Василий получит три письма и сможет ответить на каждое из них отдельно и именно тогда, когда ему будет удобно. Для него эти три письма – как три отдельные небольшие задачи, которые он будет «щелкать».
Например, сейчас он толкается в пробке, у него в телефоне открыт календарь, поэтому он может легко подтвердить встречу (это третье письмо).
По первому письму он вспоминает, что выгрузка уже есть и лежит на внутреннем файлообменнике. Он позвонит вам, когда встанет на очередном светофоре, и подскажет, где этот файл достать. Вы сами его заберете, задача решена.