Страница 8 из 10
2.3.3. Формирование плана списания затрат и заявки на включение в БДПС
Утвержденный годовой бюджет развития и сопровождения SAP является основанием для планирования экономики Службы проектов SAP, в том числе для формирования плана списания затрат (Приложение 3.6).
План списания затрат формируется ежегодно в срок до 15 апреля года, предшествующего планируемому году.
Общие затраты по внедрению и сопровождению решений SAP рассчитываются путем консолидации затрат по проектам и системам.
Списание затрат на услуги по внедрению и сопровождению системы SAP осуществляется следующим образом:
• затраты на внедрение решений SAP относятся на расходы будущих периодов до передачи проекта в промышленную эксплуатацию. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по исполнительному аппарату ОАО «Формула» (ИА), относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по структурным подразделениям, относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА до передачи проекта в опытно-промышленную эксплуатацию. Передача структурным подразделениям и списание данных затрат производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP в данном структурном подразделении. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• расходы на сопровождение и управление изменениями действующих систем, затраты на SAP Support списываются единовременно.
Составление БДПС на год предполагает планирование будущих денежных операций с учетом возможных изменений условий деятельности Службы проектов SAP в следующем году и принятие мер по нейтрализации будущих негативных явлений.
Формирование заявки на включение в годовой БДПС осуществляется согласно «Положению о бюджетном управлении в ОАО «Формула». Заявка представляется в отдел финансового планирования в срок до 10 ноября года, предшествующего планируемому году. Форма заявки приведена в Приложениях 3.7, 3.8.
В рамках утвержденного БДПС Службы проектов SAP на год составляются текущие БДПС (на квартал, на месяц) (Приложения 3.9, 3.10) и в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду (квартал, месяц), представляются в отдел финансового планирования ОАО «Формула».
Текущее планирование позволяет оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов финансово-хозяйственной деятельности Службы проектов SAP.
2.4. Инициация работ по внедрению решений SAP
2.4.1. Общие положения
На основании утвержденного Управляющим советом SAP ежегодного плана-графика проектов и систем, бюджета Службы проектов SAP и отчета о выполнении запроса на развитие инфраструктуры Служба проектов SAP инициируют проект.
2.4.2. Формирование ТЭО
Начало работ на фазе инициации осуществляется формированием Службой проектов SAP запроса на создание Генеральным подрядчиком в области внедрения системы SAP технико-экономических обоснований проектов согласно утвержденному пакету ТКП.
ТЭО содержит информацию о причинах выбора предлагаемых к реализации процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.
Примерная структура технико-экономического обоснования содержит следующие разделы:
• исходные положения ТЭО;
• описание потребности во внедрении решения и функциональных возможностях каждой компоненты, которые будут использованы в проекте;
• обоснование расчета стоимости проекта;
• обоснование выбора технологии, программного обеспечения, вычислительных мощностей, количества лицензий;
• выводы и предложения, в которых дается общая оценка экономической целесообразности и перспектив от внедрения решения SAP.
ТЭО согласуется Руководителем проектов SAP, утверждается Куратором проектов SAP и является основанием для формирования проекта договора и приказа Генерального директора «Об организации проекта».
2.4.3. Приказ Генерального директора «Об организации проекта»
Если проект затрагивает только ОАО «Формула», то Приказ Генерального директора «Об организации проекта» оформляется по форме, приведенной в Приложении 3.11. Приказ готовится Службой проектов SAP, согласовывается с Руководителями служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений участвующих в проекте, и должен содержать следующую информацию:
• краткое описание целей и задач, которые должны быть решены в рамках проекта;
• определение объема проекта и подразделений, в которых будет реализован проект;
• определение Руководителя проекта со стороны ОАО «Формула»; определение состава Исполнительного комитета (если требуется) и генерального подрядчика (подрядчика); определение состава проектной группы;
• определение ответственных лиц, за постановку задачи, приемку работ, техническое обеспечение проекта;
• определение сроков выполнения проекта;
• определение лица, отвечающего за контроль исполнения приказа.
Если решение о реализации проекта касается структурных подразделений ОАО «Формула», то структурными подразделениями ОАО «Формула», входящие в организационный объем проекта, издаются внутренние приказы о старте проекта внедрения корпоративной информационной системы управления предприятием на базе программных продуктов компании SAP.
2.4.4. Договор на оказание консультационных услуг
Основанием для подготовки проекта договора является ТЭО, утвержденное Куратором проектов SAP.
Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP формирует и передает в Службу проектов SAP проект договора с приложением оценки (расчета) стоимости проекта и укрупненного календарного план-графика работ по проекту.
Проект договора согласовывается Службой проектов SAP и утверждается Главным инженером ОАО «Формула».
На данном этапе Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP по согласованию с Руководителем проектов SAP назначается администратор проекта, выполняющий подготовку рабочих встреч по проекту, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение ответственных лиц об их исполнении и т. д.
Приказ Генерального директора «Об организации проекта» и согласованный участниками договор являются основанием для реализации проекта.
3. Регламент реализации внедрения решений SAP
3.1. Общие положения
Настоящий регламент разработан согласно единой методологии управления проектов. В соответствии с данной методологией все работы, выполняемые в ходе процесса внедрения решений системы SAP, состоят из 6 этапов:
• 1 Этап – «Подготовка проекта»;
• 2 Этап – «Концептуальное проектирование»;
• 3 Этап – «Реализация»;
• 4 Этап – «Подготовка системы к опытно-промышленной эксплуатации»;
• 5 Этап – «Опытно-промышленная эксплуатация системы»;
• 6 Этап – «Переход к промышленной эксплуатации системы».
Регламент определяет порядок реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула».
Целями документа являются:
• определение участников процесса реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула»;